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sábado, 27 de noviembre 2021
27/11/2021
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Acerca de la Facultad

Facultad Nacional de Salud Pública

Facultad de Salud publica

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Unidad de Servicios Generales y Administrativos

Posted Oct 5, 2020

 

 

 

Objetivo: Área encargada de planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y mejorar las actividades asociadas con la contratación, las compras, los pagos y las necesidades de recursos físicos y logísticos requeridos para llevar a cabo los procesos administrativos y misionales de la Facultad, acordes con las políticas y normas de entorno institucional establecidas.

Responsabilidades

  • Gestión del transporte.
  • Apoyo para la solicitud y legalización de viáticos y tiquetes.
  • Gestión de refrigerios.
  • Apoyo para la incorporación de estudiantes por estímulo académico y otras modalidades.
  • Gestión de compras de bienes.
  • Apoyo a trámites de contratación de servicios.
  • Administración de espacios físicos y equipos.
  • Recepción y canalización de solicitudes de apoyo logístico y mantenimiento de la infraestructura.
  • Orientación y apoyo para novedades en el inventario.
  • Administración de la correspondencia recibida y enviada.
  • Administración de la documentación de la Dependencia.

Dirigido a: Funcionarios docentes vinculados, estudiantes, administrativos y proyectos que cuenten con rubro presupuestal para gasto por concepto de transporte. Descripción del servicio: Para la prestación del servicio de transporte, la facultad posee actualmente, los siguientes vehículos:

Tipo de vehículo

Modelo

Capacidad pasajeros

Nissan Urvan

2011

14

Nissan Urvan

2008

14

Camioneta Mazda 2600

2005

4

Camioneta Toyota Hail Luz

2018

4

Busetón Agrale

2005

32

Adicional a esto, contamos con empresas de transporte que se encuentran debidamente habilitadas ante el Ministerio de Transporte para la prestación del servicio público terrestre especial de pasajeros; de igual forma, en caso de requerir la movilización de personas dentro del área metropolitana del valle de Aburrá, también se podrá prestar el servicio a través de Vale Taxi.  

Es importante tener en cuenta que estos dos últimos servicios son usados por proyectos que tienen aval presupuestal para asumir el gasto y en caso que algún área o dependencia de la facultad requiera contratar el servicio, deberán contar con un centro de financiación.

Para solicitar el servicio de transporte, deberá:

  • Diligenciar el formato: Solicitud de transporte
  • Entregar la solicitud a la Unidad Administrativa antes del jueves de cada semana para poder efectuar su programación. Nota: Se deberá adjuntar listado de personas que se desplazarán en el vehículo con sus datos personales (Nombre, número de identificación, teléfono y correo).

 

 

 

Dirigido a: Proyectos y dependencias de la Facultad Nacional de Salud Pública.

Descripción del servicio: La prestación de este servicio se da por medio de empresas que cumplen con los estándares para el suministro de alimentación; en ejecución de actividades propias de proyectos que posean rubro presupuestal para gastos por concepto de refrigerio y en el marco de reuniones con personal externo a la Facultad.    

En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono: 219 68 10

Para solicitar el servicio de refrigerio, deberá:

Paso 1. Solicitud de refrigerios

  1. Diligenciar: Formato solicitud de refrigerio
    Nota: Este formato deberá ser firmado por el solicitante y contar con visto bueno del jefe de dependencia. Después deberá tener aval presupuestal y aval de la Unidad Administrativa.
     
  2. La persona solicitante o a quien este delegue, es responsable de llevar la solicitud firmada al proveedor para posterior entrega de los refrigerios.
    Nota: El proveedor recibirá la solicitud con tiempo mínimo de 24 horas.

Paso 2. Legalización de refrigerios

  1. Diligenciar: Formato de listado de asistencia
    Nota: Los refrigerios suministrados en el evento, serán legalizados a través de listados de asistencia, contando con igual número de firmas a los refrigerios solicitados. En caso de presentar otro formato diferente al adjunto, deberá contar, con estos datos básicos: Nombre, cargo u ocupación, teléfono y firma. Este listado debe hacerse llegar a la Unidad Administrativa en un plazo máximo de tres días, contados a partir de la realización del evento.
     

Devolución de refrigerios

  1. Diligenciar: Formato devolución de refrigerios
    Nota: En caso de no contar con la totalidad de los asistentes en relación con los refrigerios solicitados, se podrá entregar los refrigerios restantes a quien el encargado considere pertinente. Estas personas deberán firmar el formato de devolución de refrigerios.


Este listado debe hacerse llegar a la Unidad Administrativa en un plazo máximo de tres días, contados a partir de la realización del evento.

