El Sistema de Gestión Documental Institucional es el pilar que sustenta esta iniciativa, con un conjunto de estrategias, lineamientos, programas y actividades diseñadas para gestionar el ciclo de vida de los documentos y la información, reconociendo su valor administrativo, legal, histórico e investigativo.

Una parte crucial de este sistema son las Transferencias Documentales Primarias; proceso de envío de documentos de archivo desde las oficinas de gestión o archivos de oficina al archivo central, todo ello de acuerdo con las Tablas de Retención Documental (TRD) vigentes. Estas tablas, actualizadas y aprobadas mediante Resolución Rectoral 45248 el 1 de febrero de 2019, establecen las pautas para la retención y disposición de documentos a lo largo de su ciclo de vida.

En el corazón de este proceso está la responsabilidad compartida de todos los servidores públicos de la Universidad de Antioquia. Cada uno de nosotros tiene la responsabilidad de conservar, organizar, utilizar y gestionar adecuadamente los documentos y archivos relacionados con el ejercicio de nuestras funciones. Esto no solo garantiza la legalidad y la transparencia, sino también facilitar el acceso eficiente a la información vital para la toma de decisiones.

Sobre las Transferencias Documentales

Juliana Gutiérrez Álvarez, secretaria de la Corporación Académica Ambiental, y Shanny Andrea Londoño, del Área de Servicios Generales y Administrativos de la Facultad Nacional de Salud Pública, comparten sus perspectivas sobre cómo esta iniciativa ha tenido un impacto positivo en su trabajo diario. Ambas funcionarias subrayan la importancia de llevar a cabo las Transferencias Documentales de manera organizada y puntual. 

De igual manera ponderan la posibilidad de realizar este proceso apoyadas en el uso de la plataforma OnBase, la cual permite optimizar factores como tiempo y espacio, pero a su vez agiliza el cargue de la información. Para Juliana Gutiérrez Álvarez, quien hace año y medio se desempeña en su cargo actual, este proceso ha sido esencial para mantener el control de los registros de la Corporación, permitiendo un acceso más rápido y confiable a la información. 

Shanny Andrea Londoño agrega que el apoyo del equipo de la División de Gestión Documental y los instructivos disponibles en el micrositio han sido de gran ayuda al momento de realizar el proceso de las transferencias, toda vez que, algunos procesos implican altos volúmenes de documentos por lo que es necesario corroborar las acciones que requiere una transferencia documental con el menor número de errores.   

En resumen, la Universidad de Antioquia está comprometida en garantizar que la gestión documental sea una parte integral de su quehacer contribuyendo con la gestión transparente, la conservación y preservación de su legado histórico. 
De esta manera, la Universidad de Antioquia establece un estándar ejemplar para otras instituciones que buscan optimizar sus procesos de gestión documental. Al hacerlo, asegura que la información que genera y recibe se conserve y utilice de manera efectiva, lo que fortalece su capacidad para cumplir con su misión institucional. 

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Escuche las recomendaciones que hacen Juliana Gutiérrez Álvarez y Shanny Andrea Londoño, a propósito de las transferencias documentales.

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