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Tenga en cuenta: Cronograma para el cierre financiero 2022

Con el fin de garantizar un adecuado cierre financiero de la vigencia 2022, el cual incluye un riguroso proceso de afectación, revisión y conciliación de las cifras que culmina en la elaboración de los estados financieros e informes de ejecución presupuestal que se deben rendir a los diferentes organismos de inspección, vigilancia y control, se informan los siguientes lineamientos y fechas límite para los respectivos trámites ante la División de Gestión Financiera y la División de Servicios Logísticos, las cuales son de obligatorio cumplimiento para todas las unidades académicas y administrativas.

Las deficiencias, inconsistencias y reprocesos que afecten la calidad y razonabilidad de la información financiera serán responsabilidad de quienes la hayan originado y responderán ante los entes de control con las implicaciones que ello conlleve. En consecuencia, las unidades académicas y administrativas deben garantizar, si hay lugar a ello, la disponibilidad en el periodo de vacaciones colectivas de la persona encargada de los trámites financieros según sus necesidades.

Gestión Presupuestal

El 13 y el 15 de diciembre de 2022 se habilitará la plataforma SAP desde las 10:00 am hasta las 11:00 am para registrar los contratos que inicien entre el 1 y el 20 de enero de 2023. Para tal fin, los responsables se deben comunicar con el asesor correspondiente del Proceso de Gestión Presupuestal.
Los CDP que no alcancen a convertirse en CRP, serán cancelados automáticamente por el sistema el 31 de diciembre de 2022. En este caso, las dependencias deberán iniciar nuevamente su trámite en el 2023.
Los saldos de reservas presupuestales susceptibles de ser liberadas (que hayan sido ejecutados y pagados), deben ser enviadas a cancelar al Proceso de Gestión Presupuestal mediante oficio, de tal manera que se dé cumplimiento a las disposiciones contractuales y financieras.
Para cancelar los pedidos, las dependencias deben tramitar la “factura final” en el pedido de SAP, cuando todas las facturas estén pagadas.
Las actividades académicas o administrativas que requieran viáticos, avances, pedidos, contratos, etc., cuya ejecución sea en los primeros días de la vigencia 2023, deben ser solicitados en dicha vigencia, una vez se inicien labores en la Universidad y el presupuesto se encuentre habilitado para iniciar su ejecución.

Las unidades académicas y administrativas deben cumplir las siguientes fechas límites para las actividades presupuestales:

Actividad	Fecha límite
Solicitud de avances, anticipos, viáticos, pasajes, recursos económicos, para empleados temporales y docentes ocasionales	8 de noviembre de 2022
Solicitud de avances, anticipos, viáticos, pasajes y recursos económicos, para servidores diferentes a empleados temporales y docentes ocasionales	25 de noviembre de 2022
Recepción de Transferencias Interuniversitarias	16 de diciembre de 2022
Solicitudes de CDP vigencia actual	7 de diciembre de 2022
Solicitudes de CDP con vigencia futura	29 de diciembre de 2022
Solicitudes de CRP	7 de diciembre de 2022
Recepción de oficios para constitución de reservas presupuestales	16 de diciembre de 2022
Recepción de oficios para la liberación de saldos de pedidos y compromisos	16 de diciembre de 2022

Adquisición de bienes y servicios (Nacionales e Internacionales)

Para los pedidos elaborados después del 30 de noviembre, los proveedores podrán entregar su producto o servicio en el 2022 y la factura deberá tener fecha de elaboración en enero de 2023.
La cuenta EM/RF debe quedar en ceros al cierre de 2022, es decir, no deben quedar transacciones MIGOs realizadas sin su respectiva MIRO. De esta manera, la unidad académica o administrativa deberá anular aquellas transacciones MIGO en las cuales no hayan tramitado la factura ante el proceso de Gestión Contable (Egresos).
Se reciben trámites internacionales (Pedidos y paquetes postales) hasta el 15 de noviembre, no obstante, la gestión del trámite dependerá de los tiempos de los demás procesos (presupuesto, tesorería, proyectos), y la entrega al usuario final dependerá del tiempo de despacho del proveedor.