En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono: 219 68 96.

 

 

Dirigido a: Funcionarios docentes y administrativos vinculados de la Facultad Nacional de Salud Pública.

Descripción del servicio: Trámite mediante el cual se formalizan los gastos por concepto de viáticos como alojamiento, alimentación y transporte o movilización para el cumplimiento de actividades bajo el objeto del desplazamiento.

En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono 219 68 95

Para solicitar el servicio deberá presentar, según corresponda, la siguiente información: 

Paso 1. Solicitud

Solicitud Viáticos: Docente nacional interno 

  1. Diligenciar: Formato solicitud de viático
    Nota: Este debe ser firmado por el jefe del departamento o dependencia y el solicitante, teniendo en cuenta que debe poseer aval presupuestal.

Solicitud Viáticos: Docente o invitado nacional externo

  1. Diligenciar: Formato solicitud de viático
  2. Copia de la cédula
  3. RUT
  4. Certificado bancario
  5. Diligenciar: Formato de creación en SAP Nota: Esto aplica únicamente para las personas que solicitan por primera vez los viáticos.
  6. Carta de responsabilidad: La cual debe ser dirigida a la oficina de presupuesto de la Universidad de Antioquia y firmada por la persona que se hará cargo de los trámites legales, justificando los motivos por los cuales el invitado nos visita. 

 

Solicitud Viáticos: Docente o invitado internacional externo

  1. Carta de responsabilidad: La cual debe ser dirigida a la oficina de presupuesto de la Universidad de Antioquia y firmada por la persona que se hará cargo de los trámites legales, justificando los motivos por los cuales el invitado nos visita.  
  2. Diligenciar: Formato de creación en SAP (Sí es primera vez que realiza la solicitud)
  3. Formato carta de movilidad
  4. Copia del pasaporte
  5. Formato carta PIP

 

Paso 2. Legalización 
Para la legalización de viáticos, según corresponda, deberá presentar:

Legalización de viáticos nacionales

  1. Certificado de cumplido
    Nota: Documento expedido por la entidad donde conste la visita realizada.

Legalización de Viáticos Internacionales

  1. Certificado de cumplido
    Nota: Documento expedido por la entidad donde conste la visita realizada.
  2. Certificado de viáticos recibidos
  3. Copia de pasaporte con el sello PIP
  4. Formato carta PIP

 

 

Dirigido a: Funcionarios docentes y administrativos vinculados de la Facultad Nacional de Salud Pública.

Descripción del servicio: Servicio que se presta a través de contrato con la empresa AVIATUR para el desplazamiento de docentes a nivel nacional e internacional para el cumplimiento de actividades en el marco de su plan de trabajo.

En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono 219 68 95

Para solicitar el servicio de tiquete, deberá presentar según corresponda:

Tiquetes destino nacional 

  1. Diligenciar: Formato solicitud tiquete

Tiquetes Internacionales desde Colombia 

  1. Diligenciar: Formato solicitud tiquete
  2. Adjuntar copia de pasaporte

Tiquetes Internacionales – Docente extranjero

  1. Diligenciar: Formato solicitud tiquete
  2. Carta de responsabilidad: La cual debe ser dirigida a la oficina de presupuesto de la Universidad de Antioquia y firmada por la persona que se hará cargo de los trámites legales, justificando los motivos por los cuales el invitado nos visita.  
  3. Diligenciar: Formato de creación en SAP (Sí es persona nueva)
  4. Formato carta de movilidad
  5. Copia del pasaporte
  6. Formato carta PIP

 

 

Dirigido a: Funcionarios docentes y administrativos vinculados de la Facultad Nacional de Salud Pública.

Descripción del servicio: Por concepto de compras de materiales y suministro, compras de refrigerios, recarga de celular o transporte en ejecución de alguna actividad o proyecto.  

Para solicitar un anticipo, se deberá presentar:

  1. Diligenciar: Formato de solicitud anticipos
  2. Solicitud formal a través de carta explicando por qué se va a pedir, el monto y para qué fecha es requerido.

Legalización anticipo

En caso de haber sido compra de algún insumo (Materiales, suministros o refrigerios) presentar factura o cuenta de cobro. Sí, por el contrario, el anticipo fue usado por concepto de desplazamiento, deberá presentar los tiquetes de transporte.

En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono 219 68 95

Para solicitar apoyo por resolución, deberá presentar:

  1. Diligenciar: Formato de solicitud apoyo por resolución.
  2. Copia del documento de identificación.
  3. En caso de ser estudiante, anexar certificado de estudio.

