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viernes, 4 de diciembre 2020
04/12/2020
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Fechas de cierre administrativo 2020 y trámites de la Vicerrectoría Administrativa

Con el ánimo de determinar y coordinar las actividades para el cierre de la vigencia 2020, se ha fijado el siguiente cronograma con las respectivas fechas límites para su ejecución.

  1. Es importante recordar que las obligaciones contraídas en la vigencia 2020, deben ser tramitadas dentro de la misma vigencia. De igual forma, es responsabilidad de cada una de las dependencias, tramitar en Gestión de Legalizaciones (Egresos), de manera correcta y oportuna las facturas con fecha de 2020 y los respectivos documentos soportes de pago; de tal manera que no se presenten devoluciones extemporáneas que afecten los pagos a los diferentes proveedores.
     
  2. Se precisa que la Universidad, como Institución Pública, está en la obligación de contabilizar las facturas o documentos equivalentes en la fecha y en el periodo de expedición de las mismas, incumplir dicha norma distorsiona la información contable, acarrea sanciones de carácter fiscal por omisión, además de otras consecuencias no menos relevantes. En este sentido se reitera que es responsabilidad de cada dependencia o unidad académica gestionar oportunamente las facturas y las legalizaciones ante la División de Gestión Financiera, así como asumir las consecuencias pecuniarias que se deriven de dicho incumplimiento.
     
  3. Para efectos de la liquidación y pago de las prestaciones sociales del personal temporal, es indispensable estar a paz y salvo con todas las legalizaciones de avances, viáticos, pasajes y fondos fijos reembolsables.
     
  4. Los saldos de reservas presupuestales de los contratos; una vez se encuentren liquidados (finalizados y pagados), de los pedidos y de los demás tipos de reservas presupuestales, deben ser enviadas a cancelar a Gestión Presupuestal mediante oficio, de tal manera que se dé cumplimiento a las disposiciones contractuales y financieras.
     
  5. Nota: Recuerde que para enviar a cancelar los pedidos las dependencias deben tramitar la factura final.
     
  6. Las actividades académicas o administrativas que requieran viáticos, avances, pedidos, contratos, etc., cuya ejecución sea en los primeros días de la vigencia 2021, deben ser solicitados en dicha vigencia, una vez se inicien labores en la Universidad y el presupuesto se encuentre habilitado para iniciar su ejecución.
     
  7. Se reciben trámites internacionales (Pedidos y Paquetes Postales) hasta el 13 de noviembre; la entrega al usuario final dependerá del tiempo de despacho del proveedor.
     
  8. El pago de servicios internacionales estará sujeto a la disponibilidad de recursos.
     
  9. La entrega de los pedidos elaborados después del 27 de noviembre, debe ser remisionada en el 2020 o en enero con factura de 2021.
     
  10. Las legalizaciones de los recaudos de la vigencia 2020 y por diferentes conceptos, deben hacerse conforme a las fechas establecidas en la Circular N° 02 del 02 de marzo de 2020 de la Vicerrectoría Administrativa, la cual especifica: “Todas las partidas de ingresos pendientes por identificar en las cuentas bancarias de la Universidad de Antioquia deberán ser debidamente legalizadas como máximo a los 2 meses siguientes del corte del trimestre que se reporta. Los ingresos no legalizados en este término, serán destinados al funcionamiento de la Universidad”.
     

