Es el documento donde se justifica la necesidad del bien, obra o servicio requerido por la Universidad desde el punto de vista técnico, jurídico, económico y financiero, se define el objeto, alcance del contrato, el valor presupuestal y demás componentes, se analiza los posibles riesgos que puedan ocurrir durante las diferentes etapas contractuales.​

Este se debe diligenciar en los formatos definidos por la Universidad de acuerdo con la cuantía del contrato a celebrar (DJ-FO-006) (DJ-FO-009), aplica para nuevas contrataciones, adiciones y/o prórroga del contrato.

Estudio previo de necesidad y conveniencia para menores o iguales a 30 SMMLV

Estudio previo de necesidad y conveniencia para mayores a 30 SMMLV

En la solicitud de cotizaciones se debe establecer el bien, obra o servicio que se pretende adquirir con las características claras y precisas, cantidad, unidad de medida, valores (unitario, IVA, descuentos, impuestos, total entre otros), presupuesto oficial de la Universidad, criterios de selección y evaluación, forma de pago, garantías si aplica y lugar o medio de recepción de las propuestas comerciales.
Aplica para procesos menores a 150 SMLMV.

Es el análisis y comparación de las cotizaciones presentadas, orden de elegibilidad de los proponentes según criterios de selección previamente establecidos, puede ser: menor precio, mejor calidad, menor tiempo de ejecución, experiencia u otros aspectos.
Aplica para procesos menores a 150 SMLMV.

Es el documento donde se describen: el cronograma del proceso, las condiciones económicas, jurídica, financieras, experiencia y técnicas con sus características generales y específicas, requisitos de calidad, unidad de medida, cantidades, términos de la entrega y distribución, reglas de participación, evaluación y selección objetiva del contratista, se solicita el valor unitario, el valor total, se establece la forma de pago, el plazo, lugar y medios en que se debe hacer la entrega la propuesta;  entre otros aspectos que den claridad a los posibles oferentes acerca del objeto que se pretende contratar de acuerdo con las necesidades identificadas en el estudio previo. (DJ-PL-037)

Aplica para procesos iguales o superiores a 150 SMLMV.

Términos de referencia para procesos de mediana cuantía, igual o superior a 150 SMLMV hasta 2000 SMLMV ​

Anexos a los términos de referencia

Carta de presentación persona natural

Carta de presentación persona jurídica

Plantilla de constitución de consorcio

Autorización de consulta registro inhabilidades por delitos sexuales

Modelo de certificación de pago de aportes a la seguridad social y parafiscales

Resolución superior de autorización para contratación de mayor cuantía

Resolución superior de autorización para contratos de negociación directa igual o superior a 2000 SMLMV

Resolución de apertura de invitación pública mayor o igual a 2000 SMLMV

Es el documento de contestación a las observaciones realizadas por los posibles oferentes a la solicitud de cotización o términos de referencia y sus correspondientes anexos.
Aplica para procesos de menor cuantía, mediana cuantía y mayor cuantía.

Es el documento mediante el cual se modifica los términos de referencia o anexos.
Aplica para procesos de mediana cuantía y mayor cuantía.
La adenda a los términos de referencia para los procesos de mayor cuantía (= o > 2000 SMLMV) debe ser aprobada previamente por el Comité Técnico de Contratación.

Adenda proceso de invitación pública de mayor cuantía​

Análisis objetivo de las propuestas presentadas, se verifica el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos, financieros, de experiencia y los criterios de evaluación previamente definidos en los términos de referencia, se debe indicar el orden de elegibilidad de los proponentes según el método de evaluación establecido en los términos de referencia.
Aplica para procesos de mediana cuantía y mayor cuantía.
El informe de evaluación en los procesos de mayor cuantía (= o > 2000 SMLMV) debe ser aprobado previamente por el Comité Técnico de Contratación

Es el documento mediante el cual se responden las observaciones realizadas por los proponentes al informe de evaluación, deben ser respuestas objetivas y argumentadas.
Aplica para procesos de mediana y mayor cuantía.
Cuando con las respuestas al informe de evaluación en los procesos de mayor cuantía (= o > 2000 SMLMV) se modifique el orden de elegibilidad, este nuevo informe debe ser aprobado previamente por el Comité Técnico de Contratación.

Notificación al proponente que de conformidad con el informe de evaluación ocupó el primer puesto por el cumplimiento de las condiciones técnicas, financieras, jurídicas y demás establecidas en los términos de referencia o invitación.
Aplica para procesos mediana y mayor cuantía.
Para los procesos de mayor cuantía se deberá realizar resolución de adjudicación la cual debe ser aprobada previamente por el Comité Técnico de Contratación y publicar en el portal universitario.

En caso de que no se presenten propuestas o habiéndose presentado, ninguna quede habilitada por no cumplir con los requisitos establecidos en los términos de referencia o invitación se deberá declarar desierta el proceso contractual (DJ-PL-039).

