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lunes, 26 de agosto 2019
26/08/2019
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Gestión Financiera

A continuación encontrará los diferentes trámites y procedimientos asociados a la gestión financiera en los procesos de la Universidad.

Viáticos y pasajes

La Universidad pone a disposición de las unidades académicas y administrativas un instructivo que  proporciona la información específica sobre los pasos necesarios para realizar en el Portal Universitario, en la Aplicación Financiera, la solicitud de viáticos y pasajes, aprobación, devolución o cancelación para los auxiliares administrativos autorizados por el ordenador del gasto, la respectiva agencia de viaje y la Sección de Presupuesto que realizará el análisis para autorizar las reservas de la ejecución.

Comienza desde el estudio de la solicitud, hasta su confirmación al solicitante la cual debe estar enmarcada en la misión universitaria por parte de sus servidores públicos que ejecuten actividades inherentes a su cargo.

Instructivo para solicitar viáticos y pasajes

Más información

División de Gestión Financiera
Ubicación: Bloque 16 - Of.315
leonor.buendia@udea.edu.co
Teléfonos: 2195205

 

Legalización de egresos

Viáticos

Permite la legalización de los viáticos otorgados a los servidores universitarios, para realizar diferentes actividades fuera de su sede habitual de trabajo. Para el otorgamiento de los viáticos, así como su legalización, el funcionario puede consultar el Acuerdo Superior 401 de 2012, en el cual, se reglamenta este asunto.

Para la legalización de viáticos el funcionario deberá ingresar al portal, autenticarse, e ingresar al sistema de información de viáticos y pasajes.

Debe imprimir el formato de legalización del viático que se desea legalizar, y a este deberá anexar el cumplido de la comisión realizada por el servidor público.

Los documentos anteriores, se deben enviar al bloque 22-  Of. 303 – Ejecución de Egresos

Más información

División de Gestión Financiera

Ubicación: Bloque 22 - Of. 303

carlos.espinal@udea.edu.co

Teléfonos: 2195252

Avances

Permite la legalización de los avances otorgados a los servidores universitarios, para cancelar gastos por fuera del área metropolitana, o cuando una actividad lo amerite, previa justificación de la misma. Para el otorgamiento de avances, así como su legalización, el funcionario puede consultar el Acuerdo Superior 401 de 2012, en el cual, se reglamenta este asunto.

Para la legalización de avances consultar el instructivo WPR-IN-AP-01, Versión:02 – Instructivo para la legalización de Fondos Fijos Reembolsables, Anticipos y Viáticos.

Los documentos anteriores, se deben enviar al bloque 22-  Of. 303 – Ejecución de Egresos

Más información

División de Gestión Financiera

Ubicación: Bloque 22 - Of. 303

legalizaciones@udea.edu.co

Teléfonos: 2198256

Fondos Fijos Reembolsables

Los fondos fijos reembolsables es una cantidad de dinero asignada a una dependencia con el fin de realizar pagos de bienes y servicios, urgentes y no previsibles y que se justifique su pago por fuera de los trámites ordinarios establecidos por la Universidad. Para el procedimiento de apertura, funcionamiento y cierre de fondos fijos, el funcionario puede consultar la Resolución Rectoral 31203 del 2010.

Para la legalización y cierre de los fondos fijos, consultar el instructivo WPR-IN-AP-01, Versión:02 – Instructivo para la legalización de Fondos Fijos Reembolsables, Anticipos y Viáticos.

Los documentos anteriores, se deben enviar al bloque 22-  Of. 303 – Ejecución de Egresos

Más información

División de Gestión Financiera

Ubicación: Bloque 22 - Of. 303

legalizaciones@udea.edu.co

Teléfonos: 2198256

 

Trámites y transacciones financieras en SAP

Solicitud de CDP o precompromiso, gastos y solicitudes de certificados de vigencia futura

Describe los pasos que deben realizar las unidades académicas y administrativas y el nivel central para crear, modificar, visualizar y aprobar la solicitud de un CDP; incluye instrucciones para crear, modificar, visualizar y aprobar el ajuste valor realizado al precompromiso.

