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Fotografía Dirección de Comunicaciones

Para Permanencia Universitaria de la Vicerrectoría de Docencia, los datos son un insumo valioso a la hora de la toma de decisiones que permitan trabajar en pro de la prevención de la deserción académica y demás fenómenos asociados. Justamente, hoy trabajan en la consolidación de un piloto de sistema de alertas tempranas para lograr dicho fin.

Según el profesor Sergio Alberto Martínez Pérez, integrante del equipo de trabajo de Seguimiento Académico de Permanencia, el propósito que orienta este sistema es la detección de “variables trazadoras de la deserción, el abandono, la repitencia, la cancelación, el rezago, la exclusión y discriminación en múltiples dimensiones”, a la luz de las trayectorias de la vida universitaria tales como acceso, ingreso, permanencia temprana, permanencia y egreso. 

En este artículo les contamos cómo surgió este piloto, su desarrollo y los retos que supone su futura implementación en la Universidad de Antioquia. 

Datos para la permanencia universitaria 

Según el artículo Estado del arte de los sistemas de alerta temprana en Colombia, de los investigadores Efraín Domínguez Calle y Sergio Lozano Báez, los sistemas de alertas tempranas “son el conjunto de herramientas, dispositivos de control, capacidades de gestión e instrumentos tecnológicos que las instituciones claves identifican para difundir la información de manera oportuna a las comunidades expuestas a un riesgo”, todo esto con el fin de tomar decisiones para prevenirlo o mitigarlo.

En este caso, el piloto del sistema de alertas tempranas creado por Permanencia Universitaria, con el apoyo de la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales y de la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional, busca ofrecer información útil y oportuna a los tomadores de decisiones de la Alma Mater para prevenir la repitencia académica. 

La historia de este piloto surge en el año 2022. Mariana Ramírez Zuleta, integrante del equipo de Permanencia Universitaria y del asunto de trabajo de Seguimiento Académico, cuenta que ese año, en el marco del proyecto Diálogos para la Permanencia, se empieza a abordar la problemática de la repitencia académica con la visita a dos unidades académicas que, históricamente, tienen una presencia significativa de dicho fenómeno:  las facultades de Ingeniería y Ciencias Exactas y Naturales. 

Estas conversaciones fueron motivadas entendiendo que, como lo menciona el profesor Sergio Martínez, los fenómenos de repitencia y deserción “no son un asunto que implica solo al estudiante, sino que también involucran otros aspectos estructurales como los cursos, la dimensión del programa académico y la unidad o el campus, pues cada uno tiene sus particularidades y matices”. 

Así, el diálogo con Ciencias Exactas y Naturales los llevó a reconocer en ellos la misma inquietud por entender cuándo un estudiante está en riesgo de perder una materia para brindar acompañamiento antes de que esto ocurra. En ese sentido, la Facultad ya venía analizando los datos contenidos en sistemas de información como MARES, tarea que lideraba el profesor César Augusto Pérez Zapata, docente ocasional de tiempo completo del programa de Química y, por ese entonces, coordinador de ese pregrado.

El docente César Pérez Zapata relata que empezó a reunirse con las profesoras Mariana Ramírez Zuleta y Andrea Martínez Montoya de Permanencia para conversar y explicarles cómo encontrar la información en el sistema MARES de Admisiones y Registro. “Una cosa es tener los datos y otra saber qué significan, porque en MARES se encuentran notas, cédulas, códigos de cursos, entre otra información, que además varía entre facultades. Entonces yo les mostraba cómo extraer e interpretar los datos, lo que derivó en el piloto de un tablero de información que brinda datos de un programa, un curso o un estudiante en tiempo real para que, al mostrárselos a los decanos, vicedecanos o comités de currículo ellos puedan tomar decisiones en tiempo real”, puntualiza el profesor César. 

¿Pero cómo funciona este piloto? La ingeniera Andrea Martínez Montoya, integrante de Seguimiento Académico de Permanencia, explica que se trata de tableros de visualización que permiten monitorear variables relacionadas con la deserción, como cancelación y repitencia de una materia o promedio académico, y estos datos se correlacionan con los trayectos académicos: acceso, ingreso, permanencia temprana, permanencia y egreso.