Cronograma

Actividad

Proceso/Modulo SAP

Fecha Límite

  1. Contabilización y cierre de pedidos y liquidación de contratos; incluye la entrega de facturas con fecha de 2020 y los documentos soportes para la respectiva causación de las cuentas por pagar

Adquisición de bienes y servicios (Nacionales e Internacionales)

MM

27 de noviembre

  1. Recepción de solicitudes de trámites de compras internacionales - pedidos y paquetes postales

13 de noviembre

  1. Recepción de solicitudes de trámites de compras internacionales – servicios

17 de noviembre

  1. Pagos con tarjeta de crédito internacional

20 de noviembre

  1. Informe de la cuenta EM/RF

11 de diciembre

  1. Recepción de facturas de proveedores nacionales relacionados con pedidos internacionales

01 de diciembre

  1. Legalización del fondo fijo reembolsable de compras internacionales

11 de diciembre

  1. Recepción de Solped para elaboración de pedidos nacionales

11 de diciembre

  1. Recepción de facturas en forma física para la entrada de mercancía (nacionales)

27 de noviembre

  1. Actualización e Informe de los inventarios de los sub almacenes

Gestión de Bienes Institucionales

IM

17 de diciembre

  1. Recepción de vales de traslados de activos

06 de noviembre

  1. Solicitudes de bajas de activos

17 de diciembre

  1. Informe de novedades de Semovientes de las Haciendas y de la Estación Piscícola

Gestión Financiera de Activos AA

11 de diciembre

  1. Envío por correo electrónico de las facturas de activos que se ingresaron con imputación K o P

11 de diciembre

  1. Recepción de facturas y documentos soportes correspondientes a proveedores de bienes y servicios; se incluyen los trámites que fueron devueltos para su corrección

Ejecución de Egresos

AP

04 de diciembre

  1. Recepción de resoluciones para pago

04 de diciembre

  1. Legalización de fondos fijos reembolsables, cajas menores y anticipos a terceros

04 de diciembre

  1. Informe de ejecución de los contratos de administración delegada

17 de diciembre

  1. Legalización de fondos rotatorios de la Corporación Interuniversitaria de Servicios - CIS y la Fundación UdeA

04 de diciembre

  1. Legalización de avances y viáticos a Empleados Temporales y Docentes Ocasionales

06 de noviembre

  1. Legalización de avances y viáticos a Empleados con vinculación diferente a Temporales

04 de diciembre

  1. Causación y registro de facturas de venta y cuentas de cobro generales

Facturación de bienes y servicios

SD

17 de diciembre

  1. Causación y registro de facturas de venta y cuentas de cobro de servicios públicos y arrendamientos

04 de diciembre

  1. Recepción de solicitudes de notas crédito y anulaciones

17 de diciembre

  1. Recepción de solicitudes de registro de contratos. Excepto los celebrados con el Municipio de Medellín

15 de diciembre

  1. Recepción de solicitudes por devoluciones de matrícula

Registro y recuperación de cartera AR

20 de noviembre

  1. Solicitud de avances, anticipos, viáticos, pasajes y recursos económicos, para servidores con vinculación diferente a Temporales

Presupuesto

FM

27 de noviembre

  1. Solicitud de avances, anticipos, viáticos, pasajes, recursos económicos.  para servidores con vinculación Temporal

30 de octubre

  1. Recepción de Transferencias Interuniversitarias

04 de diciembre

  1. Liberación de saldos de pedidos y compromisos

18 de diciembre

  1. Recepción y asignación de Solicitudes de CDP

30 de noviembre

  1. Recepción y asignación de solicitudes de CRP

30 de noviembre

Los CDP que no alcancen a convertirse a CRP, serán cancelados automáticamente por el sistema el 31 de diciembre de 2020, en cuyo caso en el 2021 las dependencias deberán iniciar nuevamente su trámite

  1. Recepción de consignaciones sin legalizar del año 2019 hacia atrás

 

Conciliación Bancaria GL

 

17 de diciembre

  1. Pagos y Recaudos

Tesorería

TR

30 de diciembre

  1. Recepción de información sobre activos, pasivos, ingresos, costos y gastos relacionadas con la participación de la Universidad en Consorcios y Uniones temporales, así como la información tributaria asociadas.

Facturación de bienes y servicios

SD/ Ejecución de Egresos

AP/ Gestión Contable FI

17 diciembre

  1. Recepción de solicitudes de cierre de ordenes internas y elementos PEP

Costos

        CO

17 diciembre

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