Planeación

Una unidad de Competencias de SAP es un espacio creado por una organización para gestionar el desarrollo de proyectos orientados a ampliar, mejorar o adaptar determinadas funcionalidades de su sistema SAP, facilitando la adquisición y transferencia de conocimientos relacionados con el desarrollo del sistema buscando principalmente estabilidad, previsibilidad y mejoras incrementales a mediano y largo plazo.

Funciona como un director de orquesta. Toda la estructura de gobierno y de administración del cambio – administración de metodologías, conocimientos, roles, estructuras, la transición del cambio, identificación, documentación de procesos, entre otros– se procesa en dicho sitio. Entre otras funciones, la unidad de Competencias:

•    Soporta la operación
•    Administra proyectos según la institución
•    Asegura que las áreas involucradas participen en la toma de decisiones.
•    Certifica que se apeguen a metodologías de innovación para efectuar los cambios.
•    Prioriza requerimientos
•    Realiza seguimiento
•    Comunica los avances de desarrollo y mejoras.

En suma, tiene como objetivo generar estrategias y acciones de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario en el aplicativo a su vez que se genera y se brinda valor agregado a los procesos de la Universidad que son soportados por SAP-ERP y de esta manera se logre una gestión universitaria más efectiva.

Pero ¿Qué es SAP?
El sistema SAP es un sistema informático que hace que las empresas puedan administrar correctamente sus recursos humanos, productivos logísticos, etc.

Al Sistema SAP se le relaciona con los sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales), por tratarse de un sistema de información que permite gestionar las diferentes acciones de una empresa, sobre todo las que tienen que ver con la producción, la logística, los recursos humanos, los proyectos, el inventario, las compras, los envíos y la contabilidad.

Sus servicios destacan por cubrir, además, las necesidades tanto administrativas como las de sus clientes y proporcionar las herramientas que se necesitan.

Para Tito Segura, Líder de la Unidad de Competencias SAP de la UdeA "La unidad de competencias SAP  presenta una oportunidad para consolidar las mejores prácticas al  reducir el tiempo de implementación de nuevas habilidades y tecnologías para con SAP así como permitir potencializar los distintos módulos dispuestos en el ERP o en la soluciones analíticas con SAP, también ayuda a la correcta asignación de recursos y la priorización de proyectos o  actividades según su beneficio y valor permitiendo un impacto financiero positivo y aportando a las metas y estrategias definidas para la Universidad." 

¿Qué hace la Unidad de Competencias SAP en la UdeA?
Brinda soporte al servicio de la plataforma SAP desde varios frentes:

• Gestión de Incidentes y Requerimientos
• Gestión de Cambios
• Gestión de Accesos
• Gestión del licenciamiento
• Gestión de conocimiento 

Adicionalmente, participa en el desarrollo de diferentes proyectos que involucran muchas de las áreas cuyos procesos se soportan en SAP-ERP. Conócelos: 

La Universidad de Antioquia le apostó a la creación e implementación de una Unidad de Competencias SAP con la intención de conseguir estar alineados como Institución con la evolución del sistema SAP en lo referente a nuevos procedimientos, ampliación de funcionalidades, mejoramiento de la plataforma de hardware y software y demás necesidades con miras a que el triángulo de tecnología, estructura y procesos crezca de manera adecuada.

Facturación Electrónica Emisión-Recepción

• Alcance: Integración de los sistemas institucionales con SAP para la recepción y envío de la factura electrónica a los clientes y su respectiva conexión con el operador tecnológico - DIAN

• Estado: Finalizado

• Resultados: Consolidación de los procesos de facturación de los distintos sistemas institucionales en SAP.

Mejoras en el Proceso de Abastecimiento ABS

• El alcance de las mejoras corresponde a los procesos de compras de inventarios, compras de material de consumo, compras de consignación, compra de ventas a terceros y subcontratación, teniendo presente que a pesar de que hoy en día no sean utilizados estos últimos tres se dejará documentado para que la universidad de Antioquia los utilice cuando lo requiere. Todos estos ítems son de integración directa con los procesos de la gestión de stock, y verificación de facturas IM.

