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viernes, 18 de octubre 2019
18/10/2019
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Habilitación de puestos de trabajo con herramientas TIC

Habilitación de puestos de trabajo con herramientas TIC

Brinda soporte a los usuarios de la plataforma TI; habilitar los puestos de trabajo con las herramientas TIC necesarias; y además de facultar a los servidores públicos en la utilización de las soluciones TI de la Universidad.

Herramientas colaborativas - Google apps

La Universidad de Antioquia ha escogido la suite Google apps for education como plataforma de trabajo colaborativo. La comunidad universitaria podrá hacer uso de herramientas como Gmail, Google Calendar, Drive entre otras aplicaciones. Este espacio está destinado a solucionar las principales preguntas que surgen durante la implementación o cierre del servicio.

Lo invitamos para que lea el Reglamento de uso y active su cuenta desde un navegador web, así:

  1. Ingrese a la dirección: http://correo.udea.edu.co.
  2. Usuario: Escriba el usuario con el que se registra en el Portal Universitario.
  3. Contraseña: Escriba la contraseña con la que se registra en el Portal Universitario.
  4. Su cuenta será: UsuarioDelPortal@udea.edu.co por ejemplo: pedro.perez@udea.edu.co

Es importante tener presente que en ningún caso, ni la Universidad de Antioquia, ni el personal de la mesa de ayuda, le solicitarán su contraseña de autenticación del Portal Universitario.

¿Cuáles son los beneficios de la plataforma?

La Universidad y todos los usuarios se verán beneficiados con un conjunto de herramientas robustas e innovadoras que permiten:

  • Trabajo seguro desde el equipo de la oficina, en la casa, a través del teléfono móvil e incluso sin conexión.
  • Mayor capacidad de almacenamiento.
  • Mejores canales de comunicación y colaboración.
  • Posibilidad de trabajo más colaborativo, de una manera más productiva.
  • Visualizar la disponibilidad de otros compañeros.
  • Compartir el calendario con las personas que desee.
  • Compartir documentos con los compañeros y trabajar de manera simultánea desde cualquier lugar, con Google Docs.
  • Comunicarse en tiempo real y realizar video conferencias con su equipo de trabajo, a través de Hangouts.
  • Organización y recuperación de mensajes — Con Gmail, podrá gastar menos tiempo organizando folders y encontrando mensajes. Por ejemplo, usted puede añadir una o más etiquetas para organizar y clasificar sus mensajes.

 

Tutoriales

Instructivo para realizar una copia de seguridad del correo institucional con intervención de la mesa de ayuda

Instructivo para realizar una copia de seguridad del correo institucional sin intervención de la mesa de ayuda

Instructivo para la configuración de cuentas de correo institucional en dispositivos Android

Instructivo para la configuración de cuentas de correo institucional en dispositivos IOS

 

 

Gmail: es más que un correo electrónico, organiza con etiquetas, realiza filtros, accede en cualquier momento y configúralo como quieras. Aprende todo sobre Gmail

 

Calendar: Permite manejar la agenda, crear eventos, invitar compañeros o aceptar invitaciones de ellos; compartir el calendario con otros y verificar la disponibilidad de los invitados.  

 

 

Drive: Con este disco duro virtual podrás almacenar tu información en la nube, subir, descargar y consultar en cualquier momento todo el contenido, lo único que tienes que hacer es descargar Google Drive en tu equipo Mac o PC para que los archivos de tu dispositivo se sincronicen con la nube. Con Google Docs podrás crear tus propios archivos sin necesidad de utilizar otras herramientas. Docs, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y dibujos.  

 

 

Hangouts: Puedes tener una sesión de chat en grupo y convertirla fácilmente en una conversación de video o de voz directamente desde tu computador portátil, el celular o la tablet. Reúnete cara a cara con hasta 15 compañeros de trabajo o clientes desde cualquier lugar con apenas un clic. Programa un hangout desde tu calendario, colabora en tiempo real en un archivo de Google Drive, comparte tu escritorio y permite a otros tomar control de tu pantalla.

