Infraestructura y logística

Administración de espacios y recursos físicos

Este proceso de la División de Servicios Logísticos se encarga de la gestión y administración de los espacios universitarios en las sedes Robledo, Posgrados, Edificio Antioquia (Naviera), Antigua Escuela de Derecho, Edificio San Ignacio (Paraninfo) y espacios deportivos de Ciudad Universitaria. Además, se articula con las facultades, escuelas e institutos universitarios que tienen a cargo la gestión y administración de auditorios, aulas, laboratorios y otros espacios. Tenga en cuenta que hay diferentes procedimientos para requerimientos internos y externos, asi como para actividades culturales y académicas, de producción audiovisual y de promoción de productos y servicios.

1. Procedimiento para reserva de espacios para actividades académicas y culturales (Personal UdeA)
 

Para solicitar el servicio, usted debe enviar un correo a la dirección de correo electrónico espaciosyrecursos@udea.edu.co  con las siguientes indicaciones: En el asunto del correo debe escribir específicamente uno de los siguientes espacios (debe estar escrito tal cual):

1. Espacios recreativos y culturales
2. Ciudadela Robledo
3. Edificio San Ignacio - Paraninfo
4. Antigua Escuela de Derecho
5. Espacios deportivos y Coliseo universitario
6. Edificio Antioquia (Naviera)
7. Sede de Posgrados

En el texto del correo debe relacionar la siguiente información: 

• Espacio solicitado.
• Nombre completo de quien solicita. 
• Documento de identidad.
• Fecha (s).  
• Horario.
• Asistentes a la actividad y aforo esperado. 
• Facultad, dependencia o institución solicitante.
• Proyecto o curso para el cual se solicita. 
• Objetivo de la actividad.
• Teléfono.
• Requerimientos técnicos, ambientales y de seguridad. 
• Medios y equipos.
   

Posterior a su solicitud y en cuanto se verifique la disponibilidad del espacio, de acuerdo a la fecha y hora solicitada, se procederá de la siguiente manera:

• Si el espacio no está disponible acordaremos con usted nueva fecha u hora.
• Si el espacio está disponible, a través de Calendario de Google se asignarán y planificarán fecha(s) y tiempos requeridos. 
• Las solicitudes de espacios deportivos serán revisadas y avaladas en la reunión del Comité de Espacios.

2. Producción audiovisual y toma de fotografías en espacios de la Universidad de Antioquia

La Universidad reconoce que su imagen institucional es un reflejo fundamental de su identidad, valores y misión dentro de la sociedad. Esta imagen debe mantenerse coherente y auténtica, ya que impacta directamente en cómo somos percibidos, tanto dentro como fuera de nuestra comunidad. Por ello, cada elemento de comunicación audiovisual que se produzca debe alinearse con nuestros principios y objetivos institucionales, a fin de garantizar que sea una representación fiel de lo que somos y lo que ofrecemos como institución pública.

Con el fin de garantizar que cualquier proyecto audiovisual o toma de fotografías en los espacios de la Universidad de Antioquia se realice de manera alineada con nuestra imagen institucional, se ha establecido un proceso claro y organizado.

Es importante aclarar que este proceso es independiente del trámite de reserva de espacios dentro de la Universidad. Si requiere reservar un lugar, debe gestionar esa solicitud por separado, una vez cuente con la autorización para la producción audiovisual o fotográfica. Ambos trámites son necesarios para asegurar que el proyecto no solo cuente con el permiso institucional, sino también con el espacio físico correspondiente para su ejecución.

¿Qué es una producción audiovisual?

Una producción audiovisual es el proceso creativo, técnico y logístico que incluye la grabación de elementos visuales y sonoros con el fin de comunicar un mensaje o contar una historia (videos o programas de televisión).

Cortometraje o largometraje de cine: producción audiovisual narrativa, generalmente con actores, guión y equipo técnico especializado. Puede incluir escenas dramatizadas, múltiples locaciones y uso intensivo de equipos de filmación profesionales.

Podcast: producción sonora grabada en formato de audio, con contenido conversacional, informativo o narrativo. Puede requerir espacios silenciosos, micrófonos y permisos para registro de voz.

