Gestión y organización

La Universidad de Antioquia produce información que constituye una parte esencial de la memoria histórica colectiva, fuente científica y cultural dentro de un entorno de transparencia y acceso a la información, razón por la cual, nosotros como servidores públicos tenemos una corresponsabilidad con la gestión documental.

El objeto fundamental es la administración, custodia y conservación del patrimonio documental de la Institución, físico o electrónico, poniéndolo al servicio como apoyo académico, administrativo e investigativo, de acuerdo con la normativa vigente y las exigencias de las nuevas tecnologías de la información y comunicación.

Sus principales asuntos de gestión son:

a) Conservación y preservación del patrimonio documental: velar por la conservación y preservación del patrimonio documental institucional y ponerlo al servicio de la academia y de la ciudadanía en general.

b) Fomento de la cultura archivística institucional: velar por la difusión y aplicación de la normatividad archivística vigente en los diferentes procesos institucionales.

c) Acceso a la información: garantizar el acceso a la información institucional y al patrimonio documental, de acuerdo con los niveles de seguridad y restricciones definidos en las normas y políticas institucionales.

d) Desarrollo de buenas prácticas en gestión documental: promover y desarrollar buenas prácticas tendientes a la organización, conservación y difusión del patrimonio documental físico o electrónico de la Universidad, de acuerdo con la normatividad interna y nacional, soportada con las tecnologías de la información y la comunicación.

e) Estandarización de procesos archivísticos: ofrecer procedimientos y tecnologías para los diferentes procesos archivísticos, de acuerdo con las políticas y lineamientos del Archivo General de la Nación que le apliquen.

f) Seguridad de la información: velar porque se garantice la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de la información tanto física como electrónica, respetando el principio de procedencia y orden original.

Programa de Gestión Documental

El Programa de Gestión Documental – PGD, es un instrumento archivístico de obligatorio cumplimiento para las entidades públicas, el cual formula y documenta el desarrollo sistemático de los procedimientos archivísticos y establece los lineamientos para la aplicación de sus procesos: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, preservación a largo plazo, disposición de documentos y valoración, con el objetivo de garantizar la planificación, administración, organización, utilización y conservación de los documentos que se producen o reciben en la Institución.

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Plan Institucional de Archivos (PINAR)

El Plan Institucional de Archivos – PINAR de la Universidad de Antioquia, es un instrumento creado para garantizar la adecuada planeación de la función archivística permitiendo identificar las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades del proceso de gestión documental, para lo cual se articula con los planes y proyectos estratégicos y de modernización de la Institución.

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