Movilidad nacional e internacional

Los apoyos financieros, ofrecidos bajo la modalidad de reembolso, están dirigidos a la participación de expertos nacionales e internacionales en eventos y actividades organizadas, en Colombia o el exterior, por instituciones de educación superior (IES), asociaciones y redes universitarias e instituciones técnicas y tecnológicas, que hagan parte del Programa de reciprocidad para extranjeros en Colombia del ICETEX.

1. Modalidades:

El programa Expertos Internacionales cubre las siguientes modalidades:

Movilidad entrante:

Las instituciones inscritas podrán solicitar apoyo financiero, bajo las condiciones descritas en la presente convocatoria, con el fin de que un experto residenciado en el exterior participe en un evento, actividad académica o de investigación en Colombia. Para esta modalidad se podrá solicitar apoyo para:

• Docentes
• Investigadores
• Practitioners1
   

Movilidad saliente: 

Las instituciones inscritas podrán solicitar apoyo financiero, bajo las condiciones descritas en la presente convocatoria, con el propósito de participar en un evento, actividad académica o de investigación fuera del país. Dentro de esta modalidad se podrá solicitar apoyo para:

• Docentes que vayan a realizar una ponencia o actividad académica fuera del país.
• Pasantías para investigadores y estudiantes de doctorado.
• Directivos y funcionarios administrativos, pertenecientes a la IES, que vayan a participar en una actividad que aporte al desarrollo de la institución desde la internacionalización.
• Misiones académicas organizadas por asociaciones y redes universitarias o por el gobierno nacional.
• Misiones académicas organizadas por asociaciones y redes universitarias o por el gobierno nacional. Las IES que postulen a misiones individuales, sin el acompañamiento de otra institución, podrán presentar máximo a dos (2) personas.

Virtual:

Las instituciones inscritas podrán solicitar apoyo financiero, bajo las condiciones descritas en la presente convocatoria, con el propósito de generar, desde la internacionalización, espacios virtuales de formación, cooperación académica, investigación e innovación, tales como:

• Cursos virtuales de formación, ofrecidos por universidades extranjeras, dirigidos a: docentes, investigadores, pasantes doctorales y gestores de relaciones internacionales (docentes, funcionarios, directivos).
• Clases virtuales, ofrecidos por universidades extranjeras, dirigidas a estudiantes y comunidad académica de la universidad, las cuales se den en el marco de un acuerdo o contrato con otra institución.
• Entradas a eventos virtuales internacionales o especializados en temas de internacionalización.
   

Proyectos: 

Las instituciones inscritas podrán solicitar apoyo financiero, bajo las condiciones descritas en la presente convocatoria, con el propósito de implementar proyectos en internacionalización*, en modalidad presencial o virtual.

Podrán ser sobre cualquier temática, pero deberán estructurarse alrededor de mínimo una de las áreas de favorabilidad descritas en la presente convocatoria.

Nota: Esta modalidad no aplica para solicitar los dos rubros de movilidad, ni se debe solicitar para actividades que solo comprenden movilidades. Asimismo, se permite aplicar máximo a un proyecto por comité. El postular dos proyectos o más, al mismo comité, conlleva a la descalificación automática de las aplicaciones.

*Cátedras, seminarios, estancias de investigación, cooperación académica o demás actividades que aporten al desarrollo de la internacionalización y requieran de alguno(s) de los rubros dispuestos bajo esta modalidad.

2. Rubros financiables 

A través de este programa se podrá solicitar apoyo para que el ICETEX financie uno de los siguientes rubros según la modalidad:

Movilidad entrante y saliente:

• Pasaje aéreo internacional: ida y regreso a un único destino, en tarifa económica. Esta modalidad no cubre trayectos nacionales ni múltiples destinos.  A nivel nacional únicamente aplica para conexiones en los casos en que no haya vuelos directos.

En el siguiente cuadro se define el monto máximo por el cual se puede hacer la postulación, de acuerdo a la región de destino o procedencia.

