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La incorporación de este nuevo aplicativo, contratado con la empresa Almera Information Management, permitirá una mayor trazabilidad y una mejor interacción con las unidades académicas y administrativas en lo relacionado con la gestión  tanto del proceso de Gestión Integral de Riesgos (liderado por la División de Arquitectura de Procesos) como del Proceso Auditor (liderado por la Oficina de Auditoría Institucional).

La implementación del módulo de Gestión de Riesgos, dentro del SIGIP, posibilita que todo el proceso de análisis, identificación, evaluación y tratamiento de los riesgos institucionales, en sus diferentes tipologías, se pueda realizar en línea, garantizando así un acceso más rápido y un análisis más eficiente de la información, la cual se configura en insumo fundamental para la toma de decisiones desde los procesos y las instancias directivas de la Universidad. Esto mejorará la gestión de riesgos en las diferentes unidades y procesos, pues los líderes, con el apoyo de los gestores de riesgos y la participación de los equipos de trabajo, deben realizar una labor permanente de análisis y actualización de la información relacionada con los riesgos de los procesos a su cargo. 

De igual forma, la implementación del módulo de Auditoría, como parte del SIGIP, permite la  sistematización del proceso auditor desde su etapa de planeación, pasando por la apertura, desarrollo y socialización de las auditorías realizadas, así como el envío de informes y el seguimiento a los planes de acción definidos por los auditados sobre las oportunidades de mejora encontradas. Representa una mejor interacción con las dependencias en términos de tiempo, reporte de información, calidad del dato y conectividad.

En los últimos meses, tanto la División de Arquitectura como la Oficina de Auditoría Institucional han realizado una serie de reuniones y talleres con el fin de dar a conocer el SIGIP y capacitar a los funcionarios administrativos en su uso y consulta.
Los funcionarios administrativos pueden acceder al SIGIP a través de Aplicaciones UdeA, y según el perfil asignado en cada módulo, podrán editar información, reportar avances en planes de acción o tratamiento, reportar materialización de riesgos y visualizar información relacionada con ambos procesos.

Esta innovación tecnológica aporta al fortalecimiento del Sistema de Control Interno a nivel institucional, y da respuesta a temas propuestos en el Plan de Desarrollo Institucional 2017-2027, como lo es el fortalecimiento de capacidades para la anticipación y orientación estratégicas en las dinámicas internas y del entorno, asunto que se señala en el Tema Estratégico 4, el cual además, puntualiza la necesidad de un desarrollo de capacidades para la gestión de riesgos, implementadas e integradas al direccionamiento estratégico.

Para la Directora de Auditoría Institucional, Luz Maryory Gómez Posada “esta herramienta llega en un momento clave para el proceso Auditor de la UdeA, pues se viene implementando todo un cambio metodológico, que además de la incorporación de tecnología, le apunta al fortalecimiento de capacidades internas para la gestión de este proceso en la Institución. Con todo esto, la Oficina de Auditoría Institucional cambia su foco con una actuación más orientada hacia la prevención, el acompañamiento y los cambios culturales encaminados a hacer de la Universidad de Antioquia, una institución de excelencia en sus procesos misionales y de apoyo, focalizada en el mejoramiento continuo”.

Para el Jefe de la División de Arquitectura de Procesos, John Jairo Tirado Quintero “esta herramienta tecnológica que hace parte de la estrategia de automatización y digitalización de procesos de la Universidad, contiene el esquema de un sistema de información que es útil para fortalecer los objetivos de mejora continua a los que apunta la gestión de riesgos, y está parametrizado de acuerdo con las metodologías definidas por la Institución”. Destaca además que, “este sistema de información nos permitirá hacer seguimiento ágil, oportuno y seguro a todo el proceso de gestión de riesgos, incluyendo la identificación, evaluación y seguimiento de los riesgos por proceso y su visualización a nivel institucional. Lo que representa un cambio significativo en la forma en que se venía desarrollando este proceso durante los últimos años”.

Conoce más sobre los procesos de Gestión de Riesgos y Auditoría Institucional:

www.udea.edu.co/gestionriesgos

http://www.udea.edu.co/wps/portal/udea/web/inicio/institucional/unidades-administrativas/oficina-auditoria-institucional

La Transformación Digital en la UdeA es una realidad. A través de proyectos, iniciativas y estrategias, hemos avanzado en la suma de esfuerzos y voluntades que nos han permitido ofrecer servicios digitales a nuestros estamentos, favoreciendo la relación de la institución, no solo con sus públicos internos, sino también con la sociedad en general. Conoce más sobre la Transformación Digital de la UdeA en www.udea.edu.co/transformaciondigital.