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Legalizar correctamente los activos adquiridos por convenios, proyectos o contratos interadministrativos es esencial para garantizar la transparencia y el control de bienes en la UdeA. Este proceso fortalece la gestión financiera institucional y asegura el uso responsable de los recursos. Consulta el instructivo, conoce los criterios contables y documentos requeridos para hacer el registro paso a paso.

Este procedimiento aplica a todas las unidades académicas y administrativas que reciben bienes tangibles, intangibles o mejoras a través de alianzas, proyectos, convenios u otras figuras contractuales. No aplica para adquisiciones mediante compras directas (módulo MM de SAP) ni para donaciones, dado que cuentan con una guía específica.

Los bienes deben cumplir con condiciones específicas para ser reconocidos como activos institucionales, conforme al Manual de Políticas Contables adoptado mediante la Resolución Rectoral 52255 de 2025. Este análisis incluye criterios como la naturaleza del bien, su valor, utilidad, permanencia y el control efectivo por parte de la Universidad. Según estas condiciones, los bienes pueden clasificarse como propiedad, planta y equipo o como activos controlados administrativamente, garantizando así una representación contable fiel y alineada con el Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

La legalización también requiere el envío de documentación soporte, como contrato, convenio, facturas, actas de entrega y el formato institucional de registro, entre otros, los cuales deben remitirse al Proceso de Gestión Contable – Activos Fijos de la División Financiera. La correcta legalización permite reflejar de manera fiel la realidad financiera de la Universidad, facilita la rendición de cuentas y asegura la trazabilidad de los recursos públicos

La Universidad, como entidad pública, debe garantizar el control y uso adecuado de los recursos que ingresan a la institución. En este sentido, la legalización de activos adquiridos constituye un proceso fundamental para garantizar la transparencia, reflejar de manera fiel la realidad financiera y contable de la Universidad, facilita la rendición de cuentas y asegura la trazabilidad de los recursos públicos frente a los bienes que no provienen de compras directas, pero que hacen parte de la operación institucional. .

 Consulta el instructivo y conoce en detalle los criterios contables, requisitos y lineamientos para realizar este proceso de forma adecuada.

Consultar VA-GF-GU-11_Guia legalización de activos adquiridos por diferentes modalidades.

Para recibir orientación o resolver inquietudes, puedes comunicarte con el Proceso de Gestión Contable – Activos Fijos a través del correo activosfijos@udea.edu.co.