 

Preguntas Frecuentes

1. ¿Gestión informática se encargará de migrar los mensajes y contactos de la cuenta antigua a la nueva, o lo debe hacer el usuario titular de la cuenta de correo?
La migración de los correos, contactos y agendas estará a cargo de cada usuario titular de la cuenta. Para facilitar esta actividad Gestión Informática público en el Portal Universitario un micrositio con los instructivos de migración a Google Apss, Adicionalmente el usuario puede solicitar ayuda técnica en la mesa de ayuda a través de la extensión telefónica 5959 opción 3.

2. ¿Gestión informática se encargará de migrar los correos y contactos de las cuentas que los empleados y docentes han creado en Gmail, Hotmail y Yahoo?
No, las cuentas de correo personales que los empleados y docentes estén utilizando para gestionar información institucional deben ser migradas por cada titular a las nuevas cuentas de correo electrónico suministradas por la Universidad. Para estas actividades se brindará ayuda técnica a los usuarios de Gmail, Hotmail y Yahoo a través de la mesa de ayuda en la extensión telefónica 5959 opción 3.

3. ¿Me puedo traer los contactos de Lotus o Hotmail?
Sí, Gestión Informática dispuso de los instructivos necesarios para facilitar la migración de los contactos de los clientes de correo más utilizados como son (Outlook, Open Web mail, Lotus, Zimbra, Hotmail) hacia el nuevo servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps. Estos instructivos se pueden consultar en el Portal Universitario los instructivos de migración a Google Apss

4. ¿Qué pasará con los antiguos servicios de correo ofrecidos por la Universidad?
Las plataformas de correo que tradicionalmente han prestado el servicio de correo electrónico en la universidad, se irán replegando gradualmente, una vez todas las cuentas estén creadas y hayan migrado su información hacia la nueva plataforma de Google Apps.

5. ¿Qué pasa con las personas que actualmente no tienen correo Institucional?
A todas las personas que estén vinculadas a la universidad como empleados (administrativo, docentes) y estudiantes (pregrado y posgrado) se les brindará una cuenta de correo en la plataforma Google Apps, independientemente si tenían o no cuenta en la plataforma de correo antigua.

6. Si una persona tiene responsabilidades como profesor y como administrativo, ¿puede tener dos cuentas de correo, una para cada rol? 
No, la universidad le proveerá una única cuenta de correo a las personas vinculadas laboralmente con ella, independiente de los roles que estas desempeñan. Para este tipo de situaciones la recomendación es hacer uso de las etiquetas para clasificar la información del correo.

7. ¿En caso de presentarse dificultades con el uso de las nuevas cuentas de correo en Google Apps a dónde debo dirigirme?
Gestión informática habilitó la extensión telefónica 5959 opción 3, y el correo electrónico soporteinformatica@udea.edu.co con el fin de brindar asesoría y soporte técnico a los usuarios de las nuevas cuentas de correo en Google Apps.

8. ¿Si cambio la contraseña del usuario del portal, se cambia la contraseña de Google Apps y viceversa? 
En el servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google, existen dos tipos de cuentas, el primero es la que utiliza como nombre de cuenta de correo un usuario del portal, el segundo, es el que no utiliza como nombre de cuenta de correo un usuario del portal, por ejemplo aquellas cuentas de correo que hacen referencia a un servicio, grupo de investigación, programa académico o dependencia de la Universidad.
En el caso de cuentas del primer tipo, la contraseña siempre es administrada por el portal universitario, por lo que no puede ser cambiada a través de la plataforma de correo electrónico Google Apps, solo puede cambiarse en el portal universitario y este cambio se reflejara inmediatamente en la cuenta de correo electrónico.
En el caso de cuentas del segundo tipo, estas cuentas no tienen relación con el portal universitario, sus contraseñas se administran únicamente en la plataforma de correo electrónico, por lo tanto su contraseña puede cambiarse a través de las funcionalidades propias de la plataforma de correo Google Apps.

9. ¿Se puede vincular el correo al dispositivo móvil?
Si, la mayoría de dispositivos móviles del tipo Smart Phone son compatibles con el servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google.

