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Su nombre es Encuestas UdeA. Si bien este sistema aún se encuentra en refinamiento para su puesta en operación plena, desde ya las unidades administrativas del nivel central pueden solicitar su uso a través del procedimiento dispuesto para ello. Esto les permitirá acceder a un sistema de encuestas confiable, amigable y cumpliendo todos los protocolos de seguridad de la información.

Para una segunda fase se prevé que las unidades académicas puedan hacer uso de esta herramienta para sus procesos, programas y proyectos de carácter institucional.

¿Qué tipo de preguntas incluye Encuestas UdeA?

Este sistema permite la realización de diferentes tipos de preguntas. A continuación te mostramos las tipologías de preguntas y respuestas que se pueden establecer en esta herramienta:

• Respuesta de texto corto: el encuestado podrá ingresar un texto de hasta 200 caracteres.
• Respuesta de texto largo: el encuestado podrá ingresar un texto de hasta 2000 caracteres.
• Respuesta de dirección: el encuestado podrá ingresar una dirección rural o urbana en el formato colombiano.
• Respuesta con dirección de correo electrónico: El encuestado podrá ingresar un Email.
• Respuesta de fecha: El encuestado podrá ingresar una fecha en campos predefinidos (DD/MM/AAAA).
• Respuesta de texto largo numérico: El encuestado podrá ingresar un número largo.
• Respuesta de ubicación: El encuestado podrá seleccionar una combinación de país, departamento y municipio a través de unos campos predeterminados.
• Respuesta de universidad: El encuestado podrá seleccionar una universidad de carácter nacional, de acuerdo a un listado predefinido.
• Respuestas con opciones cerradas: El encuestado podrá seleccionar de un conjunto de opciones. Esta pregunta cuenta con la posibilidad de permitir seleccionar sólo una opción o varias, y también de activar la opción Otro.
• Respuestas mixtas: El encuestado podrá seleccionar varias opciones entre un conjunto de opciones, y para cada una de estas deberá ingresar un número, un texto o elegir entre una lista. La configuración es la misma para las opciones de respuesta.

Dependencias entre preguntas

El sistema cuenta con dependencia entre preguntas, es decir, es posible que, si el encuestado responde a una pregunta con una opción determinada, deba diligenciar otra u otras preguntas, en caso contrario, se ocultan y no debe responderlas.

Ventajas de usar este sistema

• Si se aplica para público interno, el encuestado ingresará con su usuario y contraseña de portal, lo que permitirá que automáticamente quede registro de su número de documento de identidad y se pueda relacionar este con la información que reposa en los  sistemas institucionales tales como: nombre completo, lugar de residencia, estrato socioeconómico, correo personal e institucional, género, teléfono o celular de contacto, etc.
• Los datos estarán almacenados de forma segura en la base de datos de la aplicación, por consiguiente, sólo la persona que solicitó la encuesta tendrá acceso a las respuestas y a la información asociada del encuestado que existe en nuestros sistemas de información.
• El sistema controla que sólo se responda una vez por usuario (esto aplica sólo para las encuestas dirigidas a público interno).
• El sistema está en constante evolución para permitir nuevos tipos de preguntas y así facilitar tanto el diligenciamiento, las posibilidades de obtener información importante y de aplicación en otros ámbitos.
• El sistema cuenta con una sección administrativa, donde la persona responsable de la encuesta podrá descargar las respuestas, ver los gráficos de las respuestas (aplica para las preguntas cerradas) y descargar la información asociada de los encuestados (si aplica).
• Si la encuesta es para público interno, se podrá segmentar el diligenciamiento de acuerdo a los datos existentes en nuestros sistemas de información. Por ejemplo, una encuesta se podría publicar para que sólo sea respondida por las estudiantes del programa de Medicina que están en el primer semestre y que viven en Medellín.

Accede a un Demo de Encuestas UdeA:
https://link.udea.edu.co/demoEncuesta

Procedimiento para solicitar el uso de Encuestas UdeA

Temporalmente, mientras se termina de poner a punto Encuestas UdeA, se deberán seguir estos pasos:

• Revisar el Demo para verificar que el sistema cumple con las necesidades del proceso o proyecto
• Descargar y revisar el formato de diligenciamiento de encuesta https://link.udea.edu.co/formatoEncuesta
• Si hay dudas con el diligenciamiento del formato, escribir al correo andres.lopez@udea.edu.co
• Diligenciar el formato de encuesta
• Crear un ticket de soporte en https://soluciones.udea.edu.co, para: Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional >> División de Gestión Informática. Servicio: Sistemas de información >> Nuevas funcionalidades. En esta solicitud deberás adjuntar el formato de diligenciamiento de encuesta.