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Para los reintegros de bienes, ten en cuenta...

27/11/2019

Si en tu dependencia tienes bienes para reintegrar en febrero de 2020 debes seguir las instrucciones que verás aquí...

El reintegro de bienes para febrero de 2020 debe seguir las siguientes instrucciones:

Se realizarán los días hábiles de febrero en jornada de la tarde y se recogerán directamente en las dependencias, tanto de Ciudad Universitaria como en las sedes externas. El personal de la División de Servicios Logísticos estará encargado de recoger los reintegros y usted debe tener en cuenta lo siguiente:

El lunes 3 de febrero se pueden entregar en las instalaciones del Edificio de Extensión, sótano 2, en el horario de 8:30 a.m. a 11:30 a.m. y de 1:00 a.m. a 4:00 p.m., los elementos pequeños como computadores, grabadoras, máquinas de escribir, ventiladores y elementos de laboratorio de menor tamaño; sólo se reciben los elementos con su respectivo vale de almacén debidamente diligenciado y con las firmas correspondientes, además debe tener en cuenta que para la salida de bienes de la Universidad debe diligenciarse el formato adicional de “Autorización de Salida de Bienes de Propiedad de la Universidad”.

La solicitud de servicios para el transporte de los reintegros se debe hacer a Soluciones Logísticas, mediante “Ticket”, herramienta habilitada en el portal institucional de la Universidad y solamente se debe generar durante los días 29, 30 y 31 de enero. La ruta es: https://soluciones.udea.edu.co/otrs/customer.pl

  1. Iniciar sesión en la página institucional.

  2. En “Somos UdeA”, ingresar como “empleados” o “profesores”.

  3. Ingresar a “Gestión Académico Administrativa”.

  4. En “Soluciones UdeA”, “Iniciar sesión”.

  5. En “Ticket”, generar nuevo Ticket, es obligatorio diligenciar los campos indicados a continuación:

  • PARA: “Vicerrectoría Administrativa” y desplegar lista “División De Servicios Logísticos”.

  • SERVICIO: “Asesoría en la Gestión de Bienes Muebles y Aseguramiento”y desplegar lista “Reintegro de bienes”.

  • ASUNTO: Indicar que el servicio requerido es de “Reintegro”.

  • TEXTO. Indicar en el espacio texto la clase (tipo de bien), la ubicación de los bienes a reintegrar y los teléfonos de contacto.

  • SITIO DONDE SE DEBE PRESTAR EL SERVICIO: indicar la ubicación donde están los bienes a reintegrar.

  • Por último “Enviar” la solicitud.

Los “Ticket” generados por fuera del horario definido en la presente circular no se atenderán. Este servicio se puede solicitar tanto para elementos grandes como pequeños. Sólo se reciben solicitudes mediante la generación de Ticket, no se reciben solicitudes por teléfono, ni personalmente.

Es requisito indispensable tener listo el “Vale de Almacén” para reintegro en el momento en el que personal de la División de Servicios Logísticos pase a recoger los elementos. De lo contrario el reintegro no se puede realizar, ya que se tiene prohibido al personal recoger sin el cumplimiento de dicho requisito. El vale debe estar debidamente diligenciado, en original y dos copias, firmado por el jefe de la dependencia y el responsable del bien. Además, debe contener:

  • Nombre de la dependencia

  • Centro de costo

  • Nombre y cédula del empleado responsable

  • Ubicación y teléfono

  • Identificación y descripción del artículo, indicando el número de inventario en la casilla correspondiente, al lado derecho del formato.

Con relación a los bienes eléctricos y electrónicos, estos deben estar completos, y en ningún caso se autoriza al funcionario responsable tanto del bien como del reintegro físico a retirar partes de los mismos.

El proceso de Administración de Bienes Muebles se abstendrá de recibir reintegros sin su respectivo vale de almacén, o elementos inventariados y que no cuenten con su número de inventario original en forma física (sticker), o marcado con pirograbador; exceptuando de esto los elementos inventariados con número ficticio. En otras palabras, no se reciben vales por correo y para el caso de los elementos que se les perdió el número de inventario, se debe solicitar ante Administración de Bienes Muebles su remarcación. La solicitud se debe hacer al correo electrónico jhonny.gutierrez@udea.edu.co y en el asunto indicar que se trata de una remarcación y el motivo de la solicitud.

El reintegro en las sedes externas además del vale de reintegro, requiere la respectiva orden de salida de los elementos, de acuerdo a los requisitos de cada sede.

Bienes reintegrados disponibles para traslado: En el siguiente enlace se encuentra los bienes que por su estado pueden seguir siendo utilizados y por consiguiente trasladados de nuevo a un inventario. http://bit.ly/314L7l3

Mayor información: 219 52 44
Funcionario: Jorge Sierra.

 

NUBIA POSADA HINCAPÍE
Líder Administración de Bienes y Aseguramiento
Elaboró: Jorge Sierra - Reintegros

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