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Ya se encuentra habilitada la ventanilla virtual a través del portal universitario. Este es el primer resultado del Proyecto Transformación Tecnológica de la Gestión Documental, el cual contempla la implementación de la plataforma OnBase para facilitar la gestión administrativa de las comunicaciones que recibe.

Con este nuevo procedimiento la Universidad de Antioquia busca fortalecer la articulación y la gestión de la información de los procesos, reconociendo el valor legal, administrativo, histórico y científico de la gestión documental.

En este formulario se podrán recibir comunicaciones digitales (Actas,  apelaciones,  certificados,  circulares,  citaciones, contratos,  convenios, convocatorias,  cotizaciones, , cuentas de cobro,  demandas,  derechos de petición,  embargos,  facturas,  fallos judiciales,  informes,  notificaciones, oficios, propuestas, prórrogas,  publicidad y solicitudes de inscripción de proveedores)  con sus anexos, también en formato digital, para la gestión en las diferentes dependencias.

Ten en cuenta estos elementos para un procedimiento exitoso:

1. Para garantizar la oportunidad en la entrega, la persona que te envía la comunicación debe contar con la información del nombre completo y apellidos de la persona a la cual se dirige y la dependencia. 

2. El equipo de Correspondencia y mensajería, verificará la validez de los datos del destinatario, asegurando al máximo la entrega de esta.

3. Para llevar a cabo la gestión de la comunicaciones empezarás a recibir notificaciones de la cuenta de correo electrónico comunicacionesoficiales@udea.edu.co, indicando que tiene disponible una nueva comunicación.

4. Deberás ingresar a plataforma OnBase en la siguiente URL: https://gestiondocumental.udea.edu.co/AppNet/Login.aspx, y allí realizar alguno de los siguientes procedimientos:

• Si la comunicación es de tu competencia deberás proceder a "Aprobar"  
• Si la comunicación no es de tu competencia y conoces quién debe realizar la gestión, deberás usar la opción "Reasignar"
• Si definitivamente la comunicación no es para tu gestión ni conoces quién debe realizarla, deberás  "Rechazar" dicha comunicación y esta, vuelve a ventanilla para su gestión.
• Para facilitar la adaptación a este nuevo procedimiento hemos dispuesto una serie de recursos que puede consultar en este enlace.

Si tienes inquietudes o requieres asesoría puedes solicitarla a través del correo electrónico asesoriasdgd@udea.edu.co