Infraestructura y logística

El proceso de Gestión de Proveedores identifica, caracteriza, categoriza y evalúa a los proveedores potenciales que puedan cubrir las necesidades institucionales, para establecer prácticas colaborativas para optimizar recursos y fortalecer las relaciones. 

Además, proporciona respaldo y asesoría a las diversas dependencias de la Universidad para facilitar la gestión de estudios de mercado necesarios en los procesos contractuales. De esta manera, aseguramos que los proveedores y posibles proveedores cumplan con los requisitos y estándares establecidos por la Institución. 

Conoce el Manual de gestión de proveedores​​​​​

• Consulta de proveedores existentes: OnBase ofrece el módulo Consulta personalizada – Base de datos de proveedores- para usuarios UdeA. Ingresando con su usuario y contraseña del portal universitario podrá consultar los datos de los proveedores que se han registrado en el formulario en línea. 
  
  Desde esta funcionalidad, los usuarios UdeA podrán consultar si el proveedor ya se encuentra Registrado en SAP y si cumple con los documentos requeridos y el estado de estos (actualizados o desactualizados), podrá descargar los documentos y solicitar su registro en SAP, para iniciar con el proceso de contratación.

                                 Instructivo para consulta de proveedores en Onbase 

Accede al módulo de gestión de proveedores en Onbase   

¿Cómo activar el usuario en OnBase? 

Verifique que las mismas credenciales de su usuario OID:(Usuario del portal) le permitan ingresar. Si no tiene usuario activo debe escribir a Transitorios@udea.edu.co para solicitar la activación del usuario en portal con el permiso para acceder a OnBase.

Este nuevo formato digital reemplaza el anterior archivo en Excel y representa un paso adelante en la modernización de nuestros procesos. Entre los principales beneficios del formulario en línea destacamos:  

• Mayor agilidad y facilidad en el diligenciamiento.  
• Reducción de errores por digitación o envío de archivos incompletos.  
• Confirmación inmediata del registro.  
• Mejor trazabilidad y seguridad de la información.  
• Procesos más eficientes para la validación de datos y toma de decisiones

Formulario de inscripción/actualización de proveedores

• Inscripción de proveedores internacionales: Proceso en el cual se inscribe una persona natural o jurídica, extranjera, pública, privada o mixta, que cumpla con los requisitos mínimos de la ley y de la Universidad de Antioquia para inscribirse como proveedor. 
  
  Descargar el formato VA-GF-FO-005 y enviarlo diligenciado con los documentos adjuntos por medio de Soluciones UdeA, en la siguiente ruta: >Vicerrectoría Administrativa > División de Gestión Financiera > Creación de terceros en SAP. 
   
• Inscripción de deudores :Son aquellas personas naturales o jurídicas a las cuales la Universidad les prestó un servicio y se les debe generar una cuenta de cobro o factura. 

Descargar el formato  VA-GF-FO-005  y enviarlo diligenciado con los documentos adjuntos por medio de Soluciones UdeA, en la siguiente ruta: >Vicerrectoría Administrativa > División de Gestión Financiera > Creación de terceros en SAP. 

• Inscripción de acreedores: Los acreedores son aquellas personas naturales que prestan servicios personales que solo son de transferencia de conocimiento como: asesorías, consultorías, evaluadores, invitados, estudiantes, entre otros. 
  
  Descargar el formato VA-GF-FO-005  y enviarlo diligenciado con los documentos adjuntos por medio de Soluciones UdeA, en la siguiente ruta: >Vicerrectoría Administrativa > División de Gestión Financiera > Creación de terceros en SAP. 
  
   
• Elaboración de Estudio de mercados (Enlace a la guía - Personal UdeA): Asesoría para llevar a cabo el análisis del mercado, permitiendo comprender el entorno comercial y las características del mercado objetivo. Esto con el fin de proporcionar información estratégica que oriente la toma de decisiones en los procesos de contratación.   
  
