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¿Qué es Plan+? 

Plan+ es un sistema de información que promueve el desarrollo de la planeación universitaria en sus niveles de orientación, planeación y gestión estratégica de planes y proyectos institucionales, orientado a facilitar la toma de decisiones de orden estratégico, a partir de información útil. En éste concurren las Unidades Académicas y Administrativas para generar ideas, articularlas y convertirlas en realidades institucionales y de sociedad. Planview dispone de tres soluciones a implementar en la Universidad:  

Plan+ Enterprise One: permite la planificación estratégica de las estructuras de los planes y proyectos universitarios, en cuanto a esfuerzo, entregables y resultados financieros. 

Plan+ LeanKit: orientado a la implementación de principios, prácticas y metodologías de trabajo ágil en modelos adaptativos. 

Plan+ Projectplace: facilita la implementación de proyectos que aprovechan los modelos predictivos y adaptativos de manera colaborativa.  

¿De dónde surge la necesidad de implementar Plan+ en la Universidad? 

En la última década el proceso de Planeación de la Universidad de Antioquia ha soportado gran parte de la gestión estratégica en aplicativos y herramientas de ofimática, desarticulados entre sí y desconectados de los sistemas de información institucionales propios y contratados. Evidenciando así, oportunidades de mejora, aprendizajes y dificultades, manifestadas por diversos usuarios frente a la planeación como un proceso integral, la toma de decisiones oportunas con información suficiente y actualizada, la eficiencia y eficacia en la orientación de esfuerzos y recursos, entre otros asuntos. 

Ante esta situación, se llevó a cabo en el Plan de Acción PAI 2018-2021 el proyecto “Gestión de capacidades de planeación universitaria – Fase 1”, mediante el cual se identificaron las funcionalidades y los requerimientos del proceso de planeación frente a un sistema de información integral y se inició la exploración de soluciones destacadas en el mercado internacional, que además contaran con experiencias exitosas en el territorio nacional. A través del proyecto “Implementación y modernización de sistemas de información institucionales” en el marco del PAI 2021-2024, se definió que la solución del mercado que mejor responde ante los requerimientos del proceso de planeación de la Universidad es Plan+, por lo cual, inició su adaptación e implementación.  

¿Para qué se va a utilizar Plan+ en la Universidad? 

Plan+ será el sistema de información para la planeación universitaria que, de manera integral, permitirá acceder a información suficiente para la toma de decisiones estratégicas oportunas. Para ello, Planview gestionará el ciclo de vida (planificación, ejecución, seguimiento, cierre y evaluación) del Plan de Desarrollo Institucional -PDI-, el Plan de Acción Institucional -PAI-, los Planes de Acción de las Unidades Académicas -PAUA- y de los elementos que los constituyen, especialmente de los proyectos e indicadores de metas. Asimismo, soportará la gestión, articulada con sistemas de información propios de la Universidad y contratados con terceros, de otros planes y proyectos institucionales, tales como Planes de Fomento a la Calidad. 

¿Cuáles serán los principales beneficios de Plan+ para la Universidad? 

Se posibilitará la evolución del proceso de planeación universitaria hacia la gestión de planes y proyectos bajo diferentes metodologías y herramientas modernas. Al contar con un único sistema de información para la gestión estratégica del proceso de planeación, articulado de manera integral con otros sistemas de información institucionales, la Universidad de Antioquia fortalecerá su capacidad para orientar con mayor oportunidad, eficiencia y nivel de articulación interdependencia sus capacidades y esfuerzos para materializar lo establecido en los planes estratégicos y responder estratégicamente a las dinámicas del entorno.  

¿Cómo se piensa la implementación de Plan+ para la Universidad? 

Contamos con una serie de licencias “portfolio” y “requestor”, entendidas como aquellas con capacidad de edición de datos y de consulta, respectivamente. En forma paralela a las etapas finales del diseño de los componentes, la cual esperamos terminar al finalizar el mes de junio de 2022, se inicia con la configuración de estructuras e interfaces del sistema. Continuamos luego con una prueba piloto de implementación, donde invitamos varias unidades académicas y administrativas, quienes nos apoyan en la revisión del sistema y nos apoyan en la identificación de algunos ajustes. El sistema entrará en producción para toda la universidad a partir de los meses de septiembre y octubre del 2022. 

¿Quiénes están participando (y quiénes van a participar) de la implementación de Plan+? 

Desde la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional se conformó un equipo de trabajo para la gerencia del proyecto, conformado por integrantes de sus tres divisiones. El equipo de gerencia es acompañado por un equipo técnico de Exceltis, quien es el proveedor de Planview para Colombia. Para la ejecución del proyecto se integra todo el equipo de la División de Planes y Proyectos, la unidad de competencias en SAP de la Universidad, la Dirección de Comunicaciones, la División de Talento Humano, y otras dependencias académicas y administrativas vinculadas en etapas específicas.  

¿Cuál es la proyección para la implementación de Plan+ en 2022?  

El sistema iniciará su implementación con una prueba piloto que se realizará durante los meses de julio y agosto. Luego de los ajustes a que haya lugar, iniciará la operación en producción con las dependencias académicas y administrativas. En agosto y septiembre se iniciarán actividades de capacitación a pares de planeación y líderes de proyectos y dependencias.  

Como todo sistema de información, el proceso de capacitación y acompañamiento inicial será continuo y fortalecido con todos los integrantes de la División de Planes y Proyectos, quienes tendrán la tarea de estar disponibles para facilitar el uso de la herramienta y aprovechar sus potencialidades. 

¿Cómo un miembro de la comunidad universitaria puede conocer más del tema?  

Con el propósito de informar el avance en este proyecto, se publicarán en el portal universitario informes periódicos de los avances y resultados de la implementación del sistema. Asimismo, a través de los canales institucionales se convocarán públicos específicos para participar en etapas particulares del proyecto.  

Cualquier información adicional requerida sobre el proyecto puede ser solicitada al correo electrónico proyectosyplanes1@udea.edu.co