Las unidades académicas y administrativas deben cumplir las siguientes fechas límites para la compra de bienes y servicios:

Actividad	Fecha límite
Contabilización y cierre de pedidos y liquidación de contratos; incluye la entrega de facturas con fecha de 2022 y los documentos soporte para el respectivo reconocimiento de las cuentas por pagar.	30 de noviembre de 2022
Recepción de facturas para la entrada de mercancía (nacionales)	30 de noviembre de 2022
Solicitudes de trámites de compras internacionales - pedidos y paquetes postales	15 de noviembre de 2022
Solicitudes de trámites de compras internacionales – servicios	02 de diciembre de 2022
Recepción de Solped para elaboración de pedidos nacionales. (elaboradas y ordenadas).	16 de diciembre de 2022

Gestión de legalizaciones y registro de cuentas por pagar

Las obligaciones contraídas en la vigencia 2022 deben ser tramitadas dentro de la misma vigencia. De igual forma, es responsabilidad de cada una de las dependencias, tramitar en el proceso de Gestión de Legalizaciones y Cuentas por Pagar, de manera correcta y oportuna las facturas con fecha de 2022 y los respectivos documentos soporte de pago, de tal manera que no se presenten devoluciones extemporáneas que afecten los pagos a los diferentes proveedores.
La Universidad como institución pública, está en la obligación de contabilizar las facturas o documentos equivalentes en la fecha y en el periodo de expedición de las mismas, so pena de incurrir en “faltas gravísimas” del Código Único Disciplinario. En este sentido se reitera que es responsabilidad de cada unidad académica o administrativa gestionar oportunamente las facturas y las legalizaciones ante la División de Gestión Financiera, así como asumir las consecuencias pecuniarias que se deriven del incumplimiento de esta obligación.
Para efectos de la liquidación y pago de las prestaciones sociales del personal temporal, es indispensable estar a paz y salvo con todas las legalizaciones de avances, viáticos y fondos fijos reembolsables.

Las unidades académicas y administrativas deben cumplir las siguientes fechas límites para las legalizaciones y registro de cuentas por pagar:

Actividad		Fecha límite
Legalización de avances y viáticos a Empleados Temporales y Docentes Ocasionales	30 de noviembre de 2022
Legalización de avances y viáticos a personal diferente de Empleados Temporales y Docentes Ocasionales	15 de diciembre de 2022
Legalización de gastos por servicios a contratistas	15 de diciembre de 2022
Legalización de fondos fijos reembolsables, cajas menores y anticipos a terceros	15 de diciembre de 2022
Legalización de fondos rotatorios de la Corporación Interuniversitaria de Servicios - CIS y la Fundación UdeA	15 de diciembre de 2022
Recepción de facturas y documentos soporte correspondientes a proveedores de bienes y servicios; se incluyen los trámites que fueron devueltos para su corrección	15 de diciembre de 2022
Recepción de Resoluciones de Ordenadores del Gasto para pago	15 de diciembre de 2022
Solicitud de devoluciones de matrícula de pregrado y posgrado al proceso de Gestión de Facturación y Cartera	18 de noviembre de 2022

Tesorería

Las legalizaciones de los recaudos de la vigencia 2022 deben hacerse conforme a las fechas establecidas en la Circular N° 02 del 02 de marzo de 2020 de la Vicerrectoría Administrativa, la cual especifica: “Todas las partidas de ingresos pendientes por identificar en las cuentas bancarias de la Universidad de Antioquia deberán ser debidamente legalizadas como máximo a los 2 meses siguientes del corte del trimestre que se reporta. Los ingresos no legalizados en este término serán destinados al funcionamiento de la Universidad”.
Los recaudos realizados el 30 de diciembre de 2022 se abonan en las cuentas de la universidad el día hábil siguiente, es decir, queda reflejado en el 2023, dado que este es un “día no bancario”. Por tanto, las consignaciones que se requieran ver reflejadas en el 2022, se deberán recibir a más tardar el 29 de diciembre de 2022.

