Empleados

Estados Financieros mensuales y anuales

• Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la Universidad; son elaborados con base en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno según la Resolución 533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación y sus modificaciones.
• Anualmente se presenta el conjunto completo de estados financieros, el cual se compone de: a) un estado de situación financiera, b) un estado de resultados, c) un estado de cambios en el patrimonio, d) un estado de flujos de efectivo, y e) las notas a los estados financieros. 
• Mensualmente se presenta el estado de situación financiera y el estado de resultados.
   

[Consulta la información contable y los Estados Financieros de la Universidad de Antioquia]

Documentos contables de interés general

• Manual de Políticas Contables [Descargar]
• Registro Único Tributario – RUT: RUT perteneciente a la Universidad, el cual se encontrará actualizado de forma mensual. [Descargar]
• Declaración ingresos y patrimonio: Esta declaración corresponde a la compilación de los ingresos obtenidos por la Universidad, la cual no se encuentra obligada presentar y pagar impuesto de renta. Se presente de forma anual con corte a diciembre de cada año. [Descargar]
• Certificado de parafiscales: Certifica el pago oportuno por parte de la Universidad de la seguridad social y los parafiscales de sus empleados exigidos por Ley. Se actualiza de forma mensual. [Descargar]
• Certificado de aspectos tributarios: Documento que expresa las obligaciones tributarias a cargo de la Universidad, indicando de cuales se encuentra excluida. Se actualiza solo cuando haya algún cambio normativo. [Descargar]
• Certificado junta central de contadores: Documento que certifica al contador de la Universidad. Se actualiza cada 3 meses. Solicitar al correo: contabilidad@udea.edu.co.

Circular de Cierre Anual

Con el fin de garantizar un adecuado y oportuno cierre financiero de cada vigencia, el cual incluye un riguroso proceso de afectación, revisión y conciliación de las cifras que culmina en la elaboración de los Estados Financieros e informes de ejecución presupuestal que se deben rendir a los diferentes Organismos de Inspección, Vigilancia y Control, se informan por medio de la Circular de Cierre Anual los lineamientos y fechas límite para los respectivos trámites ante la División de Gestión Financiera, las cuales son de obligatorio cumplimiento para todas las Unidades Académicas y Administrativas. 

[Descargue aquí la circular de cierre 2023]

Solicitud de Certificados

• Certificados de retención: Solicitud de certificados por parte de los proveedores de la Universidad, correspondientes a las retenciones efectuadas por concepto retención en la fuente, retención de IVA y retención de Industria y Comercio.  
• Certificados de donación: Documento que se expide a solicitud de personas naturales o jurídicas que realizan donaciones a la Universidad.   
• Certificado conflicto de intereses: Documento que se expide a través del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) para la Universidad a solicitud del proveedor que lo requiera.
  
  Solicitar al correo: certificadoscontabilidad@udea.edu.co

[Consulte y descargue estos documentos del Sistema de Gestión Institucional]

Solicitud de registro y actualización de deudores y acreedores en SAP

En el siguiente documento se dan orientaciones para gestionar el registro y/o actualización de acreedores (solo aquellas personas naturales que prestan servicios personales que solo son de transferencia de conocimiento como: asesorías, consultorías, evaluadores, invitados, estudiantes, entre otros, diferentes a proveedores*), deudores o proveedores extranjeros en SAP, con el fin de realizar trámites administrativos. [Descargar trámite]

*El registro y/o actualización de proveedores nacionales se realiza con el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la División de Servicios Logísticos. Consulte aquí: Servicios logísticos (udea.edu.co)

Solicitud de información detallada relacionada con el reporte de información exógena enviado a la DIAN

Cuando algún usuario presente inquietudes sobre la información que le reporta la Universidad de Antioquia a la DIAN en el reporte de información exógena, puede realizar la solicitud del detalle de la información reportada, como lo indica el siguiente documento: GF-TR-02 Solicitud de información detallada relacionada con el reporte de información exógena enviado a la DIAN.

Solicitud de certificados e informes contables y tributarios con firma del contador público de la Universidad de Antioquia:

En este documento se explica el trámite para la solicitud de firma del contador público de la Universidad de Antioquia en documentos que se deben enviar o presentar a entidades externas: GF-TR-05 Solicitud de informes contables y tributarios. 

[Consulte y descargue estos documentos del Sistema de Gestión Institucional]

Comité Técnico de Sostenibilidad de la Información Financiera – CTSIF

El CTSIF es una instancia asesora del proceso financiero, en aras de propender por la generación de información financiera confiable, relevante y comprensible, sin perjuicio de las responsabilidades y de la autonomía que caracterizan el ejercicio profesional de los lideres del proceso financiero de la Universidad y de las competencias de la Oficina de Auditoría Institucional o quien haga sus veces. 