10. ¿Se pueden crear grupos para enviar correos? 
Si, los usuarios tienen plena autonomía para crear los grupos personales que requieran para facilitar sus comunicaciones electrónicas, adicionalmente la universidad creara algunos grupos que son de interés general para la comunidad universitaria.

11. ¿Se puede utilizar información personal en el correo institucional? 
No, La política de correo es muy clara cuando hace referencia que en las cuentas de correo institucionales, solo se debe gestionar información derivada de las actividades propias del que hacer universitario.

12. ¿Cuántos correos me permite enviar por día?
En el servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps, un usuario de correo pueden enviar hasta 2.000 correo diarios, sin embargo, si los procesos en los que participa en la universidad requieren de una mayor cantidad de correos debe reportar esta necesidad a Gestión Informática con el objeto de analizar la situación.

13. ¿Si elimino una etiqueta, se eliminan los mensajes de esa etiqueta? 
No. En el nuevo servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps, los mensajes no hacen parte de las etiquetas, son las etiquetas las que hacen parte de los mensajes. Por lo tanto, sólo es posible eliminar el mensaje utilizando la característica de eliminar mensaje.

14. ¿Si no etiqueté el mensaje y le doy archivar, para donde se va el mensaje? 
El nuevo servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps, posee en su configuración estándar una etiqueta con el nombre de todos, en la cual se archivaran de forma predeterminada los mensajes que no están etiquetados.

15. ¿Si etiqueto un mensaje, a la persona que se lo envío también le aparece la misma etiqueta? 
No, las etiquetas solo tienen el alcance sobre la cuenta de correo desde la cual fue creada, la persona que recibe un mensaje no recibirá la etiqueta a la cual estaba vinculado el mensaje del remitente.

16. ¿Si se envía un correo se puede solicitar la confirmación de lectura?
Sí, el nuevo servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps, posee esta funcionalidad, al momento de redactar un mensaje realiza los siguientes pasos:
En la ventana de redacción, haz clic en el icono Más opciones.
Haz clic en Solicitar confirmación de lectura.
Envía tu mensaje.

17. ¿Si me equivoqué al etiquetar un mensaje que hago? 
Seleccione el mensaje el cual etiqueto, busque la etiqueta y haga clic en la x (eliminar etiqueta).

18. ¿Cómo retiro un filtro?
Desde la cuenta de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps, seleccione Configuración, Luego seleccione Filtros. Seleccione el filtro que desea retirar y de clic en eliminar.

19. ¿Si elimino una tarea, se elimina el correo donde estaba? 
No, en el nuevo servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps, las tareas sirven para organizar actividades pendientes y su creación se puede realizar a partir de un mensaje de correo electrónico, sin embargo, se puede eliminar la tarea vinculada a un mensaje y esta acción no eliminara el mensaje.

20. ¿Cómo se bloquea a alguien del chat?
Para bloquear un contacto en la herramienta de chat del nuevo servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps realice los siguientes pasos:
Escribe el nombre del contacto que deseas bloquear en el cuadro de búsqueda situado en la parte superior de la lista de chat.
En el cuadro que aparece, haz clic en Chat para abrir una ventana de chat con ese usuario. (El usuario no recibirá ninguna notificación a menos que escribas un mensaje en esa ventana).
En la ventana de chat, haz clic en el menú Acciones.
En el menú, selecciona la opción para Bloquear el contacto en cuestión.

21. ¿Si comparto un archivo y esa persona a su vez se lo envía a alguien más, qué pasa?
El nuevo servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps, y específicamente a través de Google Drive, registra todas las acciones realizadas sobre los documentos compartidos, en consecuencia el propietario del archivo compartido siempre podrá acceder al registro de las acciones ejecutadas sobre el documento.

22. ¿Si al compartir un archivo le doy la opción editar, automáticamente me actualiza mi archivo de origen? 
Sí, cualquier acción ejecutada sobre un archivo compartido en el nuevo servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps, y específicamente en Google Drive se refleja en el archivo de compartido.

23. ¿En Google Apps puedo hacer encuestas?
Sí, El nuevo servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps tiene incorporada la funcionalidad de crear encuestas utilizando formularios a través de Google Drive.