Nota: El solicitar un valor superior al establecido, según los topes por región, conllevará a la descalificación automática de la aplicación.

Asimismo, se debe tener en cuenta que en la medida en que los montos solicitados sean más altos, se aprobarán menos aplicaciones. Los topes son un margen de referencia, no el valor que se deba solicitar siempre. En este sentido, es fundamental que las instituciones tengan criterios de eficiencia y austeridad al momento de adquirir los tiquetes.
 

• Viáticos: los recursos de este rubro podrán ser empleados para cubrir los gastos de hospedaje del experto (hotel, alimentación y transporte interno), mediante el pago directo a este o al hotel.   El valor máximo que financia el ICETEX, por día, es de medio salario mínimo legal mensual vigente hasta por catorce (14) días calendario.
• Entradas a eventos especializados en internacionalización de la educación: A través de este rubro se podrá solicitar apoyo para cubrir el costo de la entrada de eventos o conferencias presenciales, cuya temática sea la internacionalización de la educación, los cuales podrán tener lugar en Colombia o el exterior. Se otorgará un apoyo de hasta cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Virtual:

• Cursos virtuales. Se cubren solo aquellos que sean legalizados contra factura emitida por una institución de educación extranjera, en la que el rubro cobrado sea el curso como tal. El valor máximo que financia el ICETEX, por beneficiario, es de ocho (8) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Para estos casos, el valor solicitado no puede superar el costo del curso o el tope mencionado.

Nota: La presente convocatoria del programa Expertos Internacionales bajo ninguna modalidad cubre honorarios.

Proyectos:

• Equipos, materiales y suministros.
• Servicios técnicos y profesionales: Licencias, servicios de asesoría y de apoyo (con personas jurídicas reconocidas en su área).
• Apoyo logístico para la realización y producción de eventos.
• Viajes y estancias (solo para proyectos presenciales): Según el caso, se podrá solicitar apoyo para tiquetes o viáticos (uno de los dos) según lo estipulado en la modalidad de movilidad de la presente convocatoria.

El monto que podrá solicitar la institución, bajo la modalidad de proyectos, se determinará por el número de expertos internacionales que vincule. Por cada experto podrá solicitar hasta 10.000.000 COP.

El monto máximo que se cubre por proyecto es de 30.000.000 COP y se podrá postular máximo un proyecto por comité.

En el formulario de inscripción deberá diligenciar la información solicitada para esta modalidad e indicar el o los rubros al igual que los montos solicitados para cada uno

3. Duración según modalidad:

Tiquetes: La estancia deberá tener una duración mínima de tres (3) días y máxima de seis (6) meses.
Viáticos: La financiación por parte del ICETEX está condicionada a la duración de la visita del experto, la cual no podrá ser menor a tres (3) días ni mayor a catorce (14) días calendario.
Virtual: Podrán ser cursos, clases y eventos de mínimo un (1) día. No hay un límite para la duración, sin embargo, la financiación no podrá superar lo descrito en el apartado rubros.
Proyectos: Deberán tener una duración mínima de cinco (5) días hábiles y de máximo 6 meses.
Entradas a eventos especializados en internacionalización de la educación: Los eventos deberán tener una duración mínima de dos (2) días.

4. Áreas de favorabilidad:

El programa Expertos Internacionales apoya todas las áreas del conocimiento, sin embargo, contarán con puntuación adicional aquellas solicitudes que aborden alguno(s) de los siguientes temas:

• Beneficiar directamente a población con enfoque diferencial (personas con discapacidad, indígenas, afro, raizales, rom, víctimas, mujeres rurales, LGBTIQ+).
• Construcción de paz.
• Beneficiar directamente a estudiantes con excelencia académica y escasos recursos (estratos 1 y 2).
• Trabajo en territorios PDET o con estudiantes provenientes de esas regiones.
• Beneficiar directamente a estudiantes de primera generación.
• Articulación entre el sector empresarial, la academia y el Estado.
• Beneficiar a profesores de colegios públicos o de escuelas normales superiores.
• Trabajo con spin off y startups de base tecnológica.
• Movilidades y actividades de cooperación con universidades africanas.
• Implementar acciones para proteger a la población migrante en condición de vulnerabilidad.
• Transición energética y energías renovables no convencionales y limpias.