 

 

 

 

Objetivo: Área encargada de acompañar en la gestión del talento humano de la dependencia y en la orientación para la realización de los trámites asociados con el ciclo de vida laboral y condiciones de trabajo.

Responsabilidades:

  • Apoyo para el trámite de contratación de personal.
  • Apoyo para la contratación de profesores de cátedra.
  • Apoyo para cubrir necesidades de personal de planta.
  • Apoyo para el diagnóstico de necesidades de formación.
  • Realización de solicitudes de formación a Desarrollo del talento humano.
  • Identificación de necesidades de intervención del clima organizacional.
  • Generación y ejecución de acciones de clima y convivencia organizacional.

 

Contratación por prestación de servicios 

Dirigido a: Personas naturales para prestación de servicios profesionales, técnicos o asistenciales.

Descripción del servicio: Contratar el recurso humano requerido por las diferentes dependencias y proyectos de la Facultad Nacional de Salud Pública.
La documentación que deberá presentar sí es la primera vez que celebra un contrato de prestación de servicios con la facultad, es la siguiente:

  1. Diligenciar: Formato de hoja de vida personal U de A adjuntando foto tamaño cédula.
  2. Diligenciar: Formato de Bienes y Rentas
  3. Certificados de estudio y experiencia laboral
  4. Copia de matrícula profesional (En caso de aplicar)
  5. Copia de cédula al 150%
  6. Copia de libreta militar (Para los hombres) o documento que certifique que esté en trámite.
  7. RUT
  8. Certificado o formulario de afiliación al Sistema de Seguridad Social como independiente de Salud, Pensión y ARL además de la copia de la planilla pagada (Esto sólo aplica para contratos superiores a 30 días)
  9. Copia del examen Pre Ocupacional (Tiene vigencia de 3 años)
  10. Diligenciar: Formato autorización de consignación de pagos en la cuenta personal

La documentación que deberá presentar sí ha sido contratada por prestación de servicios en los últimos 6 meses por la Facultad de Salud Pública, es la siguiente:

  1. Planilla pagada de seguridad social
  2. Certificado de afiliación a EPS
  3. Certificado de afiliación a pensiones
  4. Copia de examen Pre Ocupacional (Con vigencia no superior a 3 años)

En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono: 219 68 62

Contratación Cátedra

Dirigido a: Profesionales interesados en aspirar a docencia de cátedra u ocasional.

Descripción del servicio: Profesionales de diferentes áreas con estudios de posgrados que certifiquen competencias académicas y laborales, interesados en la docencia.

Contratación Docente nuevo

  1. Inscripción a través del Banco Único de Hojas de Vida (BUHO), con todos los soportes debidamente escaneados, en la siguiente ruta: http://saludpublicavirtual.udea.edu.co:8080/buho/
  2. Diligenciar y presentar el formato: Autorización de pagos.
  3. Deberá presentar ante la oficina de asuntos docentes en el Bloque 16:
  • Títulos académicos de Educación Formal
  • Certificado laboral
  • Certificado salud y pensión actualizado
  • Copia de la tarjeta profesional
  • Copia cédula.

Contratación actividades especiales

Dirigido a: Docentes y personal vinculado.

Descripción: Todo docente o personal vinculado a la Universidad de Antioquia puede optar para celebrar contratos por concepto de “Actividades Especiales”, por fuera de su plan de trabajo, siempre y cuando, las actividades a realizar sean debidamente justificadas.

  1. Diligenciar: Formato de autorización de actividades especiales

Nota: Debe ir debidamente diligenciado por parte del jefe de departamento, justificando que puede ejercer la labor por fuera de su plan de trabajo, además de especificar las horas al semestre y los días.

En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono: 219 68 61

 

 

 

Objetivo: Planear, hacer seguimiento, evaluar y divulgar los presupuestos de los centros de costo, unidades ejecutoras, planes, programas y proyectos, en los ámbitos administrativo, de docencia, investigación y extensión de la Facultad; además de llevar el control contable de sus ingresos y egresos, acordes con las políticas y normas del entorno institucional establecidas.


Responsabilidades:

  • Trámites de los ingresos y egresos de la dependencia (incluye facturación y cartera)
  • Registro y seguimiento de movimientos financieros.
  • Acompañamiento para el costeo y formulación de propuestas económicas.
  • Definición de políticas para el uso y distribución de los recursos financieros de la Facultad.
  • Formulación del Plan Financiero de la Facultad.
  • Elaboración y seguimiento del presupuesto anual de la facultad.
  • Realizar el seguimiento financiero al presupuesto de los proyectos de la facultad.
  • Administración del fondo fijo reembolsable.
  • Gestión presupuestal de la Dependencia.

