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Manual de ayuda al usuario

Consulte los actos administrativos de la Universidad (Actas, Acuerdos y Resoluciones de los Consejos Académico, Directivo y Superior y las Resoluciones Rectorales).

 

Ingresar al sistema de consulta

Para ingresar al sistema de consulta haga clic en la siguiente dirección:http://documentweb.udea.red

 

Usuario y clave

El Software de consulta de documentos digitalizados le solicitará un nombre de usuario y una contraseña. Para consultar los actos administrativos de la Universidad, Ingrese como usuario y como contraseña la palabra: normativo

  

 

Realizar búsquedas

 

Campo de búsqueda global

El campo de búsqueda global le permite realizar consultas en todas las subseries en las que tenga permiso de consulta, es decir, si su usuario solo puede consultar los actos administrativos, la búsqueda en el campo de búsqueda global sólo le traerá resultados de los actos administrativos y no de otras subseries.

 

Realizar una consulta en el campo de búsqueda global:

 1

Escriba un nombre un apellido, un año, un número o el dato que desee consultar, por ejemplo, para realizar la búsqueda de la Resolución Rectoral que establece el periodo de vacaciones para 2012 escriba el número de la resolución 33909

img1 
 

La consulta arroja como resultado un solo registro o documento que aparece en la ventana Series Documentales.

   

 2

Haga clic en la subserie Resoluciones Rectorales. Esta acción abre una nueva ventana llamadas Documentos.

 

En la ventana Documentos, encuentra información del nombre de la subserie, la cantidad de documentos o registros, el enlace a la imagen y los índices de consulta (en este ejemplo, los índices para las Resoluciones Rectorales son: Número, Número1, fecha, Asunto y Referido.)

 

 3

Para ver la imagen del documento haga clic en el índice de la columna Radicado donde el número de la resolución está resaltado con color azul. Esta acción abre una nueva ventana llamada Documento.

 

En la ventana Documento encuentra la vista previa del documento y una barra de herramientas para manipular las imágenes.

 

 Opciones de la vista previa y selección de imágenes


 

Cantidad de imágenes  que contiene el documento y botones para avanzar o retroceder en la vista previa cada tres imágenes

 
 

Vista previa del documento

 

Casillas de selección para imprimir o enviar por correo electrónico

 

 Opciones de la barra de herramientas


 

Escala: Aumenta o disminuye el tamaño de la imagen

 

 Rotan la imagen hacia la izquierda o hacia la derecha

 

Selecciona una página específica escribiendo el número del documento y haciendo clic en el botón Buscar

 

Los botones externos avanzan entre el documento a la primera y a la última página. Los botones internos avanzan entre el documento a la imagen anterior y a la imagen siguiente

 

Envía la imagen o las imágenes seleccionadas por correo electrónico

 

 Convierte la imagen o las imágenes seleccionadas a formato .PDF para que el documento pueda ser enviado al dispositivo de impresión o pueda ser guardado como un archivo

 

Campos de búsqueda por subserie

Los campos de búsqueda por subserie están definidos en cada una de ellas. Estos campos pueden ser un nombre, un número de documento de identidad, una fecha, un número de resolución o acta, entre otros.
Las subseries permiten realizar consultas de manera específica en una sola subserie, siempre y cuando, tenga permiso de consulta sobre una subserie.

 

 Realizar una consulta en el campo de búsqueda por subserie:

 1

Para continuar con el ejemplo de consulta de la resolución rectoral 33909, es necesario hacer clic en Series Documentales, UNIVERSIDAD, Rectoría, resoluciones Rectorales. Esta acción despliega el formulario para la consulta de la subserie Resoluciones Rectorales

 2

Escriba la palabra clave que quiere buscar, por ejemplo, una fecha, el asunto de la resolución, nombre de una persona, o en este caso, el número de la resolución en el campo Número.

 3

Haga clic en el botón consultar

 4

Esta acción le mostrará la ventana documentos.
Haga clic en el número del registro ubicado en la columna Radicado para visualizar la imagen

 

 

También puede realizar otras consultas especificando un nombre, un apellido, una fecha o un asunto. Por ejemplo, puede escriba VACACIONES COLECTIVAS en el campo Asunto y haga clic en consultar.
Esta búsqueda arroja como resultado 8 documentos.


Para limitar la cantidad de registros que puede encontrar puede combinar datos en los diferentes campos, por ejemplo, escribir VACACIONES COLECTIVAS en el campo Asunto y escribir 2012, en el campo Fecha.


Esta consulta limita la búsqueda a los documentos que contengan esas palabras, en este caso, 1 documento.
 

Imprimir y enviar mediante correo electrónico

 

Imprimir o guardar un documento

Para imprimir un documento verifique que tiene permisos de impresión. Para ello, consulte un documento y revise en la barra de herramientas de la ventana Documento que tiene habilitado el botón Imprimir.

 

 1

Seleccione la imagen que desea imprimir marcando la casilla correspondiente a la imagen en la vista previa.
Si necesita imprimir todas las imágenes marque la casilla Seleccionar Todas.
Sí sólo desea imprimir un rango de imágenes escriba en las casillas Rango el número inicial y el número final.

 2

Haga clic en el botón Imprimir. Esta acción convierte las imágenes a formato .PDF y descarga el documento para que lo pueda guardar o enviar a un dispositivo de impresión.

 3

Seleccione la ubicación y escriba un nombre para guardar el documento.

 

Enviar un documento a un correo electrónico

Para enviar un documento por correo electrónico verifique que tiene permisos para enviar correo. Para ello, consulte un documento y revise en la barra de herramientas de la ventana Documento que tiene habilitado el botón Correo.

 1

Seleccione la imagen que desea enviar a un correo electrónico marcando la casilla correspondiente a la imagen en la vista previa.
Si necesita enviar todas las imágenes marque la casilla Seleccionar Todas.
Sí sólo desea enviar un rango de imágenes escriba en las casillas Rango el número inicial y el número final.

 2

Haga clic en el botón Correo. Esta acción le mostrará una nueva ventana.

 3

Escriba el correo o los correos de los destinatarios separados con coma ( , )
Escriba un asunto y un texto.
Haga clic en enviar.

 

Limitaciones del Software

El software de consulta de documentos digitalizados sólo puede visualizarse en la intranet de la Universidad, no está disponible en Internet.

Recepción de correspondencia: calle 70 No. 52 - 21 | Apartado Aéreo 1226 | Dirección: calle 67 No. 53 - 108
Conmutador: [57+4] 219 8332 | Línea gratuita de atención al ciudadano: 018000 416384| Clic para enviar un correo electrónico | Fax: [57+4] 263 8282 | NIT 890980040-8
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