5. Cronograma

Todas las solicitudes deben ceñirse a los tiempos establecidos en el siguiente cronograma:

*La convocatoria general del programa Expertos Internacionales no cubre movilidades que se lleven a cabo en diciembre, debido al calendario de pagos de la entidad.

Tenga en cuenta la siguiente información:

• En cada comité se estudian las solicitudes de eventos o actividades que se realizarán en los meses estipulados en el período de adjudicación.
• Por ningún motivo se aceptarán solicitudes fuera de las fechas límites de aplicación de cada comité.
• Por ninguna razón se aceptarán solicitudes de reembolso que no se encuentren completas y dentro de los plazos estipulados en el cronograma.
• Este programa se financia con recursos públicos, por lo que las instituciones tienen la obligación de hacer las compras y reservas, siguiendo los principios de austeridad y eficiencia presupuestal.
• Una vez publicados los resultados del comité, la institución beneficiada podrá iniciar el proceso de legalización de acuerdo con las condiciones descritas en la presente convocatoria.
• En caso de presentarse una situación de fuerza mayor que impida la movilidad del experto, se podrá solicitar su cambio dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles a la notificación de resultados. No se aceptan solicitudes de cambio de modalidad, rubro o monto aprobado.
• Para el rubro de tiquetes, las instituciones deberán hacer la compra o reserva dentro de los siguientes diez (10) días hábiles a la notificación de los resultados, en los casos en que no hayan comprado los tiquetes antes del comité.

5. Requisitos y documentos

El apoyo financiero del ICETEX estará supeditado a los siguientes requisitos:

• Realizar las postulaciones mediante el usuario único asignado a la institución.
• La participación del experto debe estar enmarcada en la misionalidad y actividades propias de la institución solicitante.
• Que el experto internacional tenga residencia permanente en el exterior.
• Que el experto nacional resida en Colombia.
• Al momento de postular, se debe contar con la autorización institucional para la movilidad, otorgada por la autoridad competente (por ejemplo: consejo académico).
• Los demás dispuestos en la presente convocatoria.

Para realizar la postulación, deberá enviar a la Dirección de Relación Internacionales al correo: enid.zapata@udea.edu.co los siguientes documentos:

1. Formato de información de acuerdo a la modalidad correspondiente en Word:

• Movilidad entrante, Movilidad saliente y virtual– Expertos internacionales: Diligenciar la totalidad del formato de Información del Experto - Anexo 1, indicando el rubro a solicitar, tiquete Aéreo, viático o pago de inscripción. 
• Proyectos: Diligenciar la totalidad del formato de información del proyecto – Anexo 2.

2. Soporte de gestión institucional:

• Tiquetes: Adjuntar una copia de la cotización emitida por la Agencia de Viajes asignada para la Universidad de Antioquia.
• Viáticos: Adjuntar la cotización/cálculo del sistema FINANCIERO de la Universidad de Antioquia.
• Pago de inscripción: Adjuntar información oficial del curso, clase o evento, y soporte de inscripción o preinscripción.
• Proyectos: Adjuntar cotización de los servicios, materiales y/o suministros en los casos que aplique, y por cada experto asociado al proyecto deberá adjuntar el soporte de acuerdo al rubro solicitado, sea viático o tiquete.

3. Acta de Compromiso del decano o director de la unidad académica o dependencia administrativa, según el rubro solicitado viático o tiquete aéreo (Anexo 3)

4. Visibilidad de la actividad con el apoyo del ICETEX:

Incluir en el material publicitario y en la publicación en redes institucionales, los logos del ICETEX: manual de imagen (Anexo 4), (logo transparente).(logo editable),(versiones del logo editable). 

