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Consulta los documentos y prepárate para recibir la asesoría específica dirigida a tu dependencia
Consulta los documentos y prepárate para recibir la asesoría específica dirigida a tu dependencia
actualizado 16 abr. 2015Con la activación del proceso de comunicaciones digitales en OnBase, las unidades académicas y administrativas avanzan en la apropiación de esta herramienta de gestión de contenido que permite automatizar procesos y administrar la información de forma segura, con trazabilidad y firma electrónica. Lee aquí los detalles.
Luego de las ambientaciones realizadas con secretarias y auxiliares administrativos, y acogiendo las sugerencias entregadas en estos espacios, complementaremos la activación de comunicaciones digitales en OnBase, con asesorías específicas a las dependencias, en las cuales, a través de ejercicios prácticos, participarán todos los involucrados en la elaboración, revisión, aprobación, firma e indexación de comunicaciones. Para ello te recomendamos que identifiques desde ya, los roles para la gestión de comunicaciones digitales:
Elaborador: Usuario que elabora el documento, asigna los firmantes y envía a aprobación o revisión.
Revisor: Usuario al que le asigna el documento para revisar, y sobre el cual, puede realizar modificaciones o ajustes. Puede modificar la lista de firmantes o aprobadores.
Aprobador: Usuario asignado en la hoja de firmantes para dar visto bueno al documento.
Firmante: Usuario asignado en la hoja de firmantes para firmar el documento.
Solicita tu asesoría diligenciando los datos de tu unidad académica o administrativa en este archivo. Recibirás un correo de confirmación con la solicitud de los datos básicos de las personas que participarán de este ejercicio práctico (nombre, cédula, correo electrónico y tipo de vinculación).
Recuerda que es fundamental que dispongas de un espacio mínimo de dos horas, con el fin de contar con tiempo suficiente para realizar el paso a paso y solucionar dudas e inquietudes.
Prepárate y explora los documentos que orientan cada una de las acciones del flujo del proceso de comunicaciones digitales oficiales a través de OnBase:
Envío de comunicación digital interna
Instructivo para el diligenciamiento del formulario de envío de comunicaciones
Instructivo para la elaboración, firma y envío de comunicaciones
Instructivo para la recepción de comunicaciones digitales internas
Procedimiento para la elaboración, firma y envío de comunicaciones
Procedimiento para la recepción de comunicaciones digitales internas