Acerca de la Facultad

La Adecuación administrativa a los logros y retos académicos de la Facultad de Comunicaciones es la denominación del proyecto (agosto 2017-abril 2023) que tiene por objetivo la actualización de la estructura orgánica de la Facultad; hace parte del Plan de Acción de la Facultad de Comunicaciones 2018-2021 y Plan de Acción de la Facultad de Comunicaciones y Filología 2021-2024 , los cuales a su vez contribuye al desarrollo del Plan de Acción Institucional 2018-2021 y del Plan de Acción Institucional 2021-2024, específicamente a las líneas relacionadas con Gestión académico-administrativa efectiva.

El proyecto de la Adecuación Académica y Administrativa de la Facultad de Comunicaciones concibe las siguientes etapas:

A continuación, se presentan los momentos más destacados de cada etapa:

1.    Diseño técnico: en esta etapa se diseñó la propuesta completa de adecuación, así: 

a.    Diagnóstico de la situación actual: la Facultad realizó un gran autodiagnóstico del año 2017, año en que empezó el proyecto; el informe fue entregado y socializado en el 2018. 

La Facultad de Comunicaciones en 2017, una fotografía de lo que somos

Socialización del diagnóstico

Así fue la socialización del informe en Andes, Apartadó y Sonsón.

La División de Arquitectura de Procesos de la Dirección de Planeación y Desarrollo institucional realizó también un diagnóstico en términos de empleos, tareas, tiempos de dedicación, contraste del organigrama oficial con el real, entre otras tareas, el cual puede verse aquí. Estos dos diagnósticos son complementarios y sirvieron de base para las siguientes etapas. 

b.    Definición de procesos del primer, segundo y tercer nivel: esta tarea se llevó a cabo durante el primer semestre de 2019. El mapa de procesos se convirtió en una  herramienta muy útil durante la ejecución de todo y el proyecto de la AAA ya que mostró las mejores opciones para actualizar la macroestructura de la Facultad y sistematizó la actividad académica de la Facultad, con lo cual se evidenciaron los componentes de los futuros centros, departamentos y coordinaciones. 

c.    Elaboración de la propuesta de la macro y la micro estructuras: el segundo semestre de 2019 terminó con un visto bueno del profesorado a la propuesta de la macro estructura (es decir el organigrama) en que derivó el mapa de procesos. 

Mapa de procesos y Organigrama

d.    Identificación de empleos requeridos, su perfil y la definición del aforo: la propuesta de constitución de los equipos de trabajo de cada proceso el número y perfil de empleados que se requiere para cada subproceso se definió a partir de la información que fue suministrada, durante el diagnóstico de AP, por las personas que estuvieron en uno u otro cargo; en la actualización del 2019-1, los encuestados indicaron las actividades que realizaban y cuánto tiempo dedicaban a cada una. Con estos datos, la analista de AP concluyó acerca de, por un lado, cuántas personas se requieren para un proceso ejecutable y, por otro, cuántos ejecutables puede realizar una misma persona. Para el diseño de la propuesta, se tuvieron en cuenta las disposiciones que recoge el Manual de Responsabilidades y Competencias y las directrices de la Dirección de Planeación y desarrollo institucional. 

Esta etapa finalizó con la expedición de la Resolución de Consejo de Facultad 1019 del 12 de junio de 2020 que avaló, previa discusión con los estamentos, la Propuesta de Adecuación Académica y Administrativa de la Facultad de Comunicaciones y recomendó su aprobación ante los Órganos de Gobierno de la Universidad de Antioquia. 

Tenemos propuesta de la AAA

Esta propuesta inicial tuvo importantes ajustes en la definición del aforo durante la etapa de Validación, los que se materializaron en la Resolución Superior 1404 del 29 de septiembre de 2020, que modificó la planta de empleos administrativos en la Facultad de Comunicaciones y Filología.

