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jueves, 16 de septiembre 2021
16/09/2021
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Infraestructura y logística

Soy empleado UdeA

Atendemos tus necesidades logísticas

Posted Jun 28, 2021

Apertura de casilleros
 

Este servicio se solicita cuando estudiantes y empleados (as) requieren la apertura de un casillero o grupo de casilleros; la solicitud puede estar motivada por el extravío o hurto de las llaves o por la necesidad de recuperar los casilleros desde la dependencia que los administra, tras el vencimiento del tiempo establecido para el préstamo.

Procedimiento

  • La dependencia responsable de administrar el casillero debe seguir estas instrucciones, ya sea por solicitud de estudiantes o por gestión interna.
  • Elaborar un oficio o enviar un correo dirigido al Proceso de Seguridad a Personas y Bienes, solicitando la apertura del casillero, donde consten claramente los datos de usuario, la ubicación, el número del casillero y el motivo de la solicitud. 
  • Entregar el oficio en la oficina de seguridad ubicada en el Bloque 28.
  • Una vez aprobada la solicitud, se programa una visita al espacio en presencia del usuario y un funcionario del Proceso de Seguridad a Personas y Bienes.
  • Luego de finalizar la apertura, se debe diligenciar el formato de evaluación del servicio y entregarlo al funcionario delegado por el proceso.
  • Este servicio sólo aplica en días y horarios hábiles (lunes a viernes). 
     

Apertura de espacios
 

Este servicio se solicita cuando los y las empleadas requieren la apertura de algún espacio de la Universidad (oficina, aula, laboratorio, puertas vidrieras). La solicitud puede estar motivada por el extravío o hurto de las llaves asignadas, por cierre involuntario del espacio o por el ingreso autorizado a espacios en horarios no hábiles de funcionamiento, entre otros. Solo pueden hacer uso de este servicio las y los empleados administrativos de la Universidad.

Procedimiento

  • Para las puertas vidrieras de los bloques debe llamar a la línea 2195221, oficina de Seguridad.
  • Para otros espacios, debe llamar a las líneas 2195959 y 2195324 del Proceso de Mantenimiento de Recursos Físicos ubicada en el Bloque 28.  Este servicio se presta en horario de 5:45 a.m. a 5:00 p.m.
     

Objetos extraviados
 

Incluye la recepción, clasificación, almacenamiento y entrega al propietario o disposición final de objetos encontrados. Aplica para elementos encontrados en Ciudad Universitaria por el personal de aseo, seguridad o usuarios de los servicios de la Universidad en general. Para sedes y dependencias por fuera de Ciudad Universitaria, este control está a cargo de la administración respectiva.

Los elementos por los cuales la comunidad universitaria puede consultar son: documentos de identificación personal (cédula de ciudadanía, licencia de conducción, carné de salud, contraseña, libreta militar, Tarjeta Integrada Personal –TIP– entre otros), libros, lentes, agendas, llaves, llaveros, prendas de vestir, bolsos, cascos de moto, celulares, memorias USB, entre otros.
 

Procedimiento para el manejo de objetos y documentos encontrados (P-2600-019):

Dirigirse a la oficina de seguridad en el Bloque 28 y consultar por el elemento extraviado y/o hurtado. También puede hacer la consulta telefónicamente al 2195221.
 

Sellamiento de espacios
 

Este servicio ofrece la posibilidad de sellar determinados espacios de la Universidad, con el fin de controlar el ingreso no autorizado. El sellamiento puede ser generado por la pérdida de una copia de las llaves de la chapa, por permanencia temporal de elementos de alto valor, por largos períodos de inutilización con equipos en su interior (semana santa y vacaciones colectivas) o por cualquier otra situación que, a criterio de la dependencia o del Proceso de Seguridad a Personas y Bienes, genere vulnerabilidad en el espacio.


Procedimiento:

Solicitar por correo electrónico o mediante comunicación escrita física el sellamiento del espacio. (Aplica para docentes y personal administrativo)
Al momento de la solicitud, debe quedar claramente especificado: fecha y hora del sellamiento, persona responsable que solicita el servicio, espacio(s) a sellar, motivo del sellamiento, fecha y hora de retiro del sello.

El proceso asigna un funcionario para que proceda al sellamiento en la fecha y hora indicada, para lo cual es necesario la presencia de una persona responsable de la dependencia solicitante, para que conjuntamente se verifiquen los elementos existentes. Este mismo procedimiento se ejecuta en la fecha y hora programada por la dependencia para el retiro del sello.

Durante el período en que el espacio permanece sellado, el personal de seguridad asignado a esa zona revisa en sus recorridos que los sellos instalados no tengan ningún tipo de adulteración o manipulación.

 

Análisis de vulnerabilidad
 

Este servicio se ofrece a las dependencias universitarias, enfocado a la identificación, análisis, monitoreo y tratamiento de las causas asociadas a los riesgos en seguridad propios de cada una de las dependencias y espacios que ocupan, como una práctica que contribuye a minimizarlos. Se elabora un análisis de vulnerabilidad cuando se trata de estudios muy específicos, particularmente cuando se presenta por:

  • Solicitud expresa de alguna dependencia de la Universidad.
  • Visita de personalidades a la Universidad.
  • Iniciativa por parte del Proceso de Seguridad a Personas y Bienes.


Procedimiento

El análisis de vulnerabilidad en sitios específicos puede ser solicitado por docentes y personal administrativo mediante un oficio dirigido al Proceso de Gestión de la Seguridad a Personas y Bienes. Posteriormente, se asigna un servidor para su elaboración y se presenta un informe a la dependencia con las recomendaciones del caso. De manera conjunta, el proceso y la dependencia, plantean las acciones necesarias para atender dichas recomendaciones.

 

Apoyo en sistemas de seguridad

Prestamos soporte a los sistemas electrónicos de seguridad instalados en las dependencias, con el fin de garantizar cobertura permanente y minimizar la vulnerabilidad y la materialización del riesgo de hurto.

Procedimiento:

Enviar un oficio o correo electrónico al Proceso de Seguridad a Personas y Bienes manifestando la necesidad.

El portafolio de servicios incluye asistencia y soporte en:

  • Monitoreo de alarmas.
  • Inducción y reinducción.
  • Cambio de claves.
  • Modificación y/o ampliación de sistemas actuales.
  • Mantenimiento preventivo y correctivo.
  • Cambio en protocolos.
  • Reporte de dificultades o deficiencias en el sistema instalado.


*Aplica para docentes y personal administrativo.
 

Recibe más información: 

Proceso de Seguridad a Personas y Bienes
División de Servicios Logísticos
Teléfono: 219 52 21
Bloque 28, Ciudad Universitaria.
 

 
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