Tipos de contratación

Mejores condiciones para la vida y la labor es la premisa de la Universidad de Antioquia con la nueva forma de gestionar los contratos cátedra en la Institución, proyecto que hace parte de las iniciativas de Transformación Digital para la automatización de procesos académicos y administrativos. 

Tiempo, espacio, organización institucional y sostenibilidad son sólo algunas de las bondades de este proyecto que ha sido trabajo de manera articulada entre la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional y la Vicerrectoría Administrativa mediante la División de Talento Humano. 

¿Ya viste la primera temporada de Cátedra Básica? 

 

¿Tienes preguntas? Aquí te respondemos algunas

1. ¿A partir de qué fecha se realizará la contratación de forma electrónica? 
La fecha de entrada en vigencia del proceso es el 15 de septiembre. Las solicitudes de contratación pueden generarse durante el mes teniendo en cuenta que el contrato debe estar listo máximo dos días antes de la fecha de inicio de la actividad. Además, se debe tener en cuenta el cronograma establecido para el reporte de nómina. 

2. ¿Cuál es mi responsabilidad si soy la persona a contratar?
Para la contratación de cátedra se tendrá en cuenta la información disponible en el formulario de Datos Personales. Por eso, tu responsabilidad es mantenerlos actualizados constantemente. Además, estar atento a las notificaciones que recibirás en tu correo electrónico. Si es tu primera vez como profesor de cátedra en la Universidad, deberás inscribirte y diligenciar los datos a través de la aplicación Aspirante a docente de cátedra, que está disponible ingresando a www.udea.edu.co, Servicios en línea, Aspirantes a docente de cátedra.

3. ¿Debo anexar documentos o certificados al momento de actualizar mis datos personales?
No, sólo debes diligenciar el formulario. Ten en cuenta que encontrarás algunos campos nuevos como: tipo de documento de trabajo, número de documento de trabajo, fecha de vencimiento del documento de trabajo, que aplican para extranjeros; EPS y Administradora de Fondo de Pensión que deben diligenciarse obligatoriamente. No tienes que adjuntar soportes. (En caso de requerirse, serán solicitados directamente por el proceso de Seguridad Social).

4. ¿Cada cuánto debo actualizar mis datos personales en el Portal?
Cada que tu información cambie. Puede ser desde la dirección hasta la EPS, la Administradora del Fondo de Pensiones o la fecha de tu permiso de trabajo, si es tu caso.

5. ¿Cómo sé si mis datos quedaron actualizados correctamente en el Portal Universitario? 
En tu correo personal recibirás la notificación por parte de la UdeA. 

6. ¿Qué debo hacer si quiero solicitar actualización de mi categoría?
Debes realizar el proceso en la oficina de Asuntos Docentes de la Vicerrectoría de Docencia. Puedes escribir a asuntosdocentes@udea.edu.co

7. ¿Cuál es la responsabilidad del ordenador del gasto de la dependencia que realiza la contratación?
El ordenador debe ingresar a la plataforma de contratos cátedra usando el enlace que recibirá en su correo, con usuario y contraseña de Portal, y aprobar o cancelar solicitudes. Además, firmar electrónicamente los contratos. Cada vez que deba realizar estos procedimientos, recibirá la notificación vía correo electrónico. 

8. ¿Cómo se gestiona la autorización de un contrato cátedra de actividad especial?
El jefe de la persona a contratar recibirá vía correo electrónico una notificación para ingresar al aplicativo, con usuario y contraseña de Portal, y aprobar o no una solicitud. No se requerirá el oficio de autorización. 

9. ¿Qué información tendrá en cuenta el sistema para la contratación?
Los datos personales de la persona a contratar, registrados en el Portal Universitario, y la información que soporta la contratación, ingresada por la dependencia en los sistemas institucionales como MARES, Portafolio, SIVI u otros.

10. ¿Mediante qué aplicativo se realiza la solicitud de contratación?
SIPE web continúa siendo la aplicación para realizar las solicitudes de contratación cátedra. Se debe ingresar el número de identificación de la persona a contratar y el sistema traerá los datos disponibles. Se debe completar la información que no se haya ingresado de forma automática. La verificación de antecedentes es responsabilidad de la dependencia y no es necesario imprimir ni adjuntar documentos. Se debe ingresar los códigos de cerificación generados por los portales web de la Procuraduría, la Contraloría y medidas correctivas. Para el caso de los antecedentes en la Policía Nacional, se debe registrar la fecha y la hora de la consulta. 

11. ¿Cómo puedo saber la fecha de expedición del documento de la persona a contratar si ya no se le debe solicitar el envío de documentos como la copia de la cédula?
La fecha de expedición de la cédula de la persona a contratar estará disponible en el formulario de solicitud de contrato de cátedra en SIPE Web una vez se digite el número de identificación.

12. ¿Dónde se incluye la información de resoluciones relacionadas con excepciones, formas de pago e incrementos en caso de que sea necesario?
La información de las resoluciones de excepciones, formas de pago e incrementos será registrada en el formulario de solicitudes de contratos cátedra en SIPE WEB tal como se realiza actualmente. 

13. ¿Cómo puedo verificar que la solicitud se haya enviado correctamente y hacer seguimiento al proceso?
Dado que el proceso es completamente electrónico, asegúrate de que la información registrada en la solicitud de contrato cátedra es la correcta. Si hay algún error, recibirás una notificación por correo electrónico informando que la solicitud no fue tramitada y deberás elaborar una nueva. En caso de inquietudes escribe a vinculaciones@udea.edu.co 

14. ¿Cómo se gestiona el acceso a SIPE Web desde mi dependencia en caso de no tener permisos? 
Tu jefe debe enviar un correo a vinculaciones@udea.edu.co solicitando la autorización de acceso al sistema para gestionar contratos de cátedra. 