Las unidades académicas y administrativas deben cumplir las siguientes fechas límites para las gestiones ante la Tesorería:

Legalización de consignaciones en las cuentas bancarias de la Universidad del último trimestre de 2022: 22 de diciembre de 2022
Pagos a proveedores: 29 de diciembre de 2022
Reintegro de fondos fijos reembolsables 16 de diciembre de 2022

Facturación de bienes y servicios

En el caso de la elaboración de facturas por parte de la Universidad a entidades públicas o privadas, el calendario dependerá de las fechas de recepción de facturas de dichas entidades.
Para garantizar la atención de los pagos de los compromisos de los proyectos, es necesario que exista un adecuado flujo de caja, para el cual es fundamental evitar la cartera invisible (la ejecución del proyecto supera la facturación) y el descalce financiero (los gastos del proyecto superan sus recaudos).

Las unidades académicas y administrativas deben cumplir las siguientes fechas límites para la facturación de bienes y servicios:

Actividad	Fecha límite
Solicitud para la habilitación de cuotas de “contratos plan” para facturas de venta y cuentas de cobro	16 de diciembre de 2022
Causación y registro de facturas de venta y cuentas de cobro de servicios públicos y arrendamientos	5 de diciembre de 2022
Solicitudes de notas crédito y notas débito	16 de diciembre de 2022
Solicitudes de registro de contratos. Excepto los celebrados con el Municipio de Medellín y el Departamento de Antioquia	16 de diciembre de 2022

Gestión de bienes institucionales y gestión financiera de activos

Las unidades académicas y administrativas deben cumplir las siguientes fechas límites para la gestión de activos:

Actividad	Fecha límite
Envío de vales de traslados de activos a la División de Servicios Logísticos	2 de diciembre de 2022
Actualización y envío del Informe de los inventarios de los subalmacenes a la División de Servicios Logísticos	16 de diciembre de 2022
Solicitudes de bajas de activos a la División de Servicios Logísticos	16 de diciembre de 2022
Envío del informe de inventarios de las haciendas a 30 de noviembre de 2022, a la División de Gestión Financiera	29 de diciembre de 2022
Envío del Informe de novedades de Semovientes de los Centros de prácticas y desarrollo agrario, Estación Piscícola, Biblioteca y Unidad de transferencia de conocimiento, al proceso de activos fijos de la División de Gestión Financiera	9 de diciembre de 2022
Envío de las facturas de activos que se ingresaron con imputación K (gasto) o P (proyecto) al proceso de Activos Fijos de la División de Gestión Financiera	9 de diciembre de 2022

Gestión Contable

Los responsables de la generación de información financiera y remisión de informes al proceso de Gestión Contable deben cumplir las siguientes fechas límite:

