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martes, 20 de agosto 2019
20/08/2019
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Gestión Logística

Posted Apr 3, 2019

Objetivo: Área encargada de planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y mejorar las actividades asociadas con la contratación, las compras, los pagos y las necesidades de recursos físicos y logísticos requeridos para llevar a cabo los procesos administrativos y misionales de la Facultad, acordes con las políticas y normas de entorno institucional establecidas.

Responsabilidades

  • Gestión del transporte.
  • Apoyo para la solicitud y legalización de viáticos y tiquetes.
  • Gestión de refrigerios.
  • Apoyo para la incorporación de estudiantes por estímulo académico y otras modalidades.
  • Gestión de compras de bienes.
  • Apoyo a trámites de contratación de servicios.
  • Administración de espacios físicos y equipos.
  • Recepción y canalización de solicitudes de apoyo logístico y mantenimiento de la infraestructura.
  • Orientación y apoyo para novedades en el inventario.
  • Administración de la correspondencia recibida y enviada.
  • Administración de la documentación de la Dependencia.
  • Dirigido a: Funcionarios docentes vinculados, estudiantes, administrativos y proyectos que cuenten con rubro presupuestal para gasto por concepto de transporte. Descripción del servicio: Para la prestación del servicio de transporte, la facultad posee actualmente, los siguientes vehículos:

    Tipo de vehículo

    Modelo

    Capacidad pasajeros

    Nissan Urvan

    2011

    14

    Nissan Urvan

    2008

    14

    Camioneta Mazda 2600

    2005

    4

    Camioneta Toyota Hail Luz

    2018

    4

    Busetón Agrale

    2005

    32

    Adicional a esto, contamos con empresas de transporte que se encuentran debidamente habilitadas ante el Ministerio de Transporte para la prestación del servicio público terrestre especial de pasajeros; de igual forma, en caso de requerir la movilización de personas dentro del área metropolitana del valle de Aburrá, también se podrá prestar el servicio a través de Vale Taxi.  

    Es importante tener en cuenta que estos dos últimos servicios son usados por proyectos que tienen aval presupuestal para asumir el gasto y en caso que algún área o dependencia de la facultad requiera contratar el servicio, deberán contar con un centro de financiación.

    Para solicitar el servicio de transporte, deberá:

    • Diligenciar el formato: Solicitud de transporte
    • Entregar la solicitud a la Unidad Administrativa antes del jueves de cada semana para poder efectuar su programación. Nota: Se deberá adjuntar listado de personas que se desplazarán en el vehículo con sus datos personales (Nombre, número de identificación, teléfono y correo).

     

     

    Dirigido a: Proyectos y dependencias de la Facultad Nacional de Salud Pública.

    Descripción del servicio: La prestación de este servicio se da por medio de empresas que cumplen con los estándares para el suministro de alimentación; en ejecución de actividades propias de proyectos que posean rubro presupuestal para gastos por concepto de refrigerio y en el marco de reuniones con personal externo a la Facultad.    

    En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono: 219 68 10

    Para solicitar el servicio de refrigerio, deberá:

    Paso 1. Solicitud de refrigerios

    1. Diligenciar: Formato solicitud de refrigerio
    Nota: Este formato deberá ser firmado por el solicitante y contar con visto bueno del jefe de dependencia. Después deberá tener aval presupuestal y aval de la Unidad Administrativa.
    2. La persona solicitante o a quien este delegue, es responsable de llevar la solicitud firmada al proveedor para posterior entrega de los refrigerios.
    Nota: El proveedor recibirá la solicitud con tiempo mínimo de 24 horas.

    Paso 2. Legalización de refrigerios


    1. Diligenciar: Formato de listado de asistencia
    Nota: Los refrigerios suministrados en el evento, serán legalizados a través de listados de asistencia, contando con igual número de firmas a los refrigerios solicitados. En caso de presentar otro formato diferente al adjunto, deberá contar, con estos datos básicos: Nombre, cargo u ocupación, teléfono y firma. Este listado debe hacerse llegar a la Unidad Administrativa en un plazo máximo de tres días, contados a partir de la realización del evento.

    Devolución de refrigerios

    1. Diligenciar: Formato devolución de refrigerios
    Nota: En caso de no contar con la totalidad de los asistentes en relación con los refrigerios solicitados, se podrá entregar los refrigerios restantes a quien el encargado considere pertinente. Estas personas deberán firmar el formato de devolución de refrigerios.

    Este listado debe hacerse llegar a la Unidad Administrativa en un plazo máximo de tres días, contados a partir de la realización del evento.

