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Definición

La Universidad de Antioquia considera el servicio de préstamo de computadores portátiles como un factor importante que permite facilitar el aprendizaje y conocimiento de las teorías desarrolladas en los programas académicos que ofrece la institución. De acuerdo con esto, se facilitan los elementos de hardware y de software básico a profesores y empleados administrativos; de esta manera, estos dispongan de los instrumentos necesarios para el desarrollo de los ejes misionales.
 

Objetivo

Esta guía busca definir pautas y lineamientos para la entrega, utilización y la devolución adecuada de los computadores portátiles prestados por la Universidad de Antioquia en el campus El Carmen de Viboral a la comunidad universitaria; en pro de preservar las condiciones de estos.
 

Alcance

Esta guía está dirigida a profesores y empleados administrativos que hacen uso de los computadores portátiles del campus El Carmen de Viboral de la Universidad de Antioquia.
 

Contenido

La División de Gestión Informática y la oficina de Administración de Planta Física del campus El Carmen de Viboral pretenden con el préstamo de los computadores portátiles que la comunidad universitaria cuente con las herramientas necesarias para ejercer sus actividades académico-administrativas dentro del campus universitario. A la vez que vela por el buen uso de los computadores portátiles cumpliendo la normativa vigente en la institución y así evitar el detrimento patrimonial.
 

Procedimiento

Solicitud y verificación de disponibilidad

• El profesor y/o servidor administrativo realiza la solicitud para el préstamo del computador portátil ante la dependencia de Gestión Informática o Administración de Planta Física. Gestión Informática se encarga de la asignación del portátil cuando es un préstamo permanente y Administración de Planta Física se hace cargo del préstamo del portátil cuando es temporal para apoyo a la docencia.
• El personal encargado de cada dependencia verifica disponibilidad de los computadores portátiles.
   

Préstamo

Para la entrega de equipos portátiles se debe:

• Hacer una inspección física del computador portátil: teclado, monitor, chasis, cargador y adaptador de red en presencia del solicitante.
• Diligenciar la planilla de préstamo por parte del personal de Administración de Planta Fïsica.
• En la planilla de legalización de viáticos, el encargado deberá diligenciar el préstamo del portátil donde estará la firma del profesor. Para los servidores administrativos, se firmará la planilla de préstamo de equipos y llaves.
• El encargado informará verbalmente las condiciones físicas en las que se entrega el computador portátil y reportará cualquier novedad encontrada al momento de la entrega o del retorno del equipo portátil.
• Se solicita la Tarjeta Integrada Personal - TIP para dejarla como evidencia del préstamo. Se devolverá al titular cuando el computador esté sea devuelto.
• El usuario cuenta con 30 minutos posterior al préstamo para reportar cualquier novedad evidenciada en el computador portátil, pasado este tiempo la novedad no reportada será asumida por el usuario.
• Indicar las recomendaciones, derechos y deberes presentes en esta guía al usuario.
   

Recepción

Cuando el computador portátil es recibido por Administración de Planta Física:

• Hacer una inspección física del computador portátil: teclado, monitor, chasis, cargador y adaptador de red en presencia de la persona que entrega.
• Verificar que cumpla con las condiciones descritas en la planilla de préstamo.
• En caso de que el computador portátil no cumpla con las condiciones anteriores, el encargado diligenciará el formato de reporte de novedades.
• Se devuelve la TIP a la persona que prestó el computador portátil.
• El encargado de recibir el computador portátil debe firmar la planilla correspondiente como constancia de recibo.
   

Cuando el computador portátil es recibido por la División de Gestión Informática:

• Hacer una inspección física del computador portátil: teclado, monitor, chasis, cargador y adaptador de red en presencia de la persona que entrega.
• Verificar que cumpla con las condiciones descritas en la planilla de préstamo.
• En caso de que el computador portátil no cumpla con las condiciones anteriores, el encargado diligenciará el formato de reporte de novedades.
• Firmar la planilla como constancia de recibo.
   

