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Una de las dificultades más frecuentes que presentan los usuarios frente a las entidades públicas es la tramitomanía para algunos procesos que no deberían demandar ni tiempo ni dinero. Algunos de ellos como generar certificados de estudio, solicitar de millas o el reconocimiento de materias, y consultar colillas de pago están a su disposición en línea. 

La Alma Máter comenzó desde el año 2013 un trabajo relacionado con la implementación de mecanismos que facilitan el acceso a algunos trámites y servicios de la Institución. Mediante la Resolución Rectoral 37420 del 27 de junio de 2013 se aprobó la creación del comité Universidad en línea y anti trámites, conformado con representación de diferentes dependencias que buscan “construir una Universidad eficiente, transparente y participativa, incorporando en sus procesos y trámites tecnologías de la información y la comunicación”, según resuelve el documento de conformación.

Con respecto a los certificados autorizados en línea se encuentran: certificados laborales con salario, certificados laborales sin salario (para empleados, docentes y trabajadores oficiales), certificados pensionales con y sin valor de la pensión, certificados para los subrogados, contratos de cátedra y para contratistas de prestación de servicios; para los estudiantes existen dos tipos de certificados disponibles: certificado de matrícula de un semestre con promedios y certificado de semestre académico. 

Para acceder a ellos existen varias rutas disponibles según el estamento al que pertenezca (estudiantes, profesores, empleados, jubilados); en el caso de los estudiantes, luego de haber ingresado a la página web de la Universidad www.udea.edu.co se debe autenticar en el sitio iniciando sesión, luego selecciona en el menú superior de Somos UdeA la opción Estudiantes, después de estar en el menú principal de Estudiantes debe acceder a Servicios para estudiantes y finalmente encontrará una oferta de opciones para acceder a información, procedimientos y servicios web, entre ellos está el botón de Trámites y certificados en línea. 

Para profesores, empleados y jubilados, la ruta que deben seguir, luego de haber iniciado sesión previamente en el portal, es dirigirse a la opción correspondiente a su estamento en Somos UdeA, y luego elegir la opción Gestión académico-administrativa donde encontrará un botón disponible para Trámites y certificados en línea. 

En el aplicativo dispuesto se podrán encontrar dos opciones: solicitar trámites, para realizar la selección del trámite requerido y allí mismo permite la visualización inicial del certificado para confirmar que toda la información esté correcta; luego de verificar los datos, el usuario debe dirigirse a la opción consultar trámite, donde podrá realizar la descarga oportuna del documento. 

En las estrategias definidas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se contempla un interés particular por los certificados en línea de diversas instituciones públicas del país, es por esto que desde el 2014, mediante la Resolución Rectoral 38469 del 20 de marzo, se autorizó la emisión de certificados en línea sin costo para estudiantes, empleados, profesores y jubilados.

Entre la mayoría de las quejas que presentan los usuarios de este servicio es que al hacer la solicitud del trámite encuentran que el certificado expedido contiene una marca de agua de “copia no válida”; este inconveniente se da por un error en el proceso al realizar la descarga, pues la mayoría de los usuarios descargan el documento desde la opción solicitar trámite, en vez de hacerlo desde consultar trámite, donde sí se realiza la descarga correctamente. 

Valentina Quintero, estudiante de Antropología dice tener conocimiento de que existen certificados en línea pero nunca ha intentado sacar uno, pues para ella no es muy claro cómo hacerlo, ni qué costo o validez tiene este procedimiento. Parte importante de lograr atender a ciertos servicios a través de la web son los costos, pues todos aquellos procesos que se pueden efectuar por medio del Portal Universitario son gratuitos.

Con respecto a la validez legal del certificado que se obtiene a través de Internet frente al físico, la Alma Máter cuenta con un mecanismo de seguridad para la confirmación de la información, “los certificados tienen un código de identificación único que le permite a cualquier instancia o persona corroborar la autenticidad del mismo, con ese código perfectamente una entidad que haya recibido ese documento puede llamar directamente a la Universidad y confirmar que el certificado es auténtico”, precisó Julio Cesar García, analista de procesos de la Dirección de Desarrollo Institucional. 

Pero los certificados no son el único servicio que la Institución presta a través de la web, pues entre las opciones de trámites también los empleados, docentes y jubilados pueden consultar la colilla de pago, además de los estudiantes auxiliares administrativos y monitores. En el esquema de atención al ciudadano de la Universidad de Antioquia se puede solicitar información, realizar consultas, plantear peticiones, quejas, reclamos o sugerencias asociadas con la gestión universitaria, además cuentan con un aplicativo en línea (http://goo.gl/LASJkB) para consultar la descripción detallada de los procedimientos que pueden realizar los diversos usuarios de la Alma Máter.

Otros trámites disponibles son: certificado laboral de experiencia o historia laboral, detalle de actividades laborales y re-expedición de la TIP; estos tres con costo y cuentan con la opción de pago en línea (para aquellos que deseen hacerlo directamente) o podrán descargar la factura para realizar dicho pago. 

Actualmente existe una apuesta hacia la revisión de algunos trámites académicos, según lo definido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través de la plataforma del Sistema Único de Información de Trámites –SUIT–, donde la Universidad tiene inscritos unos trámites que se consideran estándar para todas las universidades en Colombia que son alrededor de 20, es por esto que desde el comité de Universidad en línea se adelanta la revisión y posibles propuestas de mejora; “sería interesante poder acceder a los servicios de Bienestar a través de la página web sin tener que dirigirse físicamente hasta una oficina”, expresó Quintero, estudiante de la Alma Máter, pues para ella eso facilitaría tanto el tiempo como la eficacia de este tipo de servicios. 

Asimismo otros miembros de la Institución respaldan este tipo de iniciativas virtuales, pero prevalece una crítica con respecto al funcionamiento de los procesos que se mantienen, sin importar que estén en la web; “estamos en una época que requiere de la tecnología, pero si se va a implementar todo en línea, entonces para qué tanta burocracia, porque quedan los mismos procesos físicos mientras la gente accede a ellos en línea, no le veo a eso ninguna validez”, indicó Victor Arango, músico de la Banda sinfónica.

Las quejas y dificultades que expresan los usuarios son recogidas como insumo para el mejoramiento continuo. El trabajo que se adelanta desde el plan de Universidad en línea, busca consolidar en el Portal Universitario una ventanilla única de atención al ciudadano, que involucre todo lo que se pueda hacer en línea, pues actualmente existen algunos servicios que se pueden realizar por distintos aplicativos. 

Trámites, paso a paso