Publicidad o anuncio comercial: grabación destinada a promover productos, servicios o marcas. Implica montaje de equipos de iluminación, cámaras, escenografía o elementos de marca, y usualmente requiere tiempos específicos de intervención en los espacios.

Serie o programa de televisión: producción estructurada en episodios o segmentos, que combina entrevistas, escenas dramatizadas, presentadores o contenido informativo. Requiere planeación logística, locaciones controladas y varias jornadas de grabación.

Transmisión en vivo: realización audiovisual emitida en tiempo real. Necesita conexión estable, equipos de transmisión, posible montaje de cámaras y personal técnico operativo durante toda la emisión.

Video documental o informativo: producción que registra hechos reales, entrevistas, actividades o procesos institucionales. Requiere desplazamientos en espacios específicos, permisos de imagen y, en algunos casos, acompañamiento institucional.

Video musical: producción audiovisual centrada en la interpretación de una canción o pieza musical. Puede incluir coreografía, escenografía, iluminación especial y escenas dramatizadas.

Además, la toma de fotografías es un proceso creativo, técnico y logístico que busca capturar momentos, situaciones o imágenes que transmitan mensajes con un propósito claro, ya sea artístico, comercial, documental, institucional, entre otros.

¿Cómo solicito autorización para llevar a cabo una producción audiovisual en los espacios de la Universidad de Antioquia? 

Cuando una unidad académica, administrativa, entidad externa o persona natural desee evaluar la posibilidad de realizar un proyecto audiovisual o toma de fotografías en algunos de los espacios de la Universidad de Antioquia, debe seguir el siguiente proceso:

En caso de requerir una visita previa para reconocer el espacio y validar si es acorde con lo requerido:
 

1. Enviar un email a coordespacios.dil@udea.edu.co para programar una visita de reconocimiento al espacio, la cual será acordada con el administrador del espacio.

El mensaje debe como mínimo debe contener:

• El nombre del espacio donde se solicita la visita.
• Los datos de contacto del responsable de la solicitud (nombre completo, correo electrónico institucional, número celular).
• Tres (3) opciones tentativas de fecha y hora para la visita.

Si después de visitar el espacio se determina que cumple con lo requerido:

2. Diligenciar el formulario: Solicitud de permiso para producción de contenidos audiovisuales y fotográficos - en espacios de la Universidad de Antioquia (mínimo con 10 días hábiles de lunes a viernes) de anticipación a la fecha en la que se espera llevar a cabo el proyecto).

Solicitud producción de contenidos audiovisuales y fotográficos - en espacios de la UdeA

Este proceso tiene como objetivo conocer el contexto y los detalles de la propuesta, asegurando que dicha producción esté en total concordancia con nuestra visión y misión institucional.

¡Ten en cuenta!

1. Programa la visita con anticipación
2. Diligencia el formulario con mínimo 10 días (hábiles de lunes a jueves de 08:00 a. m. a 05:00 p.m. y viernes de 07:00 a.m. a 04:00 p. m.) de anticipación a la fecha en la que se espera llevar a cabo el proyecto.
3. La Universidad dará respuesta formal a través del correo coordespacios.dil@udea.edu.co.
4. En algunos casos las solicitudes pueden ser avaladas y en otros no, según las condiciones particulares y la planificación vigente.
5. En caso de que se autorice realizar el proyecto, esto no garantiza que el espacio esté reservado para ello debe seguir el procedimiento para reserva de espacio requerido. 
6. El uso de los espacios podrá generar costos derivados de aportes económicos para el mantenimiento y funcionamiento del espacio, los cuales serán informados y definidos previamente, según el tipo de solicitud, el espacio requerido y el tiempo de uso.

 
Más información:

Administración de Espacios y Recursos
Proceso de Bienes Instituciones 
División de Infraestructura y Logística
Ubicación: Bloque 29, Ciudad Universitaria (Calle 67 # 53-108)
Correo electrónico: logespacios.dil@udea.edu.co - espaciosyrecursos@udea.edu.co

TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL USO DE ESPACIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA CON FINES DE PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL O TOMA DE FOTOGRAFÍAS