• Estado: En ejecución.

• Acciones a realizar:

  • Realizar el desarrollo de integración entre el proveedor tecnológico Onbase y SAP

  • Realizar configuraciones requeridas para realizar la evaluación de proveedores desde SAP       

  • Optimizar el proceso de Compras Internacionales adecuando la herramienta SAP para realizar los trámites de principio a fin desde la misma.

Migración GHIPS - SAP - Hospital Veterinario

• Alcance: Migración de los procesos administrativos y financieros que realiza el Hospital Veterinario a SAP 

• Estado: En ejecución.

• Acciones a realizar:

  • Manejo eficiente de los inventarios, integración, facturación inventarios en SAP

UpGrade Plataformas SO, DB y Update SAP

• Alcance: Actualización del sistema operativo a Suse12S1, bases de datos Oracle 18c

• Estado: En ejecución.

• Resultados:

  • 8 máquinas actualizadas

  • Actualización técnica de OS: Soporte del OS hasta el 2024 y Soporte Oracle hasta el 2025, se adicionan nuevas características y se aplican.

  • Se optimiza el recurso mejoras. 

  • Se actualizan componentes ST-PI y ST-A/PI

  • Se virtualizan todas las máquinas.

Integración SAP con Software Ideas

• Alcance: Conexión con el Software Ideas para todo el manejo y control de las patentes y la propiedad intelectual.

• Estado: En ejecución.

Proyecto Seguridad SAP y Segregación de Funciones

• Alcance: 

  • Establecimiento de políticas y procedimientos de seguridad de accesos y segregación de funciones-Gobierno de Seguridad en SAP

  • Definición de los responsables en la institución sobre la custodia de los accesos

  • Evaluación y redefinición de seguridad de accesos de roles y perfiles de acuerdo a la estructura funcional y organizacional

• Estado: Finalizado.

• Resultados:

  • Reducción de riesgos de accesos no autorizados a las transacciones críticas

  • Fortalecimiento del control interno de la Universidad

  • Evaluación de riesgos con mayor velocidad y facilidad

  • Sensibilización de usuarios clave sobre la importancia de la seguridad de accesos y la segregación de funciones, a su vez de los riesgos asociados a dichos accesos y transacciones. 

  • Se realizaron más de 6000 cambios en ambiente productivo SAP, como parte de las actividades de segregación de funciones llevadas a cabo con las áreas, las cuales implicaron:

  • Ajustes de asignación de transacciones a roles

  • Creación de nuevos roles simples y compuestos

  • Asignación de roles a usuarios

  • Retiro de roles a usuarios

  • Establecimiento de mecanismos para el fortalecimiento del mantenimiento de Roles y funciones en SAP

  • Control sobre el entorno productivo y transaccional de SAP.

Si el proceso en el que participas se ve involucrado o afectado por algunos de los asuntos que se trabajan desde los diferentes proyectos mencionados, te invitamos a que escribas tu inquietud a la cuenta de correo cc.sap@udea.edu.co para recibir información más detallada al respecto. 

¿Cómo accedes a los servicios de la Unidad de Competencias SAP?
La forma de acceder a los servicios de la Unidad de Competencias SAP en sus diferentes frentes de trabajo, es a través del Sistema de Gestión de Solicitudes “Soluciones UdeA”, utilizado para el soporte, asesoría y acompañamiento a los usuarios de los servicios brindados por algunos de los procesos de la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional para las dependencias académicas y administrativas de la Universidad de Antioquia, este permite hacer registro y dar seguimiento a todos los incidentes y solicitudes en relación a la plataforma SAP ERP. Ingresas a través de soluciones.udea.edu.co.

Para facilitar el proceso de creación de tickets en el aplicativo, te compartimos la “Guía para el usuario del sistema de gestión de solicitudes “Soluciones UdeA” (DI-GI-GU-02)”, la cual describe de forma básica las principales actividades que los servidores públicos en el Rol de usuario pueden realizar en el sistema.