5. Comisión de servicios: Tramitar y enviar la comisión de servicio que otorga la Universidad, en el caso de tener un contrato como docente, investigador o personal administrativo

6. Copia del pasaporte.

6. Legalización de las solicitudes aprobadas

Una vez celebrado el comité, los resultados serán notificados vía correo electrónico. Es importante aclarar que las instituciones son las responsables de hacer las respectivas compras de los rubros aprobados.

Responsabilidad de la legalización:

Es importante mencionar que llevar a cabo el proceso de legalización, de forma correcta y dentro de los plazos del cronograma, es uno de los compromisos y responsabilidades más importantes de las instituciones que aplican a esta convocatoria.

Al momento de postular, se debe contar con total certeza y las autorizaciones del caso para llevar a cabo la movilidad o actividad presentada. En este sentido, a continuación, se presentan las reglas y consecuencias que se deben tener en cuenta cuando no se cumple con una legalización:

• En los casos en que no se pueda legalizar una solicitud, se debe presentar un oficio firmado por el Decano o director que firmó el acta de compromiso y solicitar la firma del rector en mismo oficio.
• Solo se aceptarán motivos de fuerza mayor para justificar la no legalización, tales como: enfermedad o calamidad del experto; cancelación o aplazamiento del evento por parte de la universidad anfitriona; inconvenientes de índole migratorio los cuales impidan la movilidad. En este sentido, si una legalización no se pudo llevar a cabo por alguno de estos motivos, se debe enviar el oficio firmado por el representante legal con el fin de evitar una sanción. Este oficio deberá ser presentado a más tardar en la fecha en la que cierra el período de legalización del comité en el que se aprobó la solicitud.
• Razones diferentes a las anteriormente mencionadas, no serán tenidas en cuenta para justificar la no legalización y esto conllevará a que la institución no pueda participar en el siguiente comité. Asimismo, no serán válidos motivos tales como: inconvenientes o demoras administrativas de la IES; decisión unilateral del experto de no viajar la cual no responda a una causa de fuerza mayor; que la IES no autorice la movilidad; dificultades con los plazos del cronograma.
• Por otro lado, la presentación de la documentación idónea y correcta, según los términos de la presente convocatoria, es algo fundamental, por lo que cualquier incumplimiento en un solo documento conllevará a la no aprobación del reembolso. Si una institución incurre en esta situación en dos comités, no podrá participar en el siguiente.
• El ICETEX revisará las justificaciones de no legalización y podrá determinar su validez a la luz de lo descrito en la presente sección. Solo se aceptarán oficios firmados por el representante legal de la institución.

Los documentos que se deben presentar para solicitar el reembolso, de acuerdo con el rubro, son los siguientes:

Todos los documentos deberán ser enviado en formato PDF y previa verificación de buena calidad al correo: enid.zapata@udea.edu.co.

Tiquetes:

• Copia de la factura de venta, en COP, de la agencia de viajes o aerolínea que expidió el tiquete, la cual debe indicar el nombre del experto beneficiado. La factura debe ser individual, no se aceptarán facturas que relacionen a más de un experto.
• Copia del itinerario del viaje entregado por la aerolínea al momento de comprar el tiquete. 
• Copia del comprobante de egreso de la institución, en donde se estipule que el pago se efectúa a la agencia de viajes o aerolínea que expidió el tiquete.
• Copia del pasaporte del experto.
• Evidencia de haber llevado a cabo una estrategia de visibilidad de la actividad, la cual refleje el apoyo del ICETEX, tales como: creación y publicación de piezas de difusión que lleven el logo de la entidad; hacer una publicación en las redes institucionales dando visibilidad a la actividad y reconocimiento al ICETEX. Se debe enviar la evidencia de esto (imagen y enlace de la publicación). Por otro lado, no se aceptarán: presentaciones o fotos a las que se les agregue el logo del ICETEX; publicaciones que no mencionen al ICETEX.

