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Facturación electrónica, otro hito de transformación

22/10/2020
Por: Redacción UdeA Noticias

Desde el 1 de octubre la Universidad de Antioquia inició la implementación de la facturación electrónica. Este proceso, que va más allá de reemplazar los documentos del formato impreso a uno digital, implica un salto tecnológico hacia métodos y herramientas de gestión de la información financiera más ágiles.

La nueva modalidad de factura electrónica no cambia el proceso de pago de derechos de inscripción y matrícula para estudiantes o cursos y servicios de extensión. Foto: Juan Pablo Hernández Sánchez.

Con esta nueva modalidad de facturación, la Universidad emitiría al año aproximadamente 206.000 facturas electrónicas, y recibiría alrededor de unas 70.000 en formato digital. La facturación electrónica tiene la misma validez que la factura impresa y se realiza mediante un proveedor tecnológico que canaliza y genera toda la información requerida para la expedición de la misma.

¿Qué se facturará bajo esta nueva modalidad?, de acuerdo con el Jefe de la División de Gestión Financiera de la Universidad, Jair Albeiro Osorio Agudelo, «se elaboran de forma electrónica todos aquellos asuntos que correspondan a la venta de bienes o prestación de servicios de la Universidad a terceros, lo que no corresponda a estos conceptos no será facturado electrónicamente, por ejemplo, los giros de la Nación y del Departamento, las cuotas partes pensionales, entre otros».  

Lo anterior, representa mayores ventajas en seguridad, agilidad y organización de la información para la Institución, además, en el ámbito tributario, es un soporte de transacciones sobre los servicios de la Universidad, por ejemplo, para los cursos y actividades de extensión. 

«Permite mitigar errores en el proceso de envío y notificación de las facturas para futuros cobros jurídicos, se eficienta la emisión de facturas y cobro producto de la venta de bienes o prestación de servicios, lo que mejora los indicadores de liquidez para la Universidad.  Representa ahorros en los costos de envío, disminuye el gasto y la contaminación por el uso de papel y beneficia la automatización de los procesos y el seguimiento a la facturación y la cartera», explicó Osorio Agudelo. 

Pese a que con las nuevas normas y cambios las personas y proveedores recibirán la factura virtual, el proceso es gradual y requiere autorización y disponibilidad de un correo electrónico del usuario. La factura, llega al correo electrónico registrado en el sistema por el beneficiario de los servicios académicos, de extensión e investigación. 

Matrículas de pregrado y posgrado

Con la nueva modalidad de factura electrónica no cambia el proceso de pago de derechos de inscripción y matrícula. El pago continuará a través del formato de liquidación de matrícula, sin embargo, cuando se genere el pago, a su correo electrónico se enviará la factura.

Servicios y cursos de extensión

Después de inscribirse a la actividad o servicio de extensión, el usuario podrá realizar el pago y, posterior a esto, recibirá en su correo electrónico la factura electrónica.

Recepción de facturas a proveedores

La Universidad de Antioquia inició un proceso de información y diálogo permanente con sus proveedores para que estos envíen las facturas a través de procedimientos electrónicos certificados. Aunque el proceso de recepción de factura a proveedores está en etapa de implementación, estos deben continuar enviando las facturas al correo facturasrecepcion@udea.edu.co con copia al respectivo interventor para que realice los trámites necesarios para la autorización del pago.

«En la actualidad estamos facturando todo lo correspondiente a la consultoría y los servicios de extensión, estamos en fase de pruebas para la facturación de estudiantes, y finalizando octubre se espera tener implementado el proceso de recepción de una forma más automatizada», agregó el Jefe de la División de Gestión Financiera.

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Contexto 

Antes del 2005 se expidieron leyes y normas nacionales sobre la facturación electrónica. El cambio inició en firme con la Ley 1819, que establece que, desde 2019, se debe iniciar el proceso de facturación electrónica por parte de las instituciones. 

En marzo de 2020 el Decreto Presidencial 00358 estableció que la facturación electrónica reemplazará los recibos de matrícula y documentos equivalentes para las universidades, y, finalmente, en mayo con la Resolución 042 de la DIAN se definió su inicio a partir del 1 de octubre de 2020.

Este proceso involucra diferentes áreas de la Universidad de Antioquia, es liderado por la Vicerrectoría Administrativa y su División de Gestión Financiera, y cuenta con el acompañamiento del equipo de Gestión Informática, la Vicerrectoría de Extensión y el Departamento de Admisiones y Registro.

Recomendaciones para todos los usuarios:

1.    Revise siempre que su correo electrónico esté bien escrito en las plataformas de la Universidad.

2.    Si no está conforme con su factura, escriba a novedadesfacturacion@udea.edu.co.

3.    Recuerde que si no envía observaciones después de tres días hábiles de enviada la factura, se dará por aceptada.

4.    Seguirán existiendo las liquidaciones de matrícula y los recibos con los cuales se efectuará el pago, y luego de procesado el pago será remitida la factura electrónica a los correos registrados.

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