Actividad	Responsable	Fecha límite
Informe a 31 de diciembre de 2022.de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos relacionadas con la participación de la Universidad en Uniones Temporales, así como la información tributaria asociada.	Unidades académicas y administrativas con participación en Uniones Temporales	10 de enero de 2022
Informe a 31 de diciembre de 2022 de los proyectos relacionados con recursos de regalías, el cual describa proyecto por proyecto, el valor total financiado, las ejecuciones y el saldo pendiente por ejecutar. Esto debe concordar con lo reportado en el SPGR.	Unidades académicas y Administrativas con proyectos de Regalías	30 de diciembre de 2022
Recepción de solicitudes de cierre de ordenes internas y elementos PEP.	Unidades académicas y administrativas	16 de diciembre de 2022
Informe de actualización de cálculos actuariales con corte a 31 de diciembre de 2022 de: Pasivo Pensional UdeA; Pasivo Pensional Fondo Patrimonial – FAU; Pasivo Pensional Docentes de Bachillerato y Exoficiales	Talento Humano – Proceso de Seguridad Social (Pensiones)	16 de enero de 2023
Extractos de los Bonos de Valor Constante – BVC; Nación y Departamento de Antioquia.	Encargo Fiduciario - Talento Humano – Proceso de Seguridad Social (Pensiones)	10 de enero de 2023
Informe anual del pasivo pensional (conciliado entre el área de contabilidad y las áreas de presupuesto, tesorería y pensiones) e Informe de conciliación del Encargo Fiduciario.	Talento Humano – Proceso de Seguridad Social (Pensiones)	16 de enero de 2023
Carga de todas las interfaces de nómina e informe de retención en la fuente.	Talento Humano – Proceso de Gestión de la retribución (Nómina)	6 de enero de 2023
Carga de la interfaz de autoliquidación de aportes a la seguridad social del mes de diciembre, y envío de planillas para el pago.	Talento Humano - Proceso de Seguridad Social	5 de enero de 2023
Carga de la interfaz de cesantías retroactivas e informe de la consolidación de las prestaciones sociales a 31 de diciembre del 2022 (por centro).	Talento Humano -Proceso de Gestión de la retribución (Nómina)	11 de enero de 2023
Informes a 31 de diciembre de 2022, con los datos de: Beneficios a Empleados a Corto y a Largo Plazo (Bonificaciones Docentes y Administrativos, Quinquenios y Trienos) y Beneficios Posempleo (Subrrogación Pensional).	Talento Humano -Proceso de Gestión de la retribución (Nómina)	6 de enero de 2023
Informe de actualización de las Comisiones de Estudio.	Vicerrectoría de Docencia	14 de diciembre de 2022
Informe anual de procesos judiciales, incluyendo notas explicativas.	Asesoría Jurídica	14 de diciembre de 2022
Legalización de servicios públicos del mes de diciembre de 2022 (programados con débito automático con Tarjeta de Crédito).	División de Infraestructura Física y División de Gestión Informática	6 de enero de 2023
Oficios de ajuste del Fondo de Bienestar Universitario - FBU, Fondo Rotatorio de Vivienda - FRV y Fondo de Calamidad Doméstica – FCD con corte a 31 de diciembre de 2022.	FBU	12 de enero de 2023
Actualización del deterioro, reclasificación y baja en cuentas de los préstamos por cobrar con corte a 31 de diciembre de 2022. Registro del costo amortizado y los beneficios a los empleados. Desembolsos por préstamos a empleados durante los meses de enero a diciembre de 2022.	FBU	12 de enero de 2023
Discriminación de los préstamos a corto y largo plazo de los 3 fondos.	FBU	12 de enero de 2023
Soportes para contabilidad de la administración del Programa DOMO y legalización de activos, con corte 31 de diciembre de 2022.	Dirección de Bienestar Universitario	29 de diciembre de 2022

Contacto

En caso de presentar inquietudes sobre los lineamientos y fechas límite definidas aquí se deberá contactar al líder de proceso, según corresponda.

Proceso	Líder	Correo electrónico
Gestión Presupuestal	Jhon Enrique Quiceno Querubín	enrique.quiceno@udea.edu.co
Gestión de Legalizaciones y Cuentas por Pagar	Carlos Andrés Espinal	carlos.espinal@udea.edu.co
Tesorería	Beatriz Posada Hincapié	beatriz.posada@udea.edu.co
Gestión de Facturación y Cartera	Francy Tatiana Castaño Quintero	cfacturacionycartera@udea.edu.co
Contabilidad	Gloria Omaira Bedoya Cardona	gloria.bedoya@udea.edu.co
Costos	Juan Sebastián Ocampo Puerta	controlgestion@udea.edu.co
Gestión Financiera de Activos Fijos	Eliana Cristina Muñoz Ramírez	ecristina.munoz@udea.edu.co
Bienes Institucionales	Nubia Posada Hincapié	nubia.posada@udea.edu.co
Compras nacionales e internacionales	Mariella Herrán Silva	mariella.herran@udea.edu.co

Contamos con su colaboración y compromiso para culminar de manera satisfactoria el cierre de 2022 y la apertura de 2023.

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