Movilidad nacional e internacional

Los apoyos financieros, ofrecidos bajo la modalidad de reembolso, están dirigidos a la participación de expertos nacionales e internacionales en eventos y actividades organizadas, en Colombia o el exterior, por instituciones de educación superior (IES), asociaciones y redes universitarias e instituciones técnicas y tecnológicas, que hagan parte del Programa de reciprocidad para extranjeros en Colombia del ICETEX.

*El envío de los resultados se hará una vez se reciba la información por parte del Icetex.

**Esta convocatoria no cubre actividades que se desarrollen durante el mes de diciembre debido al cronograma de pagos del ICETEX y el proceso de solicitud de reembolso que deben adelantar las instituciones. De igual forma, las actividades postuladas deben iniciar a más tardar el 17 de noviembre y no se podrán extender más allá del 1º de diciembre.

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Tenga en cuenta la siguiente información:

• En cada comité se estudian las solicitudes de eventos o actividades que se realizarán en los meses estipulados en el período de adjudicación. Es posible hacer postulaciones cuyas fechas sean de comités pasados, sin embargo, se priorizan aquellas que correspondan, al comité, según el cronograma.
• Por ningún motivo se aceptarán solicitudes fuera de las fechas límites de aplicación de cada comité.
• En ningún caso se aceptarán solicitudes de reembolso que no se encuentren completas y dentro de los plazos estipulados en el cronograma.
• Este programa se financia con recursos públicos, por lo que las instituciones tienen la obligación de hacer las compras y reservas, siguiendo los principios de austeridad y eficiencia presupuestal.
• Una vez publicados los resultados del comité, la institución beneficiada podrá iniciar el proceso de legalización de acuerdo con las condiciones descritas en la presente convocatoria.
• En caso de presentarse una situación de fuerza mayor que impida la movilidad del experto, se podrá solicitar su cambio dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles a la notificación de resultados. No se aceptan solicitudes de cambio de modalidad, rubro o monto aprobado.
• Para el rubro de tiquetes, las instituciones deberán hacer la compra o reserva dentro de los siguientes diez (10) días hábiles a la notificación de los resultados, en los casos en que no hayan comprado los tiquetes antes del comité.
• Se debe tener en cuenta que la disponibilidad presupuestal para el comité 4 es muy inferior respecto a los demás comités del año debido a la ejecución del programa. Lo anterior quiere decir que el margen de aprobación será menor, por lo que se recomienda aplicar de forma proporcional a los comités previos y demás convocatorias si se espera recibir financiación del programa.

Requisitos y documentos

El apoyo financiero del ICETEX estará supeditado a los siguientes requisitos:

• Realizar las postulaciones mediante el usuario único asignado a la Dirección de Relaciones Internacionales.
• La participación del experto debe estar enmarcada en la misionalidad y actividades propias de la institución.
• No se puede postular a un experto más de una vez al mismo comité
• Que el experto internacional tenga residencia permanente en el exterior.
• Que el experto nacional resida en Colombia.
• Al momento de postular, se debe contar con la autorización institucional para la movilidad, otorgada por la autoridad competente (por ejemplo: consejo académico). 
• Los demás dispuestos en la presente convocatoria.

Postulación

Para realizar la postulación, deberá diligenciar el formulario de acuerdo a la modalidad correspondiente y anexar los documentos relacionados a continuación.  

I. Formulario registro. Deberá diligenciar la totalidad de la información del formulario e indicando el rubro a solicitar:

• Movilidad entrante, Movilidad saliente y virtual– Expertos internacionales. ¡Haz clic aquí!
• Proyectos. ¡Haz clic aquí!

II. Soporte de gestión institucional

• Tiquetes: Adjuntar una copia de la cotización emitida por la Agencia de Viajes asignada para la Universidad de Antioquia.
• Viáticos: Adjuntar la cotización/cálculo del sistema FINANCIERO de la Universidad de Antioquia.
• Pago de inscripción: Adjuntar información oficial del curso, clase o evento, y soporte de inscripción o preinscripción.
• Proyectos: Adjuntar cotización de los servicios, materiales y/o suministros en los casos que aplique, y por cada experto asociado al proyecto deberá adjuntar el soporte de acuerdo al rubro solicitado, sea viático o tiquete.

III. Acta de compromiso del decano o director de la unidad académica o dependencia administrativa, según el rubro solicitado (Anexo 1).

IV. Comisión de servicios. Tramitar y enviar la comisión de servicio que otorga la Universidad, en el caso de tener un contrato como docente, investigador o personal administrativo.

V. Copia del pasaporte. 

Por favor recuerde que es su responsabilidad diligenciar y suministrar información correcta y fidedigna. Cualquier inconsistencia puede generar inconvenientes en el proceso de la convocatoria. Asimismo, tenga presente que diligenciar información falsa en una convocatoria pública es un delito.