15. ¿A qué correo me llegará el contrato para su firma si soy la persona a contratar?
Recibirás el contrato para la firma en el correo personal que hayas ingresado al momento de actualizar tus datos personales.

16. ¿Quiénes deben realizarse el examen médico pre ocupacional?
Si no te has realizado con el proveedor de la Universidad el examen de ingreso o periódico en los últimos tres (3) años, el aplicativo generará una notificación automática. También, si entre un contrato y otro ha transcurrido un tiempo mayor a seis (6) meses.

Profesores nuevos primera vez en cátedra

Profesores antiguos (a partir de 2022) seis años de antigüedad

17. ¿Cómo agendar la cita para el examen médico pre ocupacional? 
Desde el correo enfermeriasst@udea.edu.co te llegará un mensaje con los datos de contacto del proveedor para que te comuniques y programes la cita. Deberán asignártela con una oportunidad de tres (3) días hábiles a partir de la fecha de contacto. En caso de inconvenientes para asistir, por favor infórmales de 12 a 24 horas antes. 

18. ¿Debo pagar algo por examen?
No, el costo del examen es asumido por la Universidad que ya cuenta con un contrato para tal objeto.

19. ¿Debo tener mi firma electrónica registrada para firmar el contrato?
No es necesario registrar firma electrónica. La tecnología seleccionada por la Universidad, Adobe Sign, facilita el proceso de firmar electrónicamente cada contrato en un dispositivo móvil o un computador, y cumple con todos los requerimientos legales. 

20. ¿Cómo puedo verificar la trazabilidad de la firma del contrato?
En el contrato en PDF que recibas en el correo electrónico, podrás verificar datos como quiénes firmaron, hora, fecha y dirección IP.

21. ¿Cuándo se cancela una solicitud de contrato?
Cuando no se autorice la actividad especial, el ordenador del gasto no apruebe la solicitud de contrato ocurra lo mismo en Presupuesto o si pasadas 24 horas no se ha firmado electrónicamente el contrato. En todos los casos, se debe ingresar una nueva solicitud.

22. ¿Cuánto tiempo dura el trámite de contratación?
La contratación puede tomar hasta cuatro (4) horas si no se requiere examen médico preocupacional. Todo dependerá de la agilidad con la que las partes involucradas autoricen, avalen y firmen el contrato. Si la persona a contratar requiere examen médico, el proceso tomará aproximadamente tres (3) días hábiles. 

23. ¿Cuánto tiempo tiene cada usuario para autorizar, aprobar la solicitud o firmar el contrato?
Lo más recomendable es que las solicitudes sean autorizadas, aprobadas o firmadas una vez se reciba el correo de notificación. Estos son los tiempos límite para la gestión según el perfil, una vez la persona sea notificada:

Para autorizar y aprobar la solicitud de contrato:

• Jefe y ordenador del gasto: 24 horas
• Para firmar electrónicamente el contrato:
• Persona a contratar: 24 horas
• Ordenador del gasto: 24 horas

24. ¿Qué pasa si cambia el ordenador del gasto durante el trámite de la solicitud?
El sistema actualiza en línea el nuevo ordenador del gasto y este recibirá notificación de aprobación de la solicitud de contratación y de firma electrónica del contrato en su correo electrónico.

25. ¿Cómo se realizan las cancelaciones de contratos?
Este trámite continuará realizándose de la forma convencional pues su automatización está contemplada para una siguiente fase.

26. ¿Qué personas tienen acceso a las copias de contratos de cátedra que realiza la dependencia? 
El profesor cátedra y el ordenador del gasto recibirán el contrato firmado electrónicamente en sus respectivos correos electrónicos. En la División de Talento Humano, procesos de Gestión de la Vinculación y Gestión de la Información Laboral, también se tendrá acceso a esta información.

27. ¿Cómo se realizará el proceso en caso de que haya problemas de acceso a SIPE Web? 
En ese caso, desde la División de Talento Humano se darán las indicaciones correspondientes o puedes contactar a vinculaciones@udea.edu.co 

28. ¿Qué puedo hacer si en el formulario de actualización de datos personales no aparecen EPS o AFP pertenecientes a regímenes exceptuados?
Debes elegir la opción ADRES, la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Si no te permite seleccionarla, escribe a vinculaciones@udea.edu.co 

29. ¿Debo ingresar alguna anotación en el formulario de actualización de datos personales si soy jubilado?
No, sólo debes seleccionar tu EPS y AFP. Al realizar la solicitud de contratación, el sistema tiene la posibilidad de validar que eres jubilado. Si eres jubilado, en el campo condición, elige esta opción según corresponda. 

30. ¿Qué debo hacer si vivo en un lugar en el que no cuento con nomenclatura?
En ese caso, debes ingresar una dirección de tu confianza, a través de la cual autorizas a la Universidad para comunicarse oficialmente contigo.

31. ¿Qué puedo hacer para actualizar mis datos si soy profesor de cátedra externo y al terminar contratos no cuento con usuario y contraseña de Portal?
Al terminar contratos con la UdeA, las credenciales de usuario y contraseña del portal se mantienen activas. En caso de presentar alguna dificultad, realiza los siguientes pasos:

En el portal web www.udea.edu.co dirígete en la parte inferior a Servicios en línea
Haz clic en la opción: Registro de usuarios externos 
Actualiza la información del formulario
¡Listo!