SAP se ha parametrizado para que las solicitudes de Certificado de Disponibilidad Presupuestal o de precompromiso sean autorizadas únicamente por el ordenador del gasto responsable de un Centro Gestor determinado.

Instructivo para la solicitud de CDP, gastos y certificados de vigencia futura

Aprobación de solicitudes de CDP, liberación de solicitud de pedido en compras y liberación de pedidos en facturación (ordenadores del gasto)

Este instructivo proporciona a los ordenadores del gasto los lineamientos para las operaciones que deben realizar en el sistema SAP, entre ellas se encuentra la aprobación de solicitudes de CDP en el módulo de PSM, liberación de solicitudes de pedido en el módulo de MM y liberación de pedidos de facturación en el módulo de SD.

SAP ha sido configurado para que el ordenador competente en cada Centro Gestor, Centro de Costo y Centro de Beneficio realice las aprobaciones o liberaciones correspondientes.

Instructivo para ordenadores del gasto - liberación de transacciones en SAP

Elaboración de pedidos, facturas de venta y consultas de ventas y deudores

Este instructivo es una orientación al usuario que inicia con la creación y la elaboración de pedidos, incluyendo su modificación, elaboración de facturas, visualización de acreedores y consulta de materiales o la entrega del bien, terminando con la solicitud de legalización del pago realizado y sus correspondientes reportes en SAP.

Instructivo para la elaboración de pedidos, facturas de venta y consultas de ventas y deudores

Visualización de pedidos, facturas de venta y elaboración de reportes de gestión de ventas

El siguiente instructivo es una orientación al usuario que explica cómo realizar en el sistema la visualización de pedidos y facturas de venta, así como la elaboración de diferentes reportes de gestión de ventas.

Instructivo para la visualización de pedidos, facturas de venta y elaboración de reportes de gestión de ventas

Elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras

Este instructivo contiene los pasos para realizar el pedido de materiales, servicios y de activos fijos con proveedores nacionales. El proceso incluye la elaboración de la solicitud de pedido hasta la entrada de la mercancía para los grupos de compras centralizados.

Instructivo pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía

Realización de consultas de pedidos, materiales, activos fijos y proveedores

Este instructivo contiene los pasos para realizar las diferentes consultas en el sistema SAP relacionado con pedidos, materiales, listado de servicios, activos fijos comprados por la universidad y sus proveedores.

Instructivo de consultas de pedidos, materiales, activos fijos y proveedores

Visualizar partidas abiertas y compensadas de un acreedor

Este instructivo contiene los pasos a ejecutar para visualizar las partidas abiertas de un acreedor, se podrá consultar además la información referente al valor, el código del acreedor, el documento, la factura, entre otros. Este instructivo está dirigido a las dependencias académicas y administrativas que están interesadas en la visualización de las cuentas por pagar.

Instructivo para visualizar partidas abiertas y compensadas de un acreedor

Impresión de Documentos Financieros y guardado en formato PDF

El presente instructivo describe los pasos que deben ejecutar las unidades académicas y administrativas para imprimir documentos financieros desde SAP. Incluye la configuración de la impresora en SAP, impresión de precompromiso, CDP, CRP realizado directamente por Presupuesto y Pedido –CRP- asociado al módulo MM (Compras).

Instructivo para Impresión de Documentos Financieros

Impresión y guardado en PDF

Reportes e informes

El presente documento proporciona a los Usuarios las instrucciones para generar los siguientes reportes financieros:

  • Ejecución presupuestal de ingresos
  • Ejecución presupuestal de gastos
  • Consultas de documentos presupuestales
  • Ejecución de ingresos, costos y gastos desde la contabilidad de costos
  • Facturación
  • Cuentas por cobrar
  • Cuentas por pagar
  • Consulta de comprobantes de ingreso
  • Estado de resultados
  • Balance general por centro de beneficio
  • Balance por segmento o fondo
  • Balance de la UdeA
  • Consulta de documentos contables

Nota: Los reportes con periodicidad mensual se deben realizar a partir de la notificación oficial del cierre de período por parte de Gestión del Financiamiento.

