Gestión y organización

Su objetivo fundamental es garantizar la preservación de la memoria institucional y el apoyo a los procesos académicos y administrativos, se compone de diversos elementos interrelacionados para garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de la información. Abarca estrategias, programas, proyectos y planes de acción a largo plazo diseñados para optimizar la gestión documental en toda la Universidad, directrices específicas que guían la implementación de las mejores prácticas en gestión documental e iniciativas estructuradas que abordan aspectos específicos de la gestión documental, como la digitalización, la preservación a largo plazo o la capacitación y asesoría continua a los servidores:

Componentes del Sistema de Gestión Documental

El SGDI de la Universidad de Antioquia constituye una red compleja y dinámica diseñada para administrar eficientemente el ciclo de vida de los documentos institucionales, desde su producción hasta su disposición final. Este sistema, fundamental para la preservación de la memoria institucional y el apoyo a los procesos académicos y administrativos, se compone de diversos elementos interrelacionados para garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de la información:  

Política Institucional

La Política de Gestión Documental es el conjunto de directrices y lineamientos tendientes a regular la creación, organización, conservación, uso y disposición de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. Por ello, se trata de un marco normativo que busca asegurar que los documentos se gestionen de manera eficiente, transparente y conforme a las obligaciones legales y normativas, promoviendo la integridad y accesibilidad de la información a lo largo del tiempo definidos en la Resolución Rectoral 51952 del 20 de diciembre de 2024. Consultar Política de Gestión Documental.

Plan Institucional de Archivo-PINAR 

El Plan Institucional de Archivos - PINAR (SG-GD-MA-04), es una herramienta de planeación estratégica que permite a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, establecer la ruta a seguir para la gestión documental y administración de sus archivos a corto, mediano y largo plazo. Consultar el plan.

Programa de Gestión Documental-PGD

El Programa de Gestión Documental -PGD (SG-GD-MA-01), es una herramienta integral y estratégica que gestiona, formula y documenta a corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos para la Universidad de Antioquia, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación. Consultar programa.

Sistema Integrado de Conservación-SIC

El Sistema Integrado de Conservación -SIC (SG-GD-MA-02), es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales sustentados en el plan de conservación documental y el plan de preservación digital.

Su objetivo principal es asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital aprobado por Resolución Rectoral. Consultar documento.

Instrumentos Archivísticos

Los instrumentos archivísticos en el SGD, como el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), las Tablas de Retención Documental (TRD), el Inventario Documental (ID), y las Tablas de Valoración Documental (TVD), se articulan de manera fundamental con los demás componentes, y de manera particular con el PGD, en cumplimiento con la normatividad archivística vigente, principalmente la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y los acuerdos y directrices del Archivo General de la Nación. Consulte los instrumentos.

Sistema de Documento Electrónico de Archivo-SGDEA

El Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo (SGDEA) es un conjunto de herramientas tecnológicas, políticas, procesos y procedimientos que permiten gestionar los documentos de archivo producidos o recibidos por la Universidad de Antioquia en el ejercicio de sus funciones, desde su producción o recepción hasta su disposición final.

El SGDEA garantiza la autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad y preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo de su ciclo de vida, asegurando su valor como evidencia y activo de información. La Universidad de Antioquia definió que el Gestor de Contenidos OnBase será el SGDEA institucional a través del cual se vinculen los procesos de gestión documental y, en general, los componentes del SGD para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Acceder al Sistema de Gestión.

Manual del Sistema de Gestión Documental

El Manual del Sistema de Gestión Documental tiene como objetivo principal servir de guía comprehensiva y herramienta de referencia para la implementación, operación y mejora continua del SGD en la Universidad de Antioquia. Específicamente, este Manual busca desarrollar y explicar las directrices y principios establecidos en el SGD adoptado en la Resolución Rectoral 51951 del 20 de diciembre de 2024, y que regula la función archivística en la Universidad de Antioquia, proporcionando contexto y orientación para su aplicación práctica. Consultar manual.