Listado

1. Generación y envío de facturas en PDF:  De acuerdo con las orientaciones de la Dirección Jurídica se definió lo siguiente: 

1.1. Se debe enviar un mensaje al correo electrónico corporativo del tercero solicitando la autorización para enviarle la factura por correo electrónico, con un modelo que fue remitido a los auxiliares administrativos y/o financieros de las dependencias.  

1.2. Una vez se tenga la respuesta de la aceptación, Cartera procederá a generar la factura en PDF original y enviarla. Desde su dependencia deben realizar el pedido y el ordenador del gasto debe liberarlo. Luego deben enviar un correo a facturación y cartera que contenga lo siguiente:

• Número del pedido

• Correo del tercero aceptando recibir la factura

• Correos a los cuales se debe enviar la factura

1.3. Cartera procede a elaborar la factura y generar el PDF original para enviar.

1.4. En el caso de que los terceros no acepten recibir la factura por correo, nos informan para analizar con la Dirección Jurídica cómo se puede enviar de forma física, siendo esta la última opción.

2. Anulaciones de facturas y notas crédito

Para la anulación de facturas y notas crédito debe enviarse el formato de solicitud de anulación y Nota Crédito debidamente diligenciado al correo jennifer.baena@udea.edu.co, con el compromiso de enviarlos físicos a Cartera tan pronto pase la contingencia. Este formato se va a recibir durante todo el mes para evitar sobreestimar los ingresos.

3. Fecha límite de facturación

Dadas las dificultades presentadas se podrá facturar durante todo el mes siempre y cuando se garantice que la empresa las va a recibir y radicar para el pago y que no le solicitarán a la Universidad anularla por cambio de fecha.

4. Legalización de facturas

Es muy importante el envío del soporte del pago de las facturas al correo facturacionycartera@udea.edu.co

Comuníquese con: 

Ana María Vallejo: ana.vallejo@udea.edu.co
Jennifer Baena: jennifer.baena@udea.edu.co