 Viáticos:

• Copia de la factura del hotel, en COP, en la cual se relaciona el nombre del experto y los días de hospedaje (esto no aplica en los casos en los que los recursos son entregados directamente al experto). Si es una factura de un hotel en el exterior, se debe relacionar el equivalente del pago en COP.
• Copia del comprobante de egreso de la institución, en donde se estipule que el pago se efectúa al hotel o al experto internacional.
• Certificación debidamente firmada por el experto en la cual declare el pago del dinero por parte de la institución en los casos que aplique. En estos casos, también se debe adjuntar el comprobante de egreso del pago al experto
• Copia del pasaporte del experto.
• Evidencia de haber llevado a cabo una estrategia de visibilidad de la actividad, la cual refleje el apoyo del ICETEX, tales como: creación y publicación de piezas de difusión que lleven el logo de la entidad; hacer una publicación en las redes institucionales dando visibilidad a la actividad y reconocimiento al ICETEX. Se debe cargar evidencia de esto en la plataforma (imagen y enlace de la publicación). Por otro lado, no se aceptarán: presentaciones o fotos a las que se les agregue el logo del ICETEX; publicaciones que no mencionen al ICETEX.

Virtual:

• Copia de la factura del curso o evento virtual en COP (aquellos dirigidos para una persona de la institución, debe tener el nombre de esta).
• Copia del comprobante de egreso de la institución, en donde se evidencie que el pago se efectuó.
• Copia del pasaporte o documento de identidad del beneficiario del curso o evento.
• Para casos de clases dirigidas a la comunidad académica o un grupo de estudiantes, se debe adjuntar una descripción, del curso, de máximo una (1) página.
• Se debe hacer una publicación en las redes institucionales dando visibilidad a la actividad y reconocimiento al ICETEX y enviar la evidencia.

Entradas a eventos especializados en internacionalización de la educación:

• Copia de la factura de la entrada al evento.
• Copia del comprobante de egreso de la institución, en donde se evidencie que el pago se efectuó. Ya bien sea en la factura o en el comprobante de egreso, se debe reflejar de forma clara el equivalente del pago en COP.
• Copia del pasaporte, para eventos en el exterior, o documento de identidad del beneficiario, para eventos llevados a cabo en Colombia.
• Se debe adjuntar una descripción, del evento, de máximo una (1) página.
• Evidencia de haber llevado a cabo una estrategia de visibilidad de la actividad, la cual refleje el apoyo del ICETEX, tales como: creación y publicación de piezas de difusión que lleven el logo de la entidad; hacer una publicación en las redes institucionales dando visibilidad a la actividad y reconocimiento al ICETEX. Se debe cargar evidencia de esto en la plataforma (imagen y enlace de la publicación). Por otro lado, no se aceptarán: presentaciones o fotos a las que se les agregue el logo del ICETEX; fotos del experto junto a un pendón o imagen con el logo de la entidad; publicaciones que no mencionen al ICETEX.

Proyectos:

• Diligenciamiento completo del apartado Informe financiero, en la sección de legalización.
• Copia de las facturas, en COP, de los rubros cubiertos con los recursos del ICETEX
• Copia del o los comprobantes de egreso de la institución, los cuales den cuenta y soporten lo reportado en el informe financiero.
• Copia del pasaporte de cada experto internacional vinculado al proyecto.
• Evidencia de haber llevado a cabo una estrategia de visibilidad de la actividad, la cual refleje el apoyo del ICETEX, tales como: creación y publicación de piezas de difusión que lleven el logo de la entidad; hacer una publicación en las redes institucionales dando visibilidad a la actividad y reconocimiento al ICETEX. Se debe cargar evidencia de esto en la plataforma (imagen y enlace de la publicación). Por otro lado, no se aceptarán: presentaciones o fotos a las que se les agregue el logo del ICETEX; publicaciones que no mencionen al ICETEX.

Nota: Los recursos serán girados a la cuenta común que tiene oficialmente registrada la IES ante el ICETEX (no se hacen giros a otras cuentas o a los beneficiarios). Luego de que hayan transcurrido dos (2) meses, tras finalizar el período de legalización, se podrá solicitar el comprobante de reembolso el cual contiene toda la información sobre el giro.