Declaratoria desierta contratos de mediana cuantía

Aplica para procesos mediana cuantía y mayor cuantía
Para los procesos de mayor cuantía se deberá realizar resolución de declaratoria de desierta la cual debe ser aprobada por el Comité Técnico de Contratación (DJ-PL-038)

Plantilla de resolución para declarar desierto proceso de mayor cuantía cuando no se presentan oferentes

El riesgo en contratación es entendido como todas aquellas circunstancias que pueden presentarse durante las etapas del proceso contractual y que pueden afectar el desarrollo o ejecución de un contrato, los cuales se deben identificar y soportar en un documento matriz.
Para los procesos de mayor cuantía se deberá realizar resolución de adjudicación la cual debe ser aprobada previamente por el Comité Técnico de Contratación y publicar en el portal universitario.

Matriz de riesgo

Una vez se cumpla con todos los trámites de la etapa precontractual, se proyecta la minuta y pedido (SAP), donde estarán todas las cláusulas o condiciones a cumplir por las partes.

Contrato artístico

Contrato de compraventa

Contrato de hospedaje

Contrato de suministro

Contrato de transporte

Contrato de prestación de servicios de mantenimiento

Contrato de suministro de alimentos

Contrato por medio de la CIS

Para los contratos que hayan contemplado la solicitud de pólizas, es necesario la revisión de estas verificando los aspectos económicos, tiempos, entre otros. (DJ-FO-007); asimismo, deberán ser verificadas la validez de las mismas en la página web dispuesta por la compañía de seguros.
Aplica todos aquellos contratos donde se hayan solicitado garantías independientemente de su cuantía o modalidad.

Aprobación de pólizas

Cuando en un contrato de prestaciones periódicas, o de fecha de inicio no determinada, las partes acuerdan iniciar la ejecución del contrato previo cumplimiento de los requisitos de legalización. (DJ-FO-001)

Acta de inicio

Consiste en aumentar el valor del contrato. Los contratos que celebre la Universidad solo podrán adicionarse hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor inicial. Se debe justificar por parte de la interventoría las razones por las que es requerido.
Recuerde que para este caso se debe elaborar estudio de mercado y estudio previo de necesidad y conveniencias y para el evento de que hubieren exigido pólizas estas deberán modificarse teniendo en cuenta el valor inicial y la adición realizada (DJ-PL-005) (DJ-PL-008)

Adición contrato

En caso de que el valor del contrato sea igual o superior a 2000 SMLMV o cuando con la adición a realizar sea igual o superior a estos valores requiere autorización previa del Comité Técnico de Contratación

Consiste en la ampliación o modificación del plazo (tiempo) de ejecución del contrato o de entrega inicialmente pactado. Se deben justificar por parte de la interventoría las razones por los cuales se requiere.
Recuerde que para este caso se debe elaborar estudio previo de necesidad y conveniencias y para el evento de que hubieren exigido pólizas estas deberán modificarse teniendo en cuenta el plazo inicial y la prórroga realizada. (DJ-PL-007) (DJ-PL-008)
En caso de que el valor del contrato sea igual o superior a 2000 SMLMV requiere autorización previa del Comité Técnico de Contratación.

Prórroga contrato

Prórroga y adición al contrato

Documento mediante el cual la Universidad y el contratista formalizan el acuerdo para interrumpir los plazos de ejecución del contrato, por circunstancias de hecho repentino que imponen el cese de su desarrollo, por lo tanto, durante la misma ninguna de las partes podrá ejecutar las obligaciones contractuales que tengan a cargo.
Recuerde que en caso de que hubieren exigido garantías o pólizas estas deberán modificarse teniendo en cuenta los términos de suspensión. (DJ-FO-004).

Acta de suspensión

Documento mediante el cual las partes reanudan la ejecución del contrato luego de superar las causas que dieron origen a la suspensión.
Recuerde que en caso de que hubieren exigido garantías o pólizas estas deberán modificarse por el plazo que duró la suspensión. (DJ-FO-002)

Acta de reinicio

Documento mediante el cual las partes formalizan cambios de fondo y forma al contrato o a sus anexos.
Recuerde que el objeto contractual no se puede modificar.

Es el documento en el que las partes describen el avance del contrato; las modificaciones que han sucedido; estados financieros (anticipo, retenidos, pagos); evaluación (legal, administrativa y técnica) y observaciones. (DJ-FO-003).

Acta de seguimiento

Es el documento que el interventor firma como constancia de recibo del objeto del contrato, indicando fecha, lugar, número de factura, entre otros aspectos que den como finalizado el acuerdo. (DJ-FO-010)
Este aplica para aquellos contratos de ejecución inmediata que tenga una sola entrega y un único pago

Recibo a satisfacción

Documento que contiene el balance final o ajuste de cuentas, entre la Universidad y el contratista, en ella las partes establecen las prestaciones y obligaciones cumplidas o no, si hubo o no multas, se acuerdan los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y se deja constancia de estos a favor de cualquiera de las dos partes, a que se llegaren además de declararse a paz y salvo. (DJ-FO-005)
Este aplica para aquellos contratos de tracto sucesivo, que se prolongan en el tiempo y tienen varios pagos.

Acta de liquidación