Infraestructura y logística

Para ingresar o retirar bienes de la Universidad debe seguir un proceso de autorización, tanto de los bienes particulares como de aquellos que son propiedad de la Institución.

• Para los bienes de la Institución este procedimiento aplica desde el momento en el que se detecta la necesidad de retirar el bien, hasta que éste es devuelto a la dependencia que aprobó el retiro.
   
• Para los bienes particulares este procedimiento aplica desde el momento en que se desea ingresar el bien hasta su retiro definitivo, tanto en Ciudad Universitaria como en otras sedes.
   

Cuando se trate de elementos de propiedad particular: Si quien ingresa a la Universidad porta algún equipo o elemento de su propiedad, debe enseñar el bien al personal de vigilancia de la portería para que este diligencie el Formato de Autorización de Ingreso y Salida de Bienes que no son propiedad de la Universidad, consignando en él:

●    Fecha.
●    Nombre de la persona que retira el bien.
●    Documento de identidad.
●    Descripción del bien.
●    Destino.
●    Nombre y registro del vigilante que lo diligencia.
 

• Cuando una persona de la comunidad universitaria desea retirar de la Universidad un elemento de su propiedad y no fue registrado al ingreso o fue construido al interior de la Universidad, debe hacer la solicitud en la dependencia en la cual se reconozca el origen del bien para que allí sea tramitada la respectiva autorización ante el Proceso de Seguridad a Personas y Bienes. Este trámite puede realizarse escribiendo al correo seguridad@udea.edu.co y/o llamando al 3003243868.
   

Nota: Los casos excepcionales donde no sea posible reconocer el origen del bien se tratarán en la oficina del proceso de Seguridad a Personas y Bienes ubicado en el bloque 28 de Ciudad Universitaria, o en la respectiva oficina de administración cuando se trate de sedes externas a Ciudad Universitaria. Después de analizar el caso y realizar verificaciones, se debe diligenciar el formato Autorización de ingreso y salida de bienes que no son propiedad de la Universidad.

• Una vez la persona interesada vaya a retirar el bien, el personal de vigilancia le solicitará el registro de autorización de retiro del bien y se comprobará la autenticidad de la firma del vigilante que diligenció al ingreso o en su defecto del servidor universitario de la dependencia que autorizó el retiro ante el Proceso de Seguridad a Personas y Bienes.
   

Nota: para los elementos de ingreso permanente como instrumentos musicales, computadores portátiles, tabletas, cámaras, entre otros y cuyo propietario tenga vínculo vigente con la Universidad, es posible elaborar una autorización permanente (con vigencia semestral), previa verificación de propiedad en la oficina del Proceso de Seguridad a Personas y Bienes.

Cuando se trate de elementos que son propiedad de la Universidad: es importante que el elemento se encuentre identificado con número de inventario.

1. Debe diligenciar el Formato de Autorización de salida de bienes que SON PROPIEDAD de la Universidad, el cual puede descargar directamente desde aquí.
    
2. Una vez tenga el formato digital diligenciado, debe enviarlo por correo electrónico al jefe o responsable de la dependencia desde la cual será retirado el bien, solicitando la autorización de salida.
    
3. El jefe o responsable que autoriza la salida del bien en la dependencia, debe remitir desde su correo electrónico institucional, la autorización de la salida del bien, adjuntando el formato diligenciado con copia a los correos: seguroslogistica@udea.edu.co y seguros3logistica@udea.edu.co
    
4. El proceso de Administración de bienes y aseguramiento de la División de Servicios Logísticos recibirá y responderá el correo electrónico desde los correos seguroslogistica@udea.edu.co, seguros3logistica@udea.edu.co autorizando la salida del mismo, con copia al líder del proceso de Seguridad a personas y bienes y al lider de Administración de bienes y aseguramiento.
    
5. Una vez reciba la respuesta, la persona interesada puede proceder a sacar el bien de las instalaciones de la Universidad, mostrando al personal de vigilancia el correo electrónico de autorización en formato impreso o desde su dispositivo móvil.
    

Importante:

• Toda solicitud de salida de un bien debe tener la autorización escrita por correo electrónico con firma del jefe o responsable de la dependencia desde donde es retirado el bien.
   
• Toda solicitud de autorización de salida de un bien debe tener adjunto el Formato de Autorización de salida de bienes propiedad de la Universidad, completamente diligenciado.
   
• Para proceder a retirar el bien de la Universidad, debe presentarle al personal vigilancia de la portería respectiva, el correo electrónico de autorización de salida del bien.
   

Más información:

Vicerrectoría Administrativa - División de Servicios Logísticos
Seguridad a Personas y Bienes
Teléfono: 219 52 21
Ubicación: Oficina 28-203, Ciudad Universitaria