Las facturas que estén en una moneda extranjera y no relacionen su equivalente en pesos colombianos (COP) no serán válidas y por lo tanto no se aprobará el reembolso.

Los desembolsos se harán UNICAMENTE a la institución beneficiada, no se pagará a personas particulares, ni a otras instituciones.

7. CRITERIOS DE APROBACIÓN

Todas las solicitudes de apoyo que cumplan con la totalidad de los requisitos serán evaluadas por el respectivo comité de aprobación, igualmente se tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes criterios de evaluación al momento de asignar los beneficios:

• Región de ubicación del centro docente.
• Contar con beneficiarios extranjeros recibidos en el marco del programa Beca Colombia del ICETEX.
• No postular a un experto dos veces al mismo comité.
• Áreas prioritarias de desarrollo para el país y puntos de favorabilidad.
• Distribución equitativa del presupuesto para cada comité entre las instituciones participantes, buscando un equilibrio entre IES públicas y privadas.
• Se priorizarán eventos abiertos al público que no cobren por el ingreso.
   

8.  TÉRMINOS Y CONDICIONES: Recuerde que al momento de realizar la postulación la institución colombiana acepta los términos y condiciones establecidos por el ICETEX, los cuales se relacionan en la presente convocatoria, y se compromete a dar estricto cumplimiento a los mismos:

• Las IES son las responsables de ejecutar las actividades y, por lo tanto, de gestionar, de forma adecuada, el relacionamiento con los expertos nacionales e internacionales, al igual que con las instituciones extranjeras con las que adelantan procesos de cooperación. Es fundamental garantizar un relacionamiento respetuoso y adecuado, manteniendo canales de comunicación claros y oportunos.
• Es fundamental que las instituciones empleen criterios de eficiencia y austeridad para las compras. Un uso adecuado de los recursos permitirá acceder a un mayor número de aprobaciones, por eso se exigirá que las compras o reservas de los tiquetes se hagan dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la notificación de los resultados, en los casos en que no hayan comprado los tiquetes antes del comité.
• Cada solicitud estará sujeta a un proceso de evaluación. Bajo ninguna situación, el simple hecho de hacer la aplicación implica su aprobación. Es muy importante que esto, al igual que todos los criterios de la convocatoria, lo tengan claro todos los miembros de la comunidad académica que son postulados al programa.
• Todas las comunicaciones y solicitudes (incluyendo aclaraciones y reclamos) se deben canalizar a través de la dependencia encargada de administrar el usuario y gestionar las postulaciones ante el ICETEX. Esta dependencia será el punto focal del programa y tendrá la responsabilidad de divulgar la información de las convocatorias, atender las solicitudes, inquietudes y comentarios de su comunidad académica, y ser el canal de comunicación directa con el ICETEX.
• No se aceptarán solicitudes de reembolso que no se encuentren completas según los documentos requeridos y dentro de los plazos establecidos en el cronograma.
• Se debe reconocer la participación del ICETEX en las actividades a través material informativo, publicidad y anuncios que se realicen.
• Cuando se trate de eventos de corta duración y el ICETEX lo estime conveniente por considerarlo de interés para el programa, solicitará a la institución entradas de cortesía, las cuales serán proporcionadas de común acuerdo entre las partes de conformidad con el costo estimado según el evento financiado.
• Por tratarse de recursos provenientes del presupuesto general de la nación y específicamente del ICETEX, su institución será la única responsable de la utilización de estos. El ICETEX, en el evento de comprobar cualquier irregularidad podrá exigir a la institución el reembolso inmediato de los dineros recibidos.
• Teniendo en cuenta los objetivos del programa y la finalidad para la que se entregan los apoyos financieros, la institución debe emplear los recursos reintegrados en aspectos vinculados al fortalecimiento y desarrollo de la internacionalización.
• Los pagos de reembolso se efectuarán durante los siguientes dos meses luego de finalizar el período de legalización del respectivo comité.

Mayor información

Maryory Zapata
Secretaria
Dirección de Relaciones Internacionales
enid.zapata@udea.edu.co
Teléfono: +57 6042195210