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La UdeA avanza hacia la modernización de los Sistemas de Información Institucionales

15/06/2020

Este proyecto se enmarca en el Programa 6.3 del PAI denominado Transformación Tecnológica y Digital el cual integra proyectos tendientes a incorporar nuevas tecnologías disruptivas de la información y las comunicaciones, así como la cultura y las lógicas de trabajo basadas en ellas, en los procesos académicos y administrativos de la Universidad.


Como parte del Plan de Acción Institucional -PAI- 2018 - 2021 se viene desarrollando el Proyecto Modernización de los Sistemas de Información Institucionales Fase I el cual consiste en hacer una evaluación de la situación actual de los sistemas que soportan la gestión académica y la gestión del talento humano en la institución y proponer en términos de necesidades de usuario y funcionalidades técnicas la mejor opción de mercado para soportar la operación o el camino para la modernización de los sistemas actuales, con el fin de contar con procesos alineados y brindar un apoyo integral a las funciones misionales universitarias.

Este proyecto se enmarca en el Programa 6.3 del PAI denominado Transformación Tecnológica y Digital el cual integra proyectos tendientes a incorporar nuevas tecnologías disruptivas de la información y las comunicaciones, así como la cultura y las lógicas de trabajo basadas en ellas, en los procesos académicos y administrativos de la Universidad.

El alcance de este proyecto en su etapa actual, denominada Fase 1, consiste en tres momentos:

  • Análisis preliminar y diagnóstico
  • Evaluación y selección de proveedores
  • Resultados de evaluación de mercado
     

De acuerdo al resultado de la evaluación, y considerando la cobertura y las mejores prácticas en cuanto a capacidades técnicas, el Proyecto permitirá establecer si es más aconsejable cambiar o modernizar los sistemas actuales. Precisamente, para realizar dicha evaluación, se dispone de cinco parámetros que se pueden resumir de la siguiente manera: satisfacción de los requerimientos misionales, confiabilidad, respaldo, efectividad y ajuste a la capacidad de inversión.

Así mismo, el Proyecto integra tres perspectivas para su etapa de evaluación y diagnóstico:

 - Perspectiva Técnica. Consiste en validar las capacidades de los sistemas de información actuales entendiendo a detalle los componentes asociados a las variables de confiabilidad, eficiencia, escalabilidad, funcionalidad, mantenimiento, portabilidad y usabilidad.
 - Perspectiva Humana. Se trata de conocer a nivel general la cultura de la universidad, para determinar acciones de gestión del cambio. Se inicia con la identificación de involucrados, para continuar con la aplicación de encuestas que nos permitan entender los niveles de conciencia, deseo, conocimiento, habilidad y refuerzo, con respecto al posible cambio de sistemas de información.
 - Perspectiva de Procesos. Busca consolidar la operación de los procesos asociados a los sistemas de información de gestión académica y talento humano, y traducirla en requerimientos de usuario. Estos a su vez serán confrontados frente a los mismos requerimientos que ya son ejecutados con algún sistema de información, para determinar la cobertura actual.

La Fase 2, que abordará la implementación de los sistemas de información escogidos, se realizará una vez se formalice la contratación con el proveedor seleccionado para tal fin.

Con este proceso, la Universidad da un paso importante en su proceso de Transformación Tecnológica y Digital. Si tienes dudas o comentarios sobre este proyecto o te gustaría conocer más escríbenos a transformaciondigital@udea.edu.co.

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