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El objeto fundamental del proceso auditor es asesorar y acompañar a la alta Dirección Universitaria, realizar evaluación y seguimiento a la gestión y fomentar la cultura del control en la Institución, para contribuir al mejoramiento de los procesos, al fortalecimiento del sistema de control interno y al logro de los objetivos Institucionales. 

Para dar cumplimiento a este objetivo, se construyó un modelo metodológico que es aplicado desde el año 2019, consta de 7 etapas:
 

1. Construcción del Plan de Trabajo:

• Inicia a mediados de octubre de cada año en curso.
• Está acompañado por un procedimiento metodológico que empieza con reuniones junto a dueños de proceso y cuestionarios que permiten afianzar conocimientos y detectar debilidades de control.
• Se identifican posibles trabajos de Auditoría por proceso y son ponderados de acuerdo con unas variables de calificación, otorgando un nivel de riesgo.
• Se seleccionan los trabajos de Auditoría a desarrollar. 
• El plan de trabajo es presentado y aprobado por el comité coordinador del sistema de control interno (CCSCI).
• Se publica en la página web de la Universidad.
• Se entrega a cada Auditor el Plan de Auditoría asignado.
• Se parametriza el plan de trabajo en el sistema de la información SIGIP.

2. Desarrollo de auditorías:

• Notificación de apertura de la Auditoría a desarrollar.
• Reunión de apertura con el dueño del proceso.
• Inicia trabajo de campo.
• Informe con las oportunidades de mejoramiento evidenciadas.
• Esta etapa queda documentada en el sistema de información SIGIP. 

3. Socialización de informes:

• Reunión de socialización con el dueño del proceso auditado.
• Liberación del informe.

4. Elaboración de planes de mejora: 

• Envío de notificación informando que en el SIGIP se encuentran las oportunidades de mejoramiento.
• El auditado cuenta con un máximo de 5 días hábiles para generar las oportunidades de mejora correspondiente. 
• El auditor analiza los planes de acción propuestos y aprueba o sugiere ajustes.

5. Seguimiento a los planes de mejora:

• Se realiza cada tres meses entre el auditor en conjunto con el dueño del proceso.
• Se corrobora el avance sobre el cumplimiento de los planes de mejora por auditorías realizadas.
• En el sistema SIGIP el dueño de proceso en cualquier espacio de tiempo puede realizar seguimiento y cargar soportes.

6. Participación en comités institucionales:

• La Oficina de Auditoría Institucional participa con voz y sin voto de los comités institucionales creados en la Universidad. En aras de la transparencia de los procesos.
• Elaboración de trabajos no planeados:
• Durante la vigencia del desarrollo del Plan Anual de Auditoría se pueden presentar trabajos no planeados a raíz de imprevistos que ocurran en la Universidad. 

La Oficina de Auditoría siempre cumpliendo una función transversal en la UdeA

Además de ceñirse a las etapas del proceso metodológico definido, la Oficina de Auditoría interviene activamente en otros procesos institucionales para aportar valor y mantener una comunicación efectiva con las unidades académicas y administrativas.

Participación en los Planes de acción institucionales

La Oficina ha participado en los Planes de Acción Institucional (PAI) 2018-2021 y 2021-2024, con dos proyectos, el primero enfocado en mejorar las capacidades del proceso auditor y el segundo en fortalecer la cultura del Sistema de Control Interno, ambos se cumplieron a cabalidad y generaron el valor que se esperaba, promoviendo conversaciones e interacciones en torno a buenas prácticas en la gestión institucional.

Identificación y comunicación de aspectos críticos

Es importante destacar que la Oficina de Auditoría Institucional cumple un rol autónomo en la valoración y aporte a los procesos institucionales, desempeñando un papel proactivo en la identificación y comunicación de aspectos críticos que impactan la estabilidad de la Universidad. A continuación, se enumeran algunas acciones:

• Ejecución del plan anual de auditoría: El desarrollo de las auditorias ha permitido identificar áreas de riesgo y oportunidades de mejora a los procesos de la Universidad.
• Informe trimestral de austeridad y eficiencia en el gasto público: La Oficina publica trimestralmente en el portal de la UdeA este informe con diferentes recomendaciones.
• Informe semestral pormenorizado: El Informe semestral pormenorizado proporciona una evaluación completa del Sistema de Control Interno de nuestra Universidad, destacando tanto los logros alcanzados como las áreas que requieren mejoras.
• Revisión anual de estados financieros: Anualmente se realiza una revisión de los estados financieros, proporcionando análisis críticos que contribuyen a una gestión financiera más informada y transparente.
• Planes de acción y seguimiento: Tras las auditorías realizadas en la Universidad, se identifican oportunidades de mejora. Es fundamental que cada responsable de proceso lidere tanto el diseño como la implementación de los planes de acción de manera efectiva y dentro de los plazos establecidos. 
• Evaluación del Sistema de Control Interno contable y administrativo: Evaluaciones periódicas del sistema de control interno, basadas en la evaluación de la dimensión 7 MIPG – Control Interno.
• Participación en comités estratégicos: La oficina participa activamente en comités institucionales, donde contribuye con recomendaciones de acuerdo con su experiencia, buenas prácticas y valoraciones de controles.
• Interacción con los entes de control externo: La OAI participa en la interacción con los entes de control externos, además en el seguimiento a la implementación de los planes de mejora derivados de los hallazgos entregados.

Es importante resaltar que las recomendaciones y alertas han sido comunicadas oportunamente a los procesos correspondientes dentro de la Universidad con el objetivo de promover decisiones informadas y acciones correctivas que fortalezcan nuestra posición financiera y operativa, además, que garanticen el correcto cumplimiento de nuestros objetivos institucionales con eficiencia y oportunidad.

Con este conjunto de acciones enmarcadas en un proceso metodológico, la Oficina de Auditoría Institucional reafirma su compromiso con la transparencia y la sostenibilidad financiera de la Universidad de Antioquia. 
 

La Directora de Auditoría Institucional amplía en este video la importancia de las alertas de mejora y en general todo el proceso metodológico de la Oficina de Auditoría Institucional: