Contratación Cátedra

Mejores condiciones para la vida y la labor es la premisa de la Universidad de Antioquia con la nueva forma de gestionar los contratos cátedra en la Institución, proyecto que hace parte de las iniciativas de Transformación Digital para la automatización de procesos académicos y administrativos.

Tiempo, espacio, organización institucional y sostenibilidad son sólo algunas de las bondades de este proyecto que ha sido trabajo de manera articulada entre la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional y la Vicerrectoría Administrativa mediante la División de Talento Humano.

¿Ya viste la primera temporada de Cátedra Básica?

Instructivos

 Proyecta aquí la liquidación de tu Contrato Cátedra

¿Cómo firmar el contrato?  - Profesor cátedra 

¿Cómo firmar el contrato? - Ordenador del gasto

1.  ¿Qué debo hacer si no tengo permisos para realizar solicitudes de contratos en SIPE Web?

Si no cuentas con los permisos necesarios para realizar solicitudes de contratos de cátedra en el sistema SIPE Web, deberás solicitar su habilitación enviando un correo electrónico a: nomina@udea.edu.co

La solicitud debe ser realizada por el jefe inmediato o responsable de la dependencia, indicando:

•    Nombre completo del funcionario a quien se le requiere habilitar el acceso.
•    Número de documento de identidad.
•    Dependencia a la que pertenece.
•    Tipo de permisos que necesita activar (por ejemplo: Cátedra –gestión de contratos, reporte de nómina).
•    Centro de costo.

 Una vez validada la información, el equipo de Gestión de la retribución gestionará la habilitación de permisos en el sistema y notificará al solicitante cuando el acceso esté disponible.
 

2.    ¿Es posible realizar contratos de cátedra para personas que residen en el exterior?

No. Para la formalización de los contratos de cátedra es requisito indispensable la afiliación del docente al Sistema de Seguridad Social, que incluye cobertura por parte de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

Dado que la ARL no tiene cobertura fuera del territorio colombiano, no es posible celebrar contratos de cátedra con personas que se encuentren residiendo en el exterior al momento de la vinculación.

En caso de que el docente retorne al país y pueda realizar la afiliación correspondiente, el proceso de contratación podrá gestionarse conforme a los procedimientos institucionales vigentes.

3. ¿Una persona que se encuentra en comisión administrativa, de estudio, de servicio, en año sabático o con dedicación exclusiva puede tener contrato de cátedra?

En general, no se reconoce pago adicional por horas de cátedra a los profesores vinculados que se encuentren:

•    En comisión administrativa de jerarquía igual o superior a jefe de departamento.
•    En comisión de estudio o de servicio.
•    Disfrutando de año sabático.
•    Con dedicación exclusiva.

Sin embargo, el Consejo Superior Universitario puede autorizar una excepción a esta regla, previa recomendación del consejo de la respectiva unidad académica, siempre que:

•    Se certifique que no existe en el banco de hojas de vida un docente con el perfil requerido.
•    La Comisión de Asuntos Académicos emita concepto favorable.

En estos casos, debe existir una autorización formal del Consejo Superior, respaldada mediante acto administrativo que apruebe la excepción.

4.    Si soy docente, ¿a qué correo electrónico llegan las notificaciones del proceso de contratación?

Todas las notificaciones relacionadas con el proceso de contratación de cátedra son enviadas al correo electrónico personal que el docente haya registrado en su información personal dentro del Portal Institucional.

Por ello, es fundamental mantener actualizado este dato en el banco de hojas de vida, ya que a dicho correo llegarán los mensajes de aprobación, firma del contrato y demás comunicaciones del proceso.

5.    ¿Cuántas horas puede realizar un docente de cátedra?

La disponibilidad de horas para los docentes de cátedra depende del tipo de vinculación y de la dedicación asignada, así:

 Cátedra externa
•    Hasta 840 horas por periodo académico, distribuidas de la siguiente manera:
•    360 horas semestre para actividades de pregrado y posgrado (equivalentes a 20 horas semanales).
•    480 horas semestre para actividades de investigación, extensión y asesoría (equivalentes a 20 horas semanales).

 Total semanal máximo: 40 horas.

Actividad especial

 Esto garantiza el cumplimiento de la normatividad institucional (Acuerdo Superior 253 de 2003 articulo 19) y la adecuada distribución de la carga académica.

6.    ¿Cómo puedo visualizar los contratos de cátedra que he gestionado y conocer su estado?

Puedes consultar el estado de los contratos de cátedra que has gestionado a través del sistema SIPE WEB, siguiendo esta ruta:

SIPE WEB → Otros → Cátedra → Gestionar contratos

En esta opción podrás:

•    Visualizar todos los contratos que has creado o tramitado.
•    Realizar búsquedas específicas por:
o    Identificación del docente
o    Número de Trámite
o    Estado del contrato (Enviado, Ingreso, Retirado, Terminado, Tramitado)
o    Fecha de inicio
o    Fecha final
o    Centro de costo
o    Semestre

 Esta funcionalidad permite hacer seguimiento al avance de las solicitudes, verificar aprobaciones pendientes y confirmar el estado final de cada contrato.

7.    ¿Qué debo hacer si deseo solicitar la actualización de mi categoría como docente de cátedra?

El docente deberá realizar la solicitud de actualización de categoría, enviando un correo electrónico a:
categoriacatedra@udea.edu.co

Documentación requerida:

(Archivos en formato PDF adjuntos al correo)
•    Cédula de ciudadanía.
•    Acta de grado de pregrado, posgrado y resolución de convalidación emitida por el Ministerio de Educación Nacional (en caso de estudios realizados en el exterior).
•    Certificados laborales profesionales de dedicación tiempo completo, que incluyan: fecha de inicio, fecha de finalización, cargo desempeñado y dedicación horaria.

8.    ¿Debo anexar documentos o certificados al momento de actualizar mis datos personales?

No. Al actualizar tus datos personales en el Portal Institucional solo debes diligenciar el formulario en línea; no es necesario adjuntar documentos o certificados.

Ten en cuenta que el formulario incluye algunos campos nuevos que deben completarse obligatoriamente, entre ellos:

•    Tipo de documento de trabajo, número y fecha de vencimiento (aplican para personas extranjeras).
•    EPS y Administradora del Fondo de Pensiones (AFP).

No es necesario adjuntar soportes. En caso de requerirse, estos serán solicitados directamente por el proceso de Seguridad Social de la Universidad.

9.    ¿Cada cuánto debo actualizar mis datos personales en el Portal?

Debes actualizar tus datos personales cada vez que ocurra un cambio en tu información. Esto incluye, entre otros, la dirección de residencia, número de contacto, entidad prestadora de salud (EPS), administradora del fondo de pensiones, o la fecha de vencimiento del permiso de trabajo en caso de ser extranjero.

Mantener esta información actualizada en el Portal Institucional es fundamental para evitar inconvenientes durante el proceso de contratación.

10.    ¿Cuál es la responsabilidad del ordenador del gasto de la dependencia que realiza la contratación?

El ordenador del gasto es responsable de ingresar a la plataforma de contratos de cátedra a través del enlace que recibirá en su correo electrónico institucional, utilizando su usuario y contraseña del Portal.

Entre sus funciones están:

• Aprobar o cancelar las solicitudes de contratación.
• Firmar electrónicamente los contratos.

Cada vez que deba realizar alguno de estos procedimientos, el sistema le enviará una notificación por correo electrónico para que pueda gestionarlo oportunamente.

11.    ¿Cómo se gestiona la autorización de un contrato de cátedra por actividad especial?

La autorización se realiza directamente en el aplicativo de contratación. El jefe inmediato de la persona a contratar recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace para ingresar al sistema, utilizando su usuario y contraseña del Portal.

Desde allí, podrá aprobar o rechazar la solicitud de contratación.

No se requiere oficio de autorización, ya que esta validación se realiza de forma electrónica a través del sistema.

12.    ¿Cómo puedo conocer la fecha de expedición del documento de identidad de la persona a contratar si ya no se solicita copia de la cédula?

La fecha de expedición de la cédula estará disponible automáticamente en el formulario de solicitud de contrato de cátedra en SIPE Web, una vez se ingrese el número de identificación de la persona a contratar.

No es necesario solicitar este dato directamente al docente, ya que el sistema lo proporciona con base en la información registrada en el Portal.

13.    ¿Dónde se debe registrar la información relacionada con resoluciones de excepciones, formas de pago e incrementos?

La información correspondiente a resoluciones que respalden excepciones, formas de pago o incrementos debe ser registrada directamente en el formulario de solicitud de contratos de cátedra en SIPE WEB, tal como se realiza actualmente.

