Asesoría Jurídica

5 aspectos que debes considerar para las notificaciones por correo electrónico

1. ¿Qué es una notificación?

Es “el acto material de comunicación por medio del cual se ponen en conocimiento de las partes o terceros interesados los actos de particulares o las decisiones proferidas por la autoridad pública.(…) Las notificaciones permiten que materialmente sea posible que los interesados hagan valer sus derechos, bien sea oponiéndose a los actos de la contraparte o impugnando las decisiones de la autoridad, dentro del término que la ley disponga para su ejecutoria (…)” 

Colombia. Corte Constitucional. Sentencia T-419 de 1994. MP Eduardo Cifuentes Muñoz.

2. ¿Cuáles son los requisitos para realizar una notificación por correo electrónico?

La notificación electrónica se plantea en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, como una forma de notificar, siempre y cuando se cumplan los siguientes elementos:

▪ La persona haya indicado una dirección de correo electrónico.

▪ El interesado haya autorizado la notificación personal en la dirección de correo electrónico indicada.

Sin embargo, aun habiendo aceptado que las actuaciones se notifiquen por medio electrónico, el interesado podrá solicitar recibir notificaciones o comunicaciones por un medio diferente.

3. ¿Qué debe contener el correo electrónico para hacer la notificación?

Para: se ingresa la dirección de correo electrónico autorizada por el solicitante para que se le realice la notificación electrónica.

Asunto: Se diligencia con el asunto “Notificación electrónica de <acto administrativo o académico con su respectivo órgano> N° XX del <día> de <mes> de <año>”

Cuerpo del correo electrónico: Se debe ingresar la notificación electrónica del respectivo acto que se busca poner en conocimiento. En el procedimiento puedes consultar el texto ejemplo. Debe tener el nombre, el número de identificación, el correo electrónico, la dirección, el teléfono y el municipio del notificado y el notificador.

Adjunto: Una vez diligenciado el cuerpo del correo electrónico, el usuario notificador debe adjuntar el acto académico o administrativo que se va a notificar.

4. ¿Cómo certifico la notificación?

Transcurrido el día hábil siguiente al envío del correo electrónico con la notificación del acto académico o administrativo, deberá solicitarse a la Mesa de Ayuda de la División de Gestión Informática, la certificación de que el envío del correo fue exitoso y el mensaje llegó al servidor de la bandeja de entrada del destinatario. Esta certificación se solicita a través de Soluciones UdeA, a la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional, División de Gestión Informática>> en la opción >>Correo Electrónico, >>Certificación de notificación por correo electrónico.

5. ¿Si tengo dudas, qué hago?

Puedes consultar el Instructivo para la notificación por correo electrónico.

También puedes solicitar acompañamiento de la Dirección Jurídica a través del Formulario Único de Solicitudes.