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Renovar el modelo de gestión de nuestros #EgresadosUdeA trajo consigo el reto de actualizar el sistema de información del egresado, que no se modernizaba integralmente desde 1997; un compromiso que hace parte del Plan Estratégico de Egresados -en cabeza de la Vicerrectoría de Extensión- y que fué acompañado por la División de Gestión Informática y desarrollado por la firma Dacartec, consultora experta en estrategia y servicios tecnológicos. 

Este nuevo sistema de información, de uso interno en la Institución, es llamado Consulta Egresados, es responsive design, lo que significa que se adapta perfectamente a la web, tablets, teléfonos celulares y otros dispositivos electrónicos, y ofrece niveles de seguridad que cumplen con estándares en la materia. Se adapta al portal web universitario y permite el acceso de múltiples usuarios internos que ahora pueden consultar la información de los egresados de cada sede y unidad académica.

Este nuevo ajuste al software de gestión interna de nuestros #EgresadosUdeA permitirá sincronizar la información existente, realizar diferentes tipos de consultas y filtrar  información clave para conocer más de cerca el perfil de cada uno de ellos. Esto nos facilitará el relacionamiento, diseño y comunicación de ofertas académicas, laborales, culturales y de servicios que se ajusten a sus necesidades particulares. Y nos permitirá identificar tendencias motivacionales, con la ayuda de procesos estadísticas y gráficos, que facilitarán el análisis de diversas categorías de datos para un mejor reconocimiento de su relación con la Universidad y con los territorios donde hacen presencia.

Su uso será exclusivamente interno y responde al propósito de organizar de manera efectiva la información que de forma desarticulada disponíamos de nuestros egresados, para facilitar el acceso, consulta y comprensión por parte de directivos, unidades académicas y administrativas. De esta manera, será más fácil acceder a la base de conocimiento que tenemos de este público universitario, y tomar decisiones mejor informadas y en consonancia con la estrategia universitaria. 

Características de este nuevo modelo de gestión de información del egresado: 

• Responde a una política de gestión de información del egresado centralizada -en cabeza de la División de Egresados de la Universidad- que permite la operación descentralizada, de modo que puede alimentarse colaborativamente a partir de los insumos y del conocimiento de las unidades académicas y administrativas sobre este estamento.  
   
• Cada facultad, escuela e instituto, además de algunas direcciones y vicerrectorías, ahora gozan de un profesional responsable de la gestión del egresado, permitiendo que ese proceso sea permanente y que las acciones institucionales en favor de este público universitario estén articuladas y puedan ser implementadas desde todas las unidades académicas, de manera integral.
   
• El nuevo software es un sistema de información que permite cruzar variables para identificar tendencias, patrones y es más eficaz en la búsqueda  de información. 
   
• Dispone de algunos instrumentos de consulta: 
   
  • Uno de ellos para graduandos. Como requisito de grado y gracias a esta encuesta, es posible reconocer su percepción de satisfacción con la infraestructura, la oferta de formación integral y, en general, las condiciones de calidad institucional.
     
  • El segundo instrumento está dirigido a los egresados y nos permite conocerlos mejor: identificar qué están haciendo y cómo se proyectan, reconocer sus necesidades y expectativas en el campo profesional y encontrar los mejores canales y dinámicas de  diálogo entre ellos y la Universidad. 
     
  • Y un tercer instrumento de consulta que nos permite identificar el índice de empleabilidad de nuestros egresados. 
     

• De otro lado, el sistema de información del egresado permite que ellos puedan actualizar fácilmente su información personal y profesional. Información actualizada que podrá ser consultada, en tiempo real, por cada dependencia.
   
• Este nuevo modelo de gestión de información además mejorará la comunicación de doble vía. Nos permitirá reconocer sus verdaderas necesidades de información y sus preferencias para la comunicación y el relacionamiento, favoreciendo así relaciones de reciprocidad y corresponsabilidad.
   

Con este nuevo modelo de gestión de nuestros #EgresadosUdeA,  la Universidad de Antioquia avanza en su proceso de #TransformaciónDigital -tal como lo indica el programa 6.3 del Plan de Acción Institucional-, a través de un conjunto de proyectos y estrategias que buscan motivar un cambio cultural en las formas de trabajo y relacionamiento, haciendo de las TICs una oportunidad para acercar a más personas a la Universidad y democratizar los servicios desde una perspectiva de transparencia e inclusión. Este renovado sistema de información del #EgresadoUdeA se suma a otra serie de estrategias y desarrollos que encaminan a la institución hacia la cultura digital en sus procesos académicos y administrativos. 

Por su parte, el Plan Estratégico de Egresados propone, como una de sus metas, fortalecer la articulación del egresado con la Universidad. Un nuevo modelo de gestión de la información de nuestros #EgresadosUdeA aporta a dicho propósito y busca impactar, por ejemplo, en una mayor participación de los egresados en los procesos de representación, como las asociaciones de egresados, el Consejo Superior Universitario, los consejos de facultad, escuela e instituto y más de 20 Comités institucionales a través de los cuales pueden participar del gobierno universitario. Y a la Universidad, por su parte, le permitiría la actualización de sus currículos y el diseño de ofertas de formación posgradual y continua verdaderamente pertinentes.