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Expedición y consulta de la normativa universitaria

14/03/2016
Por: Juan Diego Restrepo Toro – UdeA Noticias

En su compromiso por garantizar el derecho a la información pública, la Universidad de Antioquia dispone de su normativa actualizada en un repositorio de documentos donde la ciudadanía puede consultar las actas, acuerdos, resoluciones y otras normas que regulan la vida universitaria. Conozca cómo se expiden y cómo se consultan.

Imagen: Aspecto del inicio de sistema de consulta de documentos digitalizados. 

Los sistemas de consulta de documentos normativos son herramientas necesarias para ejercer el control ciudadano en instituciones públicas. Para la Universidad de Antioquia, los actos académicos y administrativos, resoluciones, acuerdos, actas, comunicados, circulares y otros documentos se encuentran disponibles en la sección Normativa y a ellos se puede acceder a través del Sistema de información normativa o de consulta de documentos digitalizados.

Ingresar a esta sección es posible desde el menú del Portal, siguiendo la ruta: Institucional-Normativa, o en los enlaces rápidos ubicados en la parte inferior, una de ellas en la sección Oriéntese, tal como muestra la imagen.  

En estos documentos se divulgan las decisiones de los órganos de gobierno, quienes tienen competencias consagradas en el Estatuto General de la Alma Máter: Consejo Superior Universitario, Consejo Académico, Rectoría y los consejos de facultades, escuelas o institutos. “De acuerdo con esas competencias se expiden los actos, es decir, la competencia se concreta en una decisión que puede ser un acto administrativo o académico”, indicó José Ignacio Calderón, asistente de la Secretaría General, dependencia que entre otras funciones tiene la responsabilidad de custodiar y comunicar la normativa. 

Cuando cada instancia de gobierno encuentra la necesidad de regular una materia de su competencia se presenta el proyecto por el rector, consejero, decano, director o por las personas que hacen parte de cada una de esas instancias, se somete a estudio y finalmente se aprueba o no. De ser aprobado un acto, para el caso del Consejo Superior Universitario requiere de la firma del Gobernador de Antioquia y del Secretario General de la Universidad para que surja a la vida jurídica. Los actos del Consejo Académicos son firmados por el Rector y por el Secretario General, y en las unidades académicas por el directivo y el secretario del órgano; por ejemplo en las facultades, por el decano y el secretario del Consejo de Facultad. 

Por su parte, el Consejo Superior Universitario tiene unos comités de apoyo denominados Comité de Asunto Académicos, CAA, y Comité de Asuntos Administrativos y Financieros, CAAF, los cuales por reglamento deben conocer, analizar y recomendar los proyectos y es de obligatorio cumplimiento que algunos temas o materias deban surtir su paso por ellos antes de ir al Consejo Superior. 

Las decisiones de los órganos de gobierno pueden ser acuerdos y resoluciones. Mientras las resoluciones –rectorales, académicas y superiores– tocan elementos específicos de la vida universitaria, los acuerdos hacen referencia a temas generales de la dependencia o la Universidad y deben debatirse en dos sesiones: “con el fin de que se nutra, se analice y se evalúe la necesidad, la pertinencia y la oportunidad de reglamentar una norma y para verificar que ella esté ajustada a las normas de orden superior, sea el Estatuto General o la Constitución Política de Colombia”, agregó José Ignacio Calderón. 

Una vez se expide un acto académico, administrativo u otro tipo de documento normativo, este se envía al departamento de Administración Documental para que lo haga público a través del aplicativo. “Nuestra primera tarea es organizar y limpiar el documento”, relató Andrés Felipe Pérez Bedoya, auxiliar administrativo de este departamento, “verificar que esté firmado, que tenga sus páginas limpias y completas, que no vaya a faltar información y que tenga los elementos que le otorgan validez como el encabezado, las firmas y la identidad institucional”. 

Después se realiza el escaneo del documento con unas condiciones especiales de digitalización que garanticen calidad, resolución y tamaño de la imagen para que las personas la puedan leer sin problemas. Luego, un equipo de funcionarios realiza la indexación, actividad en que el documento escaneado se asocia con unos metadatos o índices para la búsqueda: “es el pegamento lógico que une al documento con los resultados que obtiene el usuario”, añadió Andrés Pérez.

Realizadas estas actividades todos los documentos son públicos, con excepción de aquellos que contienen información sensible, lo que obliga a que el documento o parte de él sea restringido en su publicación para respetar derechos fundamentales, por ejemplo un proceso disciplinario. 