24. ¿Si deseo eliminar un archivo de mi unidad de Drive, que adjunté a través del correo, que debo hacer? 
Google Drive se comporta de igual forma que un disco duro local, si se desea eliminar un archivo de Google Drive, solo debe ir a la unidad de Drive, seleccionar el archivo y eliminarlo.

25. ¿En la antigua plataforma de correo Lotus se tenía una funcionalidad respaldo de la información contenida en él, esta nueva plataforma Gmail también tiene una funcionalidad de respaldo de información? 
El nuevo servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps, permite descargar los mensajes contenidos en una cuenta de Google Apps a un disco local.

26. ¿La capacidad de Google Drive está atada a la del correo?
Sí, la capacidad total de una cuenta de correo institucional alojada en la plataforma de Google Apps es de 30 GB, las cuales están compartidas entre las funcionalidades de correo y Google Drive.

27. ¿En Drive se puede perder información? 
Ningún sistema de correo es confiable al 100%, sin embargo, los estándares de seguridad utilizados por el nuevo servicio de correo institucional alojada en Google Apps, son de los más altos disponibles a nivel mundial.

28. ¿Cuántas personas pueden trabajar en un mismo documento al tiempo? 
El nuevo servicio de correo institucional alojado en Google Apps, permite trabajar de forma simultánea hasta 25 personas sobre el mismo documento, teniendo presente que las personas que necesiten trabajar sobre el documento posean cuentas del dominio udea.edu.co o cuentas de Gmail.

29. ¿Si se comparte un archivo en Drive con una persona que no tiene cuenta en Google Apps o en Gmail, por ejemplo Hotmail, lo puede ver o editar?
La funcionalidad de trabajo colaborativo en línea sobre documentos de Google Apps es exclusivo para cuentas correo de Google Apps o Gmail, sin embargo, las personas que tengan cuentas de correo de dominios diferentes, una vez se comparta el archivo en Google Apps, le llegará un enlace para visualizar o descargar el archivo.

30. ¿Existe alguna opción que permita ver qué personas han visto un archivo, por ejemplo, un acta? 
Sí, el nuevo servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Apps, posee este tipo de funcionalidad a través del historial de revisión, el cual permite al propietario de un archivo ver las acciones ejecutadas sobre él.

31. ¿Se puede ver qué persona tiene separado o solicitó determinado recurso o espacio? 
Sí es posible, para ello ejecute el siguiente procedimiento:
Abra su calendario institucional en la plataforma Google Apps.
Cree en su calendario, un evento a le fecha y hora en la cual requiere conocer quien tiene reservado un determinado recurso o sala.
En la sección de invitados del nuevo evento, se debe hacer clic en salas o recursos según corresponda.
Se debe desactivar la casilla “Mostrar solo disponibles”.
Hacer clic en la sala o recurso del cual requiere conocer quien lo tiene reservado.
En la sección de definición de horario del evento, hacer clic en la pestaña “Ver disponibilidad”.
En la vista de disponibilidad, ubique el puntero del mouse sobre el evento que aparece en la columna que corresponde al recurso que requiere consultar, de este modo se le muestra la información del evento incluyendo la dirección de correo de quien creó el éste evento.

32. ¿Qué es el Spam? 
La definición más generalizada en el ámbito de correo electrónico para el término Spam es de correo basura o correo no deseado, generalmente de tipo publicitario que llegan a las cuentas de correo de los usuarios sin este solicitarla.

Reglamento

 

Instalación de software licenciado y de uso libre

La Universidad de Antioquia cuenta con un modelo de licenciamiento “Campus Agreement” que permite que los equipos adquiridos para uso institucional, puedan utilizar las últimas versiones de Sistema Operativo y paquete ofimático Microsoft Office.

Antes de tomar una decisión sobre la compra o instalación de un software, se recomienda consultar con la División de Gestión Informática para el respectivo cumplimiento normativo.

Para mayor información

gestioninformatica@udea.edu.co

Consulte el instructivo para la instalación de software licenciado y de uso libre.

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Sistema Único de Información de Trámites - SUIT
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