Este Comité se reúne una vez al mes y en él se presentan temas de alto impacto financiero, así como depuraciones de la información financiera cuando por cada evento o transacción individualmente considerada supere los 2.5 salarios mínimos mensuales legales vigentes. Resolución Rectoral 45645 del 30/04/2019, la cual constituye y reglamenta el CTSIF.

Tenga en cuenta: 

1. Dirija sus solicitudes a este comité (CTSIF) a la cuenta de correo: ctsif@udea.edu.co 
2. Cuando alguna unidad académica o administrativa deba presentar un tema al CTSIF, debe diligenciar el siguiente formato de documento técnico de depuración contable: VA-GF-FO-012 Documento técnico depuración contable CTSIF. [Consulte y descargue estos documentos del Sistema de Gestión Institucional]
3. A continuación, se presenta la programación para esta vigencia de los encuentros del CTSIF, así como el formato de la ficha de depuración contable que se presentan allí: 

• 17 de enero de 2023 
• 16 de febrero de 2023 
• 16 de marzo de 2023 
• 20 de abril de 2023 
• 18 de mayo de 2023 
• 15 de junio de 2023 
• 13 de julio de 2023 
• 10 de agosto de 2023 
• 21 de septiembre de 2023 
• 19 de octubre de 2023 
• 16 de noviembre de 2023 
• 14 de diciembre de 2023
   

Circular 10410001-07 de 29/07/2019 Depuración Contable: Este documento debe presentarse cuando se afecta la cuenta de patrimonio: VA-GF-FO-001 V03 Ficha de depuración contable.

Uniones Temporales 

En el siguiente instructivo se describe el proceso de recepción y registro de la información financiera relacionada con las Uniones Temporales - UT en las que participa la Universidad de Antioquia. 

• VA-GF-IN-14 Instructivo UT para el reporte y registro de información de Unión Temporal 
• VA-GF-FO-013 Formato UT Compras y Ventas Unión Temporal

[Consulte y descargue estos documentos del Sistema de Gestión Institucional]

Solicitudes al archivo contable

En este documento se explica el trámite para la solicitud de préstamo de los documentos contables que reposan en el archivo contable, como soporte de transacciones financieras de la Universidad. Consulte el formato: GF-TR-03 Solicitud de préstamo de documentos contables. [Consulte y descargue estos documentos del Sistema de Gestión Institucional]

Activos fijos

El subproceso de Activos Fijos se encarga del reconocimiento, medición y revelación de los hechos económicos de las Propiedades, planta y equipo, activos intangibles, propiedades de inversión, activos biológicos y bienes históricos y culturales. Por lo que en este subproceso de realiza la creación de los activos en SAP, la legalización y reconocimiento de los bienes que se adquieran en convenios, contratos, proyectos, alianzas, entre otros; además se realiza el proceso de depreciación y amortización, así como todo el apoyo a las dependencias en informes y solicitudes contables relacionadas con los bienes muebles e inmuebles de la Universidad. Teniendo en cuenta lo estipulado en el Manual de Políticas Contables se debe solicitar código de activo SAP en los siguientes casos: 

Bienes muebles: bienes que se prevé usarlos durante más de doce (12) meses y con un costo igual o superior a 0,2 SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente), para la vigencia 2023 el monto es de $232.000. 

Activos intangibles: licencias, software, aplicativos, programas, entre otros, que se prevé usarlos durante más de doce (12) meses y con un costo igual o superior a 0,2 SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente), para la vigencia 2023 el monto es de $232.000. 

• Solicitud de creación de activo fijo en SAP.
• VA-GF-FO-006_Solicitud de creación masiva de activos. 
  [Consulte y descargue este documento del Sistema de Gestión Institucional] 
• VA-GF-GU-11_Guia legalización de activos adquiridos por diferentes modalidades

Mayor información:

Correo: activosfijos@udea.edu.co  
Adriana Arias: Tel. 604 219 8272  
Eliana Muñoz: Tel. 604 219 8267 

Conciliación Bancaria

El subproceso de Conciliación Bancaria realiza análisis y cruce de las partidas conciliatorias de bancos para asegurar la integralidad, objetividad, oportunidad y el mejoramiento continuo de este rubro en la información financiera. 

• Trámite para la solicitud de copia de extractos bancarios: GF-TR-04 Solicitud de copia de extractos bancarios.
• Circular 02 de 02/03/2020 Legalización de consignaciones pendientes de identificar.