Tras la indexación, los documentos físicos son almacenados en carpetas y cajas para ser archivados. Andrés Pérez explicó que son tres las clases de espacios donde se almacena la información: “el archivo de gestión que está en cada oficina; el archivo histórico, ubicado en el bloque 3, donde se custodian los actos administrativos, pues allí no se descarta la información; y el archivo general, ubicado en el último piso de la Biblioteca”.

El departamento de Administración Documental, adscrito a la Secretaría General, tiene la responsabilidad de salvaguardar, publicar, gestionar y ordenar la información de la Institución con los criterios técnicos necesarios para preservar y almacenar los documentos físicos o electrónicos de manera segura y confiable.  

De otro lado, el profesor Hernando Lopera, jefe del departamento académico de la Escuela Interamericana de Bibliotecología, opinó que esta herramienta de búsqueda no es muy efectiva: “a veces, cuando uno busca por palabra clave sale una cantidad de información tan grande que uno queda perdido. Hay que tener información muy detallada de la norma que va a buscar, de lo contrario, los resultados son inmanejables. En esos casos, es mejor optar por la búsqueda con filtros”. 

Y es que el buscador permite filtrar y combinar las pesquisas según cuatro opciones: tipo de documento, autoridad que lo emite, estatutos y reglamentos, y la fecha de expedición del documento. Para Andrés Pérez, acudir a estos filtros es conveniente para mejorar las búsquedas. De ahí la importancia de clasificar las normas con metadatos y palabras clave que permitan acceder a los contenidos de manera fácil. Incluso, en este Sistema de información Normativa se pueden realizar búsquedas en el contenido del documento.

Por su parte, Hernando Lopera propone optimizar el motor de búsqueda: “es posible que la información esté muy bien organizada pero que el motor no sea el más efectivo. A veces uno utiliza los filtros y combina varios de los campos pero no sale el resultado que espera encontrar, pero resulta que la información sí está ahí, entonces puede ser que se necesite mejorar el diseño del motor de búsqueda”.

Antes del lanzamiento del Portal Universitario, las normas eran publicadas en un sistema estático y poco amigable de modo que se hizo necesario disponer de un sistema que permitiera la consulta de la norma a través de un formulario de búsqueda y también para dar cumplimiento a los requerimientos de Gobierno en Línea, estrategia del Gobierno Nacional para mejorar la eficiencia, transparencia y participación en las instituciones del Estado gracias a las tecnologías de la información y comunicación. 

Este sistema de consulta hace parte del proyecto de revisión o Actualización de la Normatividad Universitaria, que tiene como objetivo darle cuerpo al universo normativo, actualizarlo y articularlo. “Es un logro importante para la universidad”, indicó José Ignacio Calderón, “obligó a que además de revisar la normativa se pensara en un instrumento que nos permitiera dar a conocerla. Así surgió el Sistema de información normativa como un espacio amplio con metadatos y descriptores que permiten acceder a los actos administrativos, respetando el derecho a la intimidad, mediante la protección y tratamiento de datos personales que contienen información sensible con total amparo legal y constitucional”. 

José Ignacio Calderón agregó que hasta ahora los principales ejes normativos se encuentran publicados y se espera que tanto las unidades administrativas como académicas puedan subir sus actos para que gocen de publicidad y conocimiento general. De la misma manera, en el correo gestiondocumental@udea.edu.co se recogen las sugerencias de las personas que usan cotidianamente este aplicativo para mejorar su experiencia en la búsqueda de la normativa.

Actualmente se encuentran publicados los acuerdos y resoluciones del Consejo Superior Universitario y Consejo Académico, las resoluciones rectorales, actas de los órganos de gobierno, además de los principales cuerpos normativos universitarios tales como: Estatuto General, Estatuto Profesoral, Estatuto de profesores ocasionales y de cátedra, Reglamento Estudiantil de Pregrado, Reglamento Estudiantil de Posgrado, Estatuto de Contratación, Régimen Financiero, Régimen Presupuestal, Sistema Universitario de Extensión, entre otros. 

El tiempo de publicación de un documento en el Sistema de información normativa es relativo porque depende del proceso de digitalización e indexación. “Con algunos actos como las resoluciones rectorales, acuerdos académicos y resoluciones académicas, el trámite es expedito cuando en su formalización no requiere de precisiones o ajustes”, precisó José Ignacio Calderón.   

Para realizar una búsqueda siga los pasos descritos a continuación o consulte el Manual del usuario de este aplicativo.  

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