Gestión y organización

Asesorías

Asesoría en consulta de documentos de la memoria institucional para la investigación

Dirigida a investigadores, donde se les brindan fuentes primarias de información que aportan a su investigación. La solicitud se realiza por correo electrónico o presencial en el Archivo Histórico, Bloque 3 de la ciudad universitaria oficina 109. Para mayor detalle, consulte el trámite: Solicitud de asesoría en consulta de documentos de la memoria institucional para la investigación (GD-TR-09)

Asesoría en organización de archivos de gestión y transferencia UdeA

Orientaciones sobre la producción, recepción y organización de los documentos durante la emergencia sanitaria generada por COVID - 19. Programadas a través del correo asesoriasdgd@udea.edu.co, estas serán atendidas por Google Chat una vez se realice la programación.

Asesoría en transferencia documental primaria

La División de Gestión Documental invita a todos los servidores de las dependencias académicas y administrativas, a realizar el proceso de transferencia documental primaria de los archivos de gestión al archivo central. No se recibirán documentos que no estén relacionadas en el Cuadro de Clasificación Documental o fuera de las fechas programadas para cada dependencia.

Para la transferencia de la documentación a la División de Gestión Documental (Bloque 8, piso 5), debe solicitar con anticipación el servicio a Logística e Infraestructura a través de Soluciones UdeA.

Cualquier aclaración o asesoría con respecto a la transferencia, comuníquese a las extensiones; 5030, 5032, 5033 y 8033 o al correo electrónico: asesoriasdgd@udea.edu.co 

Ver grabación: Capacitación transferencias documentales primarias 2023

Ver presentacion: Capacitación transferencias documentales primarias 2023

Circulares

• Circular de transferencias documentales primarias 2023
• Circular organización de expedientes contractuales
• Circular transferencia de programas académicos
• Circular uso de tintas
• Circular firmas electrónicas para aprobación de los programas electrónicos de
  curso.
• Circular 001 Orientaciones para la producción, recepción y organización de los documentos durante la emergencia sanitaria generada por COVID -19
• Circular 002 Orientaciones para la producción, identificación, custodia y organización de los documentos electrónicos durante la emergencia sanitaria generada por COVID -19.

Lineamientos

• Lineamientos para la identificación y gestión de los documentos electrónicos de archivo v2.

• Listado de documentos que no se transfieren al archivo central - SG-GD-FO-006

• Listado de tipologías básicas - SG-GD-FO-007

Formatos

• Formato para la transferencia documental del programa de curso - VD-FO-003
• Hoja de control para archivos de gestión - SG-GD-FO-001
• Acta de Descarte SG-GD-FO-004
• Hoja de control cruzado para documentos físicos y electrónicos - SG-GD-FO-005
• Nota aclaratoria - SG-GD-FO-008
• Rótulo unidad documental - SG-GD-FO-009
• Rótulo unidad documental electrónica - SG-GD-FO-010
• Índice de transferencia de programas de cursos - SG-GD-FO-013
• Acta de entrega y recibo de inventario natural - SG-GD-FO-014

Guías

• Guía para la digitalización de documentos - SG-GD-GU-05
• Guía para la organización de archivos de gestión SG-GD-GU-03 V2

Procesos técnicos

• Procedimiento de planeación documental - SG-GD-PR-08
• Producción documental en archivos de gestión - SG-GD-PR-02
• Trámite documental en archivos de gestión - SG-GD-PR-0
• Procedimiento organización de expediente - SG-GD-PR-05-V2
• Procedimiento transferencias primarias_SG-GD-PR-07

Instructivos

• Instructivo OnBase procesos archivísticos SG-GD-IN-04