 

Elaboración de factura

Dirigido a: Personas naturales, jurídicas, dependencias de la Universidad de Antioquia y para la ejecución de los proyectos del centro de extensión e Investigación de la Facultad.

Descripción del servicio: El centro de extensión, investigación y el área de posgrados de la Facultad presta sus servicios, los cuales generan un cobro, un seguimiento a la cartera y a la gestión del ingreso.

Elaboración de factura con entidad

Se debe presentar a la Unidad Administrativa, los siguientes documentos para elaborar la factura de venta.

  1. Convenio o contrato con la entidad
  2. Acta de inicio
  3. Diligenciar: Formato solicitud de facturación (Firmado por el responsable o coordinador del proyecto, con aval del jefe del centro al que corresponda)

En caso de tener alguna duda e inquietud, puede comunicarse al 219 68 18

Creación de deudor

Este trámite se realiza cuando la persona o entidad a la que se le va a realizar la factura no se encuentra registrado en SAP como deudor de la Universidad de Antioquia, por lo que debe llevar a cabo el siguiente procedimiento.

  1. Diligenciar: Formato solicitud creación de tercero
  2. RUT, en caso de ser persona jurídica
  3. Fotocopia de cédula del representante legal o quien haga sus veces, sí es una persona natural. Debe registrar en el documento dirección y teléfono.

En caso de tener alguna duda e inquietud, puede comunicarse al 219 68 18

Anulación de factura

Descripción: Este procedimiento se llevará a cabo, teniendo en cuenta la comunicación C- 10410002 – 7941 en la que se indican los casos en los que se podrán llevar a cabo la anulación, siendo estos los siguientes:

  • Pérdida de la factura original – original cliente
  • Daño de la factura por problemas de impresión.
  • Devolución de la factura no recibida por inconvenientes en el envío del correo certificado
  • Por errores en la elaboración de la factura tales como datos incorrectos de la persona natural o jurídica (NIT, razón social, dirección)
  • Por solicitud expresa del Ordenador o Interventor, por situaciones internas justificables.  


En caso de cumplir con estos requisitos, es necesario presentar la siguiente documentación:

  1. Diligenciar: Formato solicitud anulación de factura (Firmado por el decano)
  2. Carta de justificación del porqué de la anulación (Debe ir dirigida a la jefe de cartera de la Universidad de Antioquia y firmada por el coordinador del proyecto)
  3. Devolver la factura original y original cliente Nota: En caso de pérdida de alguno de estos documentos, se debe entregar un denuncio realizado en la página de la Policía Nacional
  4. Presentar esta documentación al área correspondiente en la Unidad Administrativa.

Nota Crédito

Descripción del servicio: Se solicita al área de cartera de la Universidad de Antioquia una nota crédito cuando la factura de venta queda con un saldo pendiente por facturar, el cual debe estar respaldado con una debida justificación.

Para la realización de este trámite, se debe presentar:

  1. Diligenciar: Formato solicitud de Nota Crédito (Firmado por el decano).
  2. Entregar a la persona responsable de facturación, cartera e ingresos de la Unidad Administrativa.

Devolución de recursos

Dirigido a: Pacientes del laboratorio de Salud Pública del área Higiene Ambiental, Salud Ocupacional y Microbiología; personas inscritas en los cursos y programas del Centro de Extensión de la Facultad, y servicios prestados por el Centro de Investigación y el área de posgrados.

Descripción del servicio: Aquellas personas naturales o jurídicas que requieren la devolución de los recursos
 
Para solicitar la devolución de los recursos, deberán presentar:

  1. Carta solicitando la devolución del dinero (Debe ser realizada por la persona natural o jurídica, quien canceló el servicio a la facultad) con todos los datos personales: Nombre completo, número de identificación, dirección y teléfono.
  2. Certificación bancaria donde la Universidad hará la devolución de los recursos.

Elaboración de presupuesto

Dirigido a: Docente vinculados, de cátedra, egresados y a los diferentes Nodos que conforman el Centro de Extensión.

Descripción del servicio: Trámite que permite la construcción de los costos directos e indirectos, con el fin de determinar o establecer el valor de una propuesta para la prestación de un servicio.

En caso de requerir más información o tener alguna duda e inquietud, se puede comunicar al teléfono 219 68 18

Para la elaboración del presupuesto, se deberá presentar:

  1. Términos de referencia convocatoria, pliegos de condiciones o estudio previo
  2. Presentar esta documentación a la persona responsable de la Unidad Administrativa
    Nota: La persona que sustente la propuesta para la elaboración del presupuesto debe tener conocimiento acerca de los aspectos técnicos.

 

 

 
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