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Asesorías
Asesoría en consulta de documentos de la memoria institucional para la investigación
Dirigida a investigadores, donde se les brindan fuentes primarias de información que aportan a su investigación. La solicitud se realiza por correo electrónico o presencial en el Archivo Histórico, Bloque 3 de la ciudad universitaria oficina 109. Para mayor detalle, consulte el trámite: Solicitud de asesoría en consulta de documentos de la memoria institucional para la investigación (GD-TR-09)
Asesoría en organización de archivos de gestión y transferencia UdeA
Orientaciones sobre la producción, recepción y organización de los documentos durante la emergencia sanitaria generada por COVID - 19. Programadas a través del correo asesoriasdgd@udea.edu.
Asesoría en transferencia documental primaria
La División de Gestión Documental invita a todos los servidores de las dependencias académicas y administrativas, a realizar el proceso de transferencia documental primaria de los archivos de gestión al archivo central. No se recibirán documentos que no estén relacionadas en el Cuadro de Clasificación Documental o fuera de las fechas programadas para cada dependencia.
Para la transferencia de la documentación a la División de Gestión Documental (Bloque 8, piso 5), debe solicitar con anticipación el servicio a Logística e Infraestructura a través de Soluciones UdeA.
Cualquier aclaración o asesoría con respecto a la transferencia, comuníquese a las extensiones; 5030, 5032, 5033 y 8033 o al correo electrónico: asesoriasdg
Ver grabación: Capacitación transferencias documentales primarias 2023
Ver presentacion: Capacitación transferencias documentales primarias 2023
Circulares
- Circular de transferencias documentales primarias 2024
- Circular organización de expedientes contractuales
- Circular transferencia de programas académicos
- Circular uso de tintas
- Circular firmas electrónicas para aprobación de los programas electrónicos de
curso. - Circular 001 Orientaciones para la producción, recepción y organización de los documentos durante la emergencia sanitaria generada por COVID -19
- Circular 002 Orientaciones para la producción, identificación, custodia y organización de los documentos electrónicos durante la emergencia sanitaria generada por COVID -19.
Lineamientos
-
Lineamientos para la identificación y gestión de los documentos electrónicos de archivo v2.
-
Listado de documentos que no se transfieren al archivo central - SG-GD-FO-006
- Listado de tipologías básicas - SG-GD-FO-007
Formatos
- Formato para la transferencia documental del programa de curso - VD-FO-003
- Hoja de control para archivos de gestión - SG-GD-FO-001
- Acta de Descarte SG-GD-FO-004
- Hoja de control cruzado para documentos físicos y electrónicos - SG-GD-FO-005
- Nota aclaratoria - SG-GD-FO-008
- Rótulo unidad documental - SG-GD-FO-009
- Rótulo unidad documental electrónica - SG-GD-FO-010
- Índice de transferencia de programas de cursos - SG-GD-FO-013
- Acta de entrega y recibo de inventario natural - SG-GD-FO-014
Guías
- Guía para la digitalización de documentos - SG-GD-GU-05
- Guía para la organización de archivos de gestión SG-GD-GU-03 V2
Procesos técnicos
- Procedimiento de planeación documental - SG-GD-PR-08
- Producción documental en archivos de gestión - SG-GD-PR-02
- Trámite documental en archivos de gestión - SG-GD-PR-0
- Procedimiento organización de expediente - SG-GD-PR-05-V2
- Procedimiento transferencias primarias_SG-GD-PR-07
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