Esta información es fundamental para la correcta validación y trámite del contrato, por lo tanto, debe ingresarse con precisión y soportarse adecuadamente.

14.    ¿Quiénes deben realizarse el examen médico preocupacional?

Deben realizarse el examen médico preocupacional los siguientes docentes:

•    Profesores que se vinculan por primera vez como docentes de cátedra.
•    Profesores que no se han realizado un examen médico de ingreso o periódico con el proveedor de la Universidad en los últimos tres (3) años.
•    Profesores con más de seis (6) meses de inactividad entre un contrato y otro.
•    Profesores vinculados desde 2022 o antes, que acumulen seis (6) años de antigüedad como docentes de cátedra.

En estos casos, el sistema generará automáticamente una notificación indicando la necesidad de realizar el examen, el cual es obligatorio para continuar con el proceso de contratación.

15.    ¿Cómo agendar la cita para el examen médico preocupacional?

Recibirás un correo electrónico desde enfermeriasst@udea.edu.co con los datos de contacto del proveedor autorizado para que te comuniques y programes la cita para el examen médico preocupacional.

La cita deberá ser asignada con una anticipación máxima de tres (3) días hábiles a partir de la fecha de contacto.

En caso de que no puedas asistir a la cita programada, por favor informa al proveedor con al menos 12 a 24 horas de anticipación para reprogramarla y evitar inconvenientes.

16.    ¿Debo tener mi firma electrónica registrada para firmar el contrato?

No es necesario que registres una firma electrónica previamente. La Universidad ha seleccionado la plataforma Adobe Sign, que permite firmar electrónicamente cada contrato de forma sencilla desde un dispositivo móvil o computador, garantizando el cumplimiento de todos los requisitos legales.

Este sistema agiliza el proceso de firma y asegura la validez jurídica de los contratos.

17.    ¿Cómo puedo verificar la trazabilidad de la firma del contrato?

En el contrato en formato PDF que recibirás por correo electrónico, podrás consultar información detallada sobre la firma, incluyendo quiénes firmaron, la hora, la fecha y la dirección IP desde donde se realizó la firma.

Esta información garantiza la transparencia y validez del proceso de firma electrónica.

18.    ¿Cuándo se cancela una solicitud de contrato?

La solicitud de contrato se cancela en los siguientes casos:

•    Cuando no se autorice la actividad especial.
•    Si el ordenador del gasto no aprueba la solicitud.
•    Si la aprobación no se otorga en la oficina de Presupuesto.
•    Si, pasadas 24 horas desde la aprobación, el contrato no ha sido firmado electrónicamente.

 En cualquiera de estas situaciones, será necesario ingresar una nueva solicitud para continuar con el proceso.

19.    ¿Cuánto tiempo dura el trámite de contratación?

El trámite de contratación puede tomar hasta cuatro (4) horas si no se requiere examen médico preocupacional. El tiempo total depende de la rapidez con la que las partes involucradas autoricen, avalen y firmen el contrato.

-En caso de que la persona a contratar necesite realizar el examen médico, el proceso tomará más tiempo debido a la programación y realización de este requisito.

20.    ¿Qué personas tienen acceso a las copias de contratos de cátedra que realiza la dependencia?

El profesor de cátedra y el ordenador del gasto recibirán el contrato firmado electrónicamente en sus respectivos correos electrónicos.

Además, en la División de Talento Humano, específicamente en los procesos de Gestión de la Vinculación y Gestión de la Información Laboral, también se tendrá acceso a esta información para fines administrativos y de seguimiento.

21.    ¿Qué puedo hacer si en el formulario de actualización de datos personales no aparecen EPS o AFP pertenecientes a regímenes exceptuados?

En este caso, debes seleccionar la opción ADRES (Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud) en el formulario.

Si el sistema no te permite seleccionar esta opción, por favor envía un correo electrónico a las siguientes direcciones para recibir el soporte correspondiente:

•    autoliquidacion@udea.edu.co
•    vinculaciones@udea.edu.co

22.    ¿Debo ingresar alguna anotación en el formulario de actualización de datos personales si soy jubilado?

No, solo debes seleccionar correctamente tu EPS y AFP en el formulario. En el campo Condición, asegúrate de elegir la opción Jubilado, según corresponda a tu situación.