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En nuestra búsqueda constante de la excelencia, el concepto de mejoramiento continuo es fundamental. Inspirado en filosofías como el kaizen japonés, que nos invita a enfocarnos en la mejora constante de los procesos, los avances son el resultado de pequeños cambios sostenidos en el tiempo. En la Universidad de Antioquia, el mecanismo de gestión o un instrumento de seguimiento clave para materializar esta filosofía son los Planes de Mejora.

Más que un Requerimiento, una Cultura de Valor

Lejos de ser un simple requisito normativo o una respuesta a una auditoría interna, la gestión de los planes de mejora es un mecanismo estratégico. Representa nuestra capacidad para transformar las oportunidades de mejoramiento detectadas; en resultados tangibles que fortalecen los procesos, elevan la calidad de los procesos y consolidan el Sistema de Control Interno (SCI) a nivel institucional.

Cada plan de mejora es una hoja de ruta para la acción. Según las oportunidades de mejoramiento identificadas, se pueden desplegar diferentes tipos de acciones:

• Acciones Correctivas: Orientadas a eliminar la causa raíz de un problema o no conformidad ya ocurrida.
• Acciones Preventivas: Buscan anticiparse y eliminar las causas de posibles riesgos o problemas antes de que ocurran.
• Acciones de Mejora: Enfocadas en optimizar el desempeño y la eficiencia de un proceso que, aunque funcione correctamente, tiene potencial para ser aún mejor.

Alineados con el Sector Público: El Modelo MIPG y el Ciclo PHVA

Como institución pública, la UdeA enmarca su gestión en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), el marco de referencia del Estado colombiano. El MIPG busca que todas las entidades públicas trabajen de manera más eficiente y coordinada, y uno de sus pilares es precisamente el mejoramiento continuo.

Este modelo opera bajo el conocido Ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar):

1. Planificar: Se identifican las oportunidades y se estructuran las acciones en un plan de mejora.
2. Hacer: Se ejecutan las tareas definidas en el plan.
3. Verificar: Se realiza seguimiento para asegurar que las acciones se cumplan y sean efectivas.
4. Actuar: Se analizan los resultados, se ajustan las acciones y se estandarizan las mejoras para asegurar que perduren.

Así, cada plan de mejora en la UdeA no es una iniciativa aislada, sino parte de un ciclo sistemático que impulsa la buena gestión y se articula con las buenas prácticas y los lineamientos a nivel nacional.

¿Cómo Medimos el Avance en la UdeA?

Para garantizar la efectividad, es crucial medir. En nuestro sistema de información SIGIP, se encuentra parametrizado un indicador clave de rendimiento (KPI´s) para monitorear los planes de mejora:

• Avance Planeado: Es el progreso esperado del plan según el cronograma. Se basa en el tiempo transcurrido desde el inicio hasta la fecha actual en relación con el tiempo total programado.
• Avance Real: Es el porcentaje de tareas y actividades que efectivamente se han completado y reportado en el sistema.

El seguimiento continuo de la relación entre el avance planeado y el real se convierte en un indicador de cumplimiento o de resultado. Nos permite medir la capacidad de los procesos para cumplir sus compromisos, detectar desviaciones a tiempo y tomar decisiones para asegurar el éxito del plan.

Los planes de mejora son, en definitiva, el motor que nos impulsa a crecer, innovar y ser más eficientes en los procesos.