  Si se requiere acompañamiento para la construcción de un estudio de mercado, por favor cree un ticket en Soluciones UdeA, con el requerimiento, el objeto del contrato y la información acerca de la temática solicitada para el proceso de contratación, tal como se menciona en el siguiente procedimiento; siguiendo la ruta: >Vicerrectoría Administrativa > Proceso de adquisición de bienes, obras y servicios > Gestión de Proveedores > Certificados empresariales. 
   
• Certificados empresariales : Se brinda la emisión de certificados que están en el Registro Único Empresarial (RUES), como Registro Mercantil, Registro Único de Proponentes, Certificado de Existencia y Representación legal; documentos que proporcionan detalles específicos sobre los proveedores, esenciales para la realización de estudios de mercado y la evaluación de características particulares. 
  
  Para solicitar los certificados debe crear un ticket en Soluciones UdeA, con el nombre del proveedor, el NIT y los nombres de los documentos requeridos; siguiendo la ruta: >Vicerrectoría Administrativa > Proceso de adquisición de bienes, obras y servicios > Gestión de Proveedores > Certificados empresariales. 
   
• Vinculación de terceros a responsables : Aplica para solicitudes de tiquetes y viáticos de personas que no tengan vínculo laboral con la Universidad. Requisito: Oficio firmado por el ordenador de gasto donde se especifique:  
   
• Objeto de entrega de dicho recurso 
• Datos del funcionario que se hace responsable (Nombres completos y número de documento de identidad) 
• Datos del beneficiario del recurso (Nombres completos y número de documento de identidad) 
   
•  Código de Conducta de la Universidad: Es una apuesta de la Universidad de Antioquia por generar compromisos de buenas prácticas por parte de sus proveedores y contratistas.   Tiene como objetivo complementar las disposiciones contractuales convenidas con nuestros proveedores o contratistas en el Acuerdo Superior 419 de 2014, reglamentado por la Resolución Rectoral 39475 de 2014, para actuar en el marco de la legalidad, el cumplimiento de los deberes y obligaciones que le corresponde a cada cual, sin el ánimo y predisposición de inferir daños, cuyas actuaciones deberán estar presididas por las reglas sobre administración de bienes públicos y por los mandatos y postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética, la Constitución Política y la ley. 
   
•  Preguntas frecuentes: Este documento reúne un conjunto de preguntas y respuestas frecuentes relacionadas con la gestión de proveedores en la Universidad de Antioquia. Su propósito es orientar a contratistas y potenciales proveedores sobre requisitos, procedimientos y condiciones para la inscripción, contratación y certificación, de acuerdo con la normatividad vigente y los lineamientos institucionales.
   
• Creación de centros de costos : Una vez creado el centro de costos por la División Financiera, el personal administrativo de las unidades académicas debe enviar la solicitud para la creación del centro de costos, con copia del documento firmado por el ordenador del gasto donde se solicitó la creación de dicho centro. 
  
  Debe realizarse por medio de un ticket en Soluciones UdeA, enviando el código, el nombre del centro de costos y la dependencia a la cual pertenece, por la siguiente ruta: >Vicerrectoría Administrativa > División de Gestión Financiera > Creación de terceros en SAP.  

Más información:

 
Libia Rosa Tobón Quiñones | Orientación y atención a usuarios, inscripción y actualización de proveedores, constancias, consulta de proveedores existentes, entre otros. 
gestion.proveedores@udea.edu.co  
(604) 219 52 43 

Adriana Sosa Valencia | Orientación y atención a usuarios institucionales sobre la inscripción y actualización de proveedores internacionales, deudores, acreedores y centros de costos. Así como, la vinculación de responsables para viáticos y compra de tiquetes, y de pagadores alternativos. 
registroterceros@udea.edu.co  
(604) 219 50 97 

Sebastián Pérez Montoya | Desarrollo y asesoría