Instructivo para generar reportes financieros en SAP

 

Documentación contable

El presente Manual orientan a los servidores públicos de la Universidad que directa o indirectamente interactúan con el proceso contable de la Institución.

Manual de Política, Lineamientos y Prácticas Contables.

Aspectos tributarios

Certificado de aspectos tributarios de la Universidad

Formatos

Se pone a disposición de los usuarios SAP los formatos requeridos para realizar diversos procedimientos relacionados con los procesos financieros y logísticos en el Sistema Integrado de Información.

Solicitud de facturas, notas crédito y anulación de facturas (SD)

Solicitud para creación de un centro gestor

Formato de solicitud para la creación de un centro gestor

Solicitud de modificación o cierre de un centro gestor

Formato de solicitud para la modificación o cierre de un centro gestor

Creación, modificación o liquidación de un proyecto presupuestario

Formato de solicitud para la creación, modificación o liquidación de un proyecto presupuestario

Creación de activos recibidos en donación

Formato de solicitud de creación de activos recibidos en donación

Creación de activos recibidos en comodato o mandato

Formato de solicitud de creación de activos recibidos en comodato o mandato

Creación de activos en curso, en trámite de importación o en explotación 

Formato de solicitud de creación de activos en explotación

Inscripción y actualización de ordenes internas para costos y gastos

Formato de inscripción y actualización de ordenes internas para costos y gastos

Solicitar la creación o actualización de la información asociada con los terceros en el sistema SAP

(Deudor: Aquella persona natural o jurídica a la cual la universidad le va a realizar un cobro. Acreedor: Aquella persona natural o jurídica a la cual la universidad le va a realizar un pago), debe diligenciar el formato de Inscripción y actualización de terceros (deudores y acreedores nacionales o del exterior (GF-RI-FO-001).

Instructivo para el trámite de solicitud de creación de terceros en SAP

Nota: Por favor recuerde que los proveedores nuevos de bienes o servicios que hacen parte de los acreedores, deben estar inscritos previamente, para lo cual solicite su inscripción al proceso de gestión de proveedores de la División de Servicios Logísticos  mediante un correo electrónico a la dirección gestiondeproveedores@udea.edu.co, remitiendo el formato de inscripción y actualización de proveedores con todos los anexos solicitados en el mismo:

Formato de inscripción y actualización de proveedores (GL-CL-FO-010)

Solicitud de causación de cuentas por pagar

Formato de solicitud de causación de cuentas por pagar

Reintegro de viáticos o anticipos

Formato reintegro de viáticos o anticipos

 

Documentos complementarios

En los siguientes documentos podrá encontrar la nueva codificación de los centros de costo y centros de beneficio

Códigos centros de costo

Códigos centros de beneficio

Memorias de los cursos de capacitación en SAP

1. Curso de navegación básica en SAP 

Objetivo: Familiarizar a los usuarios SAP de la Universidad de Antioquia con los conceptos básicos y el ambiente de SAP con el fin de prepararse para los cursos específicos que le permitirán operar el sistema cumpliendo con las actividades de los procesos financieros y logísticos de su competencia según el alcance del proyecto. 

Presentación curso navegación básica en SAP

2. Módulo BI

Presentación Módulo Business Intelligence

3. Facturación

Módulo transaccional generalidades del módulo SD y creación de pedidos 

Módulo transaccional personal interno

Módulo transaccional unidades académicas y administrativas

Módulo transaccional cajas auxiliares unidades académicas y administrativas

Curso transaccional –liberación de pedidos –ordenadores

Taller pedido nacional para la liberación

Taller módulo SD y facturación

Taller módulo SD - facturación

4. Inventarios

Capacitación almacenistas publicaciones

Capacitación almacenistas

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Sistema Único de Información de Trámites - SUIT
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