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sábado, 27 de noviembre 2021
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¿Cómo avanza la transformación tecnológica y digital de la Gestión Documental en la UdeA?

22/01/2021

Entérate de los avances y los próximos hitos de esta iniciativa institucional que busca generar capacidades para la articulación y la gestión de la información de los procesos documentales.

Seguro has escuchado sobre la plataforma OnBase, la ventanilla virtual o tal vez participaste en alguna de las sesiones de ambientación que realizó el equipo de proyecto, hoy queremos contarte qué hemos logrado durante estos meses y cuales son los retos a corto plazo. 

El 20 de enero de 2021 inició la operación de la ventanilla virtual a través de la plataforma OnBase, este avance facilita la gestión administrativa de las comunicaciones que recibimos en la Universidad de Antioquia de las entidades públicas, organizaciones, proveedores, ciudadanía en general, y aquellas que, a título personal, entreguen los miembros de la comunidad universitaria con destino a las dependencias universitarias ubicadas en las diferentes sedes y seccionales. Ver: https://www.udea.edu.co/wps/portal/udea/web/inicio/ventanilla-virtual

A la fecha se ha logrado la radicación de más de 4200 comunicaciones y se encuentra habilitado para recibir comunicaciones digitales (actas,  apelaciones,  certificados,  circulares,  citaciones, contratos,  convenios, convocatorias,  cotizaciones, cuentas de cobro,  demandas,  derechos de petición,  embargos,  facturas,  fallos judiciales,  informes,  notificaciones, oficios, propuestas, prórrogas, publicidad y solicitudes de inscripción de proveedores) con sus anexos, también en formato digital, para la gestión en las diferentes dependencias.

En febrero de 2022, iniciaremos la ambientación y capacitaciones por áreas para la implementación del repositorio documental, el cual comprende los procesos de organización de archivos, cumpliendo con el ciclo vital de los documentos: la clasificación (identificación del documento, series, subserie y expediente correspondiente), ordenación (orden de los documentos según su fecha de producción o trámite) y descripción (indexación a través de los metadatos del expediente o tipo de documento), en el cual se deben respetar los principios de procedencia (dependencias)  y orden original (fechas cronológicas), teniendo como base fundamental las Tablas de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación Documental del año 2018, con los cuales cuenta la Universidad de Antioquia. 

¿Qué sigue?

En el primer semestre de 2022, luego de la articulación con el proceso de normativa, se espera iniciar la gestión de las PQRS a través de OnBase y continuar con la transformación ABS y los ajustes del proceso de comunicaciones internas y externas para la integración de firmas.

Conoce con mayor detalle los componentes y alcances del proyecto aquí

 
Universidad de Antioquia | Vigilada Mineducación | Acreditación institucional hasta el 2022 | NIT 890980040-8
Recepción de correspondencia: calle 70 No. 52 - 21 | Apartado Aéreo 1226 | Dirección: calle 67 No. 53 - 108 | Horario de atención
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