De este periodo de trabajo cabe destacar las actividades llevadas a cabo para acordar colectivamente una nueva denominación de la Facultad:

#YoMePiensoLaFacultad Seguimos pensando en cómo llamarnos

Foro sobre la denominación de la Facultad

Convocatoria sobre la denominación de la Facultad

2.    Validación del diseño: en esta etapa se socializó la propuesta en diferentes instancias de la administración central; durante el año 2020 se cumplió el siguiente cronograma:

• Martes 16 de junio: Presentación de la propuesta en el Comité Rectoral.
• Jueves 17 de julio: Reunión con el Vicerrector General.
• Miércoles 22 de julio: Reunión con el Vicerrector Administrativo, el Asistente de la Vicerrectoría Administrativa y el Director de planeación y Desarrollo Institucional.
• Viernes 31 de julio: reunión con la Vicerrectora de Docencia.

Esta etapa culminó con la presentación de la propuesta en el Consejo Académico Universitario, la cual fue recomendada ante el Consejo Superior Universitario por medio de la Resolución Académica 3431. 
 

El Consejo Académico recomendó nuestra AAA

3.    Aprobación: esta etapa se cumplió así:

• Miércoles 12 de agosto: primera presentación en la Comisión de Asuntos Administrativos y Financieros del Consejo Superior Universitario –CAAF-; se obtiene la recomendación para presentar la propuesta en el CSU, primer debate. Relatoría 160.
• Martes 25 de agosto: presentación de la propuesta en el Consejo Superior Universitario. Aprobada en primer debate.
• Miércoles 17 de septiembre: segunda presentación en la Comisión de Asuntos Administrativos y Financieros del Consejo Superior Universitario –CAAF-; se obtiene la recomendación para presentar la propuesta en el CSU, segundo debate. Relatoría 161.
• Martes 29 de septiembre: presentación de la propuesta en el Consejo Superior Universitario. Aprobada en segundo debate. A la espera de la emisión de los actos administrativos para iniciar la etapa de Implementación.

¡Firmado el Acuerdo Superior que aprueba la AAA!

4.    Implementación: esta etapa del proyecto de Adecuación Administrativa y Académica de la Facultad está dividida en dos momentos:

a.    Preimplementación: entre el 1 de octubre de 2020 y el 28 de febrero de 2020 se llevó a cabo el aprestamiento de los sistemas institucionales para la implementación de los actos administrativos. 
b.    Implementación, ajustes y estabilización de la estructura académica y administrativa: inició el 1 de marzo del 2021 y su finalización está programada para el mismo mes del año 2022. 

2021 Año de grandes retos para nuestra Facultad

Informe técnico de la etapa 4: implementación, ajustes y estabilización de la estructura académica y administrativa

¡Terminamos la etapa de implementación de la AAA!

5.    Evaluación: esta etapa se ejecutó entre abril y diciembre del año 2022. Esta fase cumplió los dos objetivos planteados: por un lado, evaluar, de forma colectiva y participativa, la pertinencia de cada uno de los cambios organizacionales implementados entre 1 de marzo del 2021 y el 31 de julio de 2022; y por otro, presentar las recomendaciones, derivadas de la evaluación, para la construcción de un Plan de Mantenimiento y Mejoramiento de la operación de la Facultad de Comunicaciones y Filología. La participación amplia de las diferentes audiencias permitió evaluar la actual operación académica y administrativa de la Facultad a partir de cuatro factores y veinte características. Se elaboró una encuesta matriz de 197 enunciados, distribuidos en 31 formularios, en cuya resolución participaron más de cien personas de forma individual y nueve comités, incluido el Consejo de Facultad. Se obtuvieron cerca de 4.000 respuestas, de las cuales más de 2.700 fueron calificadas por las mismas audiencias, a través de uso de las escalas de Likert; las restantes eran respuestas abiertas y fueron analizadas por la Comisión AAA con el fin de contextualizar la calificación y recoger recomendaciones para el Plan de Mantenimiento y Mejoramiento, cercanas a 200. El informe y los ocho anexos que lo acompañan fueron publicados y sobre ellos se dialogó ampliamente en reunión de Facultad.

¡Iniciamos la etapa de evaluación de la implementación de la AAA!

¡Terminamos la etapa de evaluación de la implementación AAA!

Si te perdiste la socialización del Informe de Evaluación de la Implementación de la AAA / ¡Consulta aquí la grabación!