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En el proceso de Comunicaciones que se encuentra implementado en la plataforma de OnBase, hay secciones y campos específicos que te permiten buscar información de los empleados para facilitar el llenado de formularios.

Uno de estos campos es el "Correo electrónico", que inicialmente se carga con tu correo institucional y personal, por ejemplo: edwin.gaviria@udea.edu.co. Sin embargo, si utilizas un correo específico para tu trabajo, como jdocumental@udea.edu.co, aquí te explicamos los pasos que debes seguir para asegurarte de que, en lugar de tu correo institucional, se utilice automáticamente tu correo de trabajo cuando requieran enviarte una comunicación oficial:

Manual de selección de correo electrónico de contacto principal

1.    Solicitar la asociación del correo por proceso a través de un ticket en https://soluciones.udea.edu.co/, aportando la siguiente información:
        a)    Cuenta de correo por proceso
        b)    Identificación, Nombres y apellidos completos y el email personal de la persona que usa cuenta de correo por proceso
        c)    Identificación y Nombres y Apellidos completos del Jefe responsable de la persona que usa la cuenta

Los datos que debe seleccionar para hacer el ticket es la siguiente:

Campo Para: DIVISIÓN DE GESTIÓN INFORMÁTICA

Campo Servicio: SISTEMAS DE INFORMACIÓN -> CORRECCIÓN O AJUSTE DE DATOS

Campo Aplicación: ONBASE

Esto te llevará a un proceso de registro del correo por proceso para la persona indicada.

2.    Actualizar el correo de contacto principal en el formulario Actualización de datos personales: Una vez se informe que el correo ha sido registrado para la persona indicada, la persona debe entrar al formulario de “Actualización de datos personales” que está en el Portal Universitario y seleccionar el correo de contacto principal, esta es la ruta:

a)    Entrar al Portal Universitario: http://www.udea.edu.co
b)    Elegir en el menú superior la opción de “EMPLEADOS”

c)    Buscar el formulario en las siguientes opciones: 
Trámites y servicios en línea -> Actualización de datos personales
 

d)    Autenticarse con el usuario y contraseña del Portal si es necesario.

e)    Seleccionar en el campo “Correo de contacto Principal” el correo que desea sea cargado o utilizado en onBase.

Es importante que como empleados estemos al tanto de las actualizaciones que son necesarias para optimizar el uso de las herramientas y plataformas de las que dispone la Universidad.