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Tras seis meses de trabajo, que incluyó el análisis de las necesidades y dificultades del proceso en términos de generación de documentos, así como el desarrollo técnico, desde la identificación de requisitos hasta la implementación; Posgrados CIFAL ahora cuenta con una nueva herramienta informática, denominada Ada System. Mayor eficiencia y agilidad en procedimientos, sus beneficios.

Se trata de un importante sistema orientado a disminuir notablemente los tiempos para la generación de evaluaciones, certificaciones, actas y retroalimentaciones. Las responsabilidades cotidianas propias del proceso hacían que tomara bastante el envío de estos documentos, llegando hasta semanas y, en algunos casos, meses. Ahora, esto se hará de manera inmediata, brindando respuestas mucho más ágiles, evitando reprocesar información y ahorrando tiempo.

Con este nuevo desarrollo, que mejora la oportunidad en la comunicación y notificaciones con estudiantes, docentes, y evaluadores; la Coordinación del Posgrado optimiza sus procedimientos, evitando la necesidad de diligenciar manualmente actas, certificados de participación y formatos de distinción. Con 46 estudiantes matriculados, Ada System gestiona automáticamente igual número de retroalimentaciones y contacta a 92 jurados, algo que anteriormente podía requerir más de 20 horas de trabajo manual por semestre.

Creado por los integrantes del Posgrado Johan Granados, Camilo Patiño y Paola Mejía; este desarrollo no sólo ahorra tiempo, sino que, también, asegura una mayor consistencia, trazabilidad y transparencia en los procedimientos administrativos y académicos, beneficiando con ello a estudiantes, jurados y servidores.

Así funciona la herramienta, a través de los tres módulos que la integran:

Tablero de estudiantes de maestría y doctorado: permite enviar mensajes por WhatsApp y correos electrónicos masivos a estudiantes y directores. Antes este proceso podía tomar alrededor de dos horas por cada grupo de 50 estudiantes.

Evaluación de tesis y trabajos de grado: genera los formularios de evaluación, el acta de la sustentación o defensa, las evaluaciones, la recomendación de distinción (si aplica) y los certificados de participación. Antes, la preparación y distribución de estos documentos manualmente podía tomar aproximadamente tres horas por cada defensa.

Evaluación de seminarios de investigación: crea un enlace para cada jurado, el cual contiene el formulario de evaluación del seminario. Una vez enviada la evaluación por parte del evaluador, el aplicativo genera automáticamente los formatos de evaluación, los oficios de agradecimiento para los jurados y el oficio de retroalimentación del estudiante. Antes esto podía tomar aproximadamente tres horas por seminario.