Para explicar mejor el sistema, Andrea Martínez Montoya señala que “hay variables transversales a todos los trayectos, por ejemplo, si el estudiante, además de cumplir con sus actividades académicas, trabaja. Pero hay otras variables que se enfocan en un trayecto específico, por ejemplo, si el alumno egresó de un colegio oficial o no, esa variable tiene mayor relevancia para los trayectos de acceso, ingreso y permanencia temprana”. La proyección del sistema de alertas es realizar un modelo predictivo que permita identificar el riesgo de un estudiante a repetir una materia gracias a esas variables, de manera que todas las unidades académicas de la Universidad puedan activar rutas de atención oportunamente.  

Alianzas que fortalecen el sistema 

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Además del apoyo de la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales, en el piloto también participa Data UdeA, adscrita a la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional. Esta unidad se vinculó en el 2023 gracias a una acción de mejora planteada con Permanencia Universitaria. 

Al respecto, Sol Mery Álvarez Argáez, analista de la División de Planes y Proyectos de la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional, señala que Data UdeA se vinculó al proyecto por dos motivos: primero, porque esta dependencia ya cuenta con una experiencia en procesos de calidad de datos y con la infraestructura tecnológica para procesarlos, evitando así la “duplicación de esfuerzos económicos”. 

Y la segunda razón es que, si bien Planeación puede arrojar datos, “no tiene la posibilidad de hacer intervenciones”, por lo que vincularse con otras unidades y dependencias, que conocen sus propias necesidades, puede llevar a la toma de decisiones concretas y en contexto. 

En ese sentido, la profesora Sol Mery y el equipo de Permanencia señalan que, actualmente, se busca fortalecer la alianza con la Dirección de Bienestar Universitario, pues esta dependencia posee datos que pueden ampliar las perspectivas respecto a fenómenos como la repitencia académica y la deserción. Sin embargo, señalan que dichos datos son sensibles y que evaluarán quiénes accederán a ellos, para proteger la privacidad del estudiantado. 

Hacia una cultura del dato

Para la profesora Sol Mery Álvarez, este tipo de iniciativas favorecen la construcción de una “cultura del dato” en la UdeA. “Constantemente usamos datos, pero no somos tan buenos comparándolos o analizándolos en el contexto, lo que hace que a veces desconfiemos de ellos”, puntualiza. 

Igualmente, la profesora resalta que “la cultura del dato es asunto permanente” y que cada vez toma más relevancia en la Universidad pues “tenemos que empezar a monitorear los datos para que las decisiones que tomemos estén informadas”. Además, señala que, al masificar el sistema de alertas para toda la Universidad, se podrían “hacer modificaciones en tiempo real o con mayor rapidez”. 

Al respecto, Sol Mery Álvarez resalta que esto plantea un reto para el sistema de alertas y es que la comunidad académica crea en los datos que arroja y que los usen de manera eficiente para sus decisiones administrativas. 

Sobre los retos, el docente César Augusto Pérez Zapata, destaca dos en particular: “estructurar muy bien la protección de los datos sensibles que reposen en el sistema de alertas tempranas y trabajar en la aceptación de esta herramienta por parte de la comunidad académica”. 

Al hablar de aprendizajes o lecciones aprendidas, el equipo concuerda que los datos permiten “desmitificar ideas” que están preconcebidas en la mente de las personas, como el tipo de materias que más se pierden en la UdeA, logrando así que se amplíen las acciones correspondientes a la promoción de la permanencia. 

Para cerrar, Mariana Ramírez Zuleta dice que una de las lecciones más importantes es que la socialización de los datos con las unidades académicas debe ser muy “palabreada”. Por este motivo, el equipo de Permanencia Universitaria proyecta “acompañar siempre la entrega del sistema para que quede instalada en cada unidad académica y campus como una herramienta que de verdad es funcional para su toma de decisiones”.  

Por: Lina Castañeda Tabares 
Periodista del Proyecto Observatorio de Educación Superior  de la UdeA