Legalización de las solicitudes aprobadas

Una vez celebrado el comité, los resultados serán notificados vía correo electrónico. Es importante aclarar que las instituciones son las responsables de hacer las respectivas compras de los rubros aprobados.

Este proceso debe llevarse a cabo dentro de las fechas estipuladas en el cronograma, de no ser así los recursos no serán reembolsados, por lo tanto, se liberarán para futuras aprobaciones.

Responsabilidad de la legalización:

Es importante mencionar que llevar a cabo el proceso de legalización, de forma correcta y dentro de los plazos del cronograma, es uno de los compromisos y responsabilidades más importantes de las instituciones que aplican a esta convocatoria. Cuando una IES deja de legalizar, no solo se ve afectada porque no recibe los recursos, sino que es dinero que se deja de adjudicar a otras instituciones, incidiendo en la ejecución y operación general del programa.

Por lo anterior, al momento de postular se debe contar con total certeza y las autorizaciones del caso para llevar a cabo la movilidad o actividad presentada. En este sentido, a continuación se presentan las reglas que se deben tener en cuenta cuando no se cumple con una legalización:

• En los casos en que no se pueda legalizar una solicitud, se debe presentar un oficio firmado por el Decano o director que firmó el acta de compromiso y solicitar la firma del rector en mismo oficio. 

• Solo se aceptarán motivos de fuerza mayor para justificar la no legalización, tales como: enfermedad o calamidad del experto; cancelación o aplazamiento del evento por parte de la universidad anfitriona; inconvenientes de índole migratorio los cuales impidan la movilidad. En este sentido, si una legalización no se pudo llevar a cabo por alguno de estos motivos, se debe enviar el oficio firmado por el representante legal con el fin de evitar una sanción. Este oficio deberá ser presentado a más tardar en la fecha en la que cierra el período de legalización del comité en el que se aprobó la solicitud.

• Razones diferentes a las anteriormente mencionadas, no serán tenidas en cuenta para justificar la no legalización y esto conllevará a que la institución no pueda participar en el siguiente comité. Asimismo, no serán válidos motivos tales como: inconvenientes o demoras administrativas de la IES; decisión unilateral del experto de no viajar la cual no responda a una causa de fuerza mayor; que la IES no autorice la movilidad; dificultades con los plazos del cronograma; decisión de la institución colombiana de cancelar las movilidades por tener otras prioridades.

• Los oficios de justificación deben ser diferentes a las cartas de solicitud de reembolso y deben expresar de forma clara las razones por las que no se legaliza la respectiva aplicación. En caso de no acatarse estas indicaciones, se procederá con la sanción de la institución de acuerdo con lo descrito en el presente apartado de la convocatoria.

• Por otro lado, la presentación de la documentación idónea y correcta, según los términos de la presente convocatoria, es algo fundamental, por lo que cualquier incumplimiento en un solo documento conllevará a la no aprobación del reembolso. 

• En los casos en que una institución presente dos o más solicitudes de legalización incompletas o con documentos que no cumplen, dicha institución no podrá participar en el siguiente comité. Lo anterior aplica cuando la falta sucede en el marco de uno o dos comités. 

• El ICETEX revisará las justificaciones de no legalización y podrá determinar su validez a la luz de lo descrito en la presente sección. Solo se aceptarán oficios firmados por el representante legal de la institución. 

• Las instituciones que sean sancionadas, por alguna de las causales anteriormente mencionadas, no podrán realizar las aplicaciones, correspondientes al comité en el que fueron sancionadas, de forma posterior. 

Documentos para legalización de acuerdo con el rubro

Todos los documentos deberán ser enviado en formato PDF y previa verificación de buena calidad al correo: enid.zapata@udea.edu.co.

Nota: La financiación que ofrece el programa Expertos Internacionales corresponde a apoyos que solo de otorgan tras el cumplimiento de las condiciones descritas en la presente convocatoria. En este sentido, bajo ningún caso se considerarán válidas facturas de cobro que expida la institución para solicitar el reintegro de los recursos, esto conllevará a la descalificación automática del apoyo previamente aprobado y no se autorizará el reembolso.

Por otro lado, los recursos serán girados a la cuenta común que tiene oficialmente registrada la IES ante el ICETEX (no se hacen giros a otras cuentas o a los beneficiarios). Luego de que hayan transcurrido dos (2) meses, tras finalizar el período de legalización, se podrá solicitar el comprobante de reembolso el cual contiene toda la información sobre el giro.

Mayor información:

Maryory Zapata
Secretaria
Dirección de Relaciones Internacionales
enid.zapata@udea.edu.co
Teléfono: +57 6042195210