Políticas

El préstamo de los computadores portátiles está dirigido principalmente a profesores con el fin de apoyar sus actividades académicas en el campus El Carmen de Viboral. Cuando las condiciones lo requieran y exista la disponibilidad de los recursos, los equipos podrán ser utilizados por servidores administrativos.
 

Derechos y deberes de los usuarios

Derechos

• Recibir un trato respetuoso y en igualdad de condiciones a los demás usuarios del servicio.
• Conocer la guía para el préstamo de computadores portátiles del campus El Carmen de Viboral de la Universidad de Antioquia.
• Recibir orientación respecto al uso de los computadores portátiles.
• Ser notificado sobre las condiciones del computador portátil que le será prestado.
• Verificar las condiciones del equipo en presencia de un miembro del área administrativa al momento de la entrega y del recibo.
   

Deberes

• Conocer la guía para el préstamo de computadores portátiles del Campus El Carmen de Viboral de la Universidad de Antioquia.
• Brindar un trato respetuoso a los empleados administrativos, coordinadores y auxiliares de la Universidad.
• Entregar la TIP cuando el empleado administrativo o auxiliar se lo solicite para el préstamo del equipo.
• Revisar el equipo prestado por el encargado o auxiliar, verificar sus condiciones iniciales y reportar cualquier novedad evidenciada en el computador portátil.
• No ingerir bebidas o alimentos sobre el computador portátil.
• Guardar su información personal en medios de almacenamiento extraíble como memorias USB, disco externos o alojamientos en la nube.
• Solicitar ayuda en caso de tener alguna dificultad o incidente con el uso del computador portátil.
• Informar oportunamente a los encargados de los computadores portátiles cualquier daño en el hardware y/o software.
• Una vez termine las actividades académicas, entregar personalmente el computador portátil prestado al encargado o auxiliar, verificando nuevamente que el equipo sea entregado en las condiciones iniciales.
• Utilizar los equipos exclusivamente para el desarrollo de actividades académicas.
• Respetar el horario del servicio.
• Cumplir lo establecido en la presente guía y con la devolución oportuna del equipo.
   

Sanciones

Los usuarios que incumplan la presente guía se verán expuestos a las siguientes sanciones:

• Llamada de atención en forma verbal.
• Suspensión temporal del uso del préstamo de computador portátil.
• Suspensión definitiva del uso del servicio en caso de faltas graves como:
  • Daños provocados intencionalmente a los recursos de la Universidad.
  • Realizar trabajos que no corresponden a sus actividades de docencia, investigación o extensión para la Universidad.
  • En caso de que el equipo presente alguna novedad y no haya sido informada, el usuario deberá reparar o reponer el computador portátil.
  • En caso de infracción debidamente comprobada por la dependencia encargada del préstamo y de alguna de las normas anteriores y/o cualquier abuso de los computadores portátiles prestados, la Coordinación de la División de Gestión Informática del Campus El Carmen de Viboral puede tomar acciones que van desde una advertencia hasta la restricción total del servicio.

Está totalmente prohibida la instalación de programas no licenciados legalmente en los computadores propiedad de la Universidad. Cada funcionario responderá legal y disciplinariamente por los programas ilegalmente licenciados que se encuentren instalados en los computadores propiedad de la Universidad que tenga a su cargo. Cada usuario se responsabilizará de conservar y de salvaguardar la integridad del equipo de cómputo a su cargo.

Documento de referencia

• Acuerdo Superior 484 del 27 de junio de 2023, por el cual se establece la Política Integral de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) de la Universidad de Antioquia
   

Más información y contacto:

⚑ División de Gestión Informática
✓ Campus El Carmen de Viboral [Oficina 2-2B]
✉ mvictoria.jaramillo@udea.edu.co

⚑ Administración de Planta Física
✓ Campus El Carmen de Viboral [Oficinas 1-103 y 2-1B]
✉ administracion.ori@udea.edu.co

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