    En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono: 219 68 96.

     

    Dirigido a: Funcionarios docentes y administrativos vinculados de la Facultad Nacional de Salud Pública.

    Descripción del servicio: Trámite mediante el cual se formalizan los gastos por concepto de viáticos como alojamiento, alimentación y transporte o movilización para el cumplimiento de actividades bajo el objeto del desplazamiento.

    En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono 219 68 95

    Para solicitar el servicio deberá presentar, según corresponda, la siguiente información: 

    Paso 1. Solicitud

    Solicitud Viáticos: Docente nacional interno 
    1. Diligenciar: Formato solicitud de viático
    Nota: Este debe ser firmado por el jefe del departamento o dependencia y el solicitante, teniendo en cuenta que debe poseer aval presupuestal.

    Solicitud Viáticos: Docente o invitado nacional externo
    1. Diligenciar: Formato solicitud de viático
    2. Copia de la cédula
    3. RUT
    4. Certificado bancario
    5. Diligenciar: Formato de creación en SAP Nota: Esto aplica únicamente para las personas que solicitan por primera vez los viáticos.
    6. Carta de responsabilidad: La cual debe ser dirigida a la oficina de presupuesto de la Universidad de Antioquia y firmada por la persona que se hará cargo de los trámites legales, justificando los motivos por los cuales el invitado nos visita.  

    Solicitud Viáticos: Docente o invitado internacional externo

    1. Carta de responsabilidad: La cual debe ser dirigida a la oficina de presupuesto de la Universidad de Antioquia y firmada por la persona que se hará cargo de los trámites legales, justificando los motivos por los cuales el invitado nos visita.  
    2. Diligenciar: Formato de creación en SAP (Sí es primera vez que realiza la solicitud)
    3. Formato carta de movilidad
    4. Copia del pasaporte
    5. Formato carta PIP

    Paso 2. Legalización 
    Para la legalización de viáticos, según corresponda, deberá presentar:

    Legalización de viáticos nacionales

    1. Certificado de cumplido
    Nota: Documento expedido por la entidad donde conste la visita realizada.

    Legalización de Viáticos Internacionales

    1. Certificado de cumplido
    Nota: Documento expedido por la entidad donde conste la visita realizada.
    2. Certificado de viáticos recibidos
    3. Copia de pasaporte con el sello PIP
    4. Formato carta PIP

     

    Dirigido a: Funcionarios docentes y administrativos vinculados de la Facultad Nacional de Salud Pública.

    Descripción del servicio: Servicio que se presta a través de contrato con la empresa AVIATUR para el desplazamiento de docentes a nivel nacional e internacional para el cumplimiento de actividades en el marco de su plan de trabajo.

    En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono 219 68 95

    Para solicitar el servicio de tiquete, deberá presentar según corresponda:

    Tiquetes destino nacional 
    1. Diligenciar: Formato solicitud tiquete

    Tiquetes Internacionales desde Colombia 
    1. Diligenciar: Formato solicitud tiquete
    2. Adjuntar copia de pasaporte

    Tiquetes Internacionales – Docente extranjero
    1. Diligenciar: Formato solicitud tiquete
    2. Carta de responsabilidad: La cual debe ser dirigida a la oficina de presupuesto de la Universidad de Antioquia y firmada por la persona que se hará cargo de los trámites legales, justificando los motivos por los cuales el invitado nos visita.  
    3. Diligenciar: Formato de creación en SAP (Sí es persona nueva)
    4. Formato carta de movilidad
    5. Copia del pasaporte
    6. Formato carta PIP

     

    Dirigido a: Funcionarios docentes y administrativos vinculados de la Facultad Nacional de Salud Pública.

    Descripción del servicio: Por concepto de compras de materiales y suministro, compras de refrigerios, recarga de celular o transporte en ejecución de alguna actividad o proyecto.  

    Para solicitar un anticipo, se deberá presentar:

    1. Diligenciar: Formato de solicitud anticipos
    2. Solicitud formal a través de carta explicando por qué se va a pedir, el monto y para qué fecha es requerido.

    Legalización anticipo

    En caso de haber sido compra de algún insumo (Materiales, suministros o refrigerios) presentar factura o cuenta de cobro. Sí, por el contrario, el anticipo fue usado por concepto de desplazamiento, deberá presentar los tiquetes de transporte.

    En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono 219 68 95

    Para solicitar apoyo por resolución, deberá presentar:

    1. Diligenciar: Formato de solicitud apoyo por resolución.
    2. Copia del documento de identificación.
    3. En caso de ser estudiante, anexar certificado de estudio.

     

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