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Facturación electrónica en la UdeA, otro hito de transformación digital

15/10/2020

Desde el 1 de octubre la Universidad de Antioquia empezó a facturar de manera electrónica. Este proceso va más allá de cambiar el formato impreso al digital para los documentos e implica un salto tecnológico importante hacia métodos y herramientas más ágiles de gestión de la información financiera.

Desde el 1 de octubre la Universidad de Antioquia empezó a facturar de manera electrónica. Este proceso va más allá de cambiar el formato impreso al digital para los documentos e implica un salto tecnológico importante hacia métodos y herramientas más ágiles de gestión de la información financiera.

La factura electrónica tiene la misma validez que la factura impresa y se administra a través de  diferentes formatos digitales, lo que representa mayores ventajas en seguridad, agilidad y organización de la información, además, en el ámbito tributario es un soporte de transacciones sobre los servicios de la Universidad, por ejemplo, los cursos y actividades de extensión. 

Este proceso involucra diferentes áreas de la misión universitaria, pues aunque ha sido liderado desde la Vicerrectoría Administrativa y su División de Gestión Financiera, cuenta con el acompañamiento del equipo de Gestión Informática, la Vicerrectoría de Extensión en lo relacionado con Educación Continua y el Departamento de Admisiones y Registro, en los aspectos de matrículas e inscripciones.

Aunque desde antes de 2005 se expidieron leyes y normas a nivel nacional sobre la facturación electrónica, el cambio inició en firme con la Ley 1819, que establece que desde 2019 se debe iniciar el proceso de facturación electrónica por parte de las instituciones. Este año (2020), en marzo, el Decreto Presidencial 00358 estableció que la facturación electrónica reemplazará los recibos de matrícula y documentos equivalentes para las universidades y finalmente en mayo con la Resolución 042 de la DIAN se definió su inicio a partir del 1 de octubre de 2020.

Pese a que con las normas y los cambios adelantados la mayoría de personas recibirán la factura en sus correos, el proceso es gradual y requiere autorización y disponibilidad de correo electrónico del usuario, por eso la División de Gestión Financiera estima que, al año, se emitirán aproximadamente 206.000 facturas electrónicas, además se recibirán 70.000 electrónicas, aproximadamente.

Toda esta transformación implica que la Universidad ya no enviará facturas físicas sino que la información será gestionada a través de un servicio de software, desde donde se distribuirá la factura al correo electrónico registrado en el sistema por el beneficiario de los servicios académicos, de extensión e investigación. 

Además la Universidad ha iniciado un proceso de información y diálogo permanente con sus proveedores para que estos envíen sus facturas a través de procedimientos electrónicos certificados, pues este es un cambio que las empresas públicas y privadas están implementando.

Conozca algunos procedimientos que cambiaron a partir de la implementación de la facturación electrónica en la Universidad.


Matrículas de pregrado y posgrado: Los estudiantes continuarán pagando haciendo uso del formato de liquidación de matrícula, sin embargo les llegará al correo institucional la factura electrónica correspondiente luego de que realicen el pago con su liquidación.

Servicios/cursos de extensión: Después de inscribirse por Portafolio UdeA a la actividad de extensión, usted como usuario de la misma podrá realizar el pago y, posterior a esto, recibirá en su correo electrónico la factura electrónica.

Recepción de facturas a proveedores: Aunque el proceso de recepción de factura a proveedores se está implementado, estos deben continuar enviando su factura al correo facturasrecepcion@udea.edu.co con copia al respectivo interventor para que realice los trámites necesarios para la autorización de su pago.


Recomendaciones para todos los usuarios:

  • Revise siempre que su correo electrónico esté bien escrito en las plataformas de la Universidad.
  • Si no está conforme con su factura, escriba a novedadesfacturacion@udea.edu.co.
  • Recuerde que si no envía observaciones, después de tres días hábiles de enviada la factura, se dará por aceptada.
  • Seguirán existiendo las liquidaciones de matrícula y los recibos con los cuales se efectuará el pago, y luego de procesado el pago será remitida la factura electrónica a los correos registrados.
     

Para resolver inquietudes sobre el nuevo procedimiento comuníquese con el equipo de Facturación y Cartera al correo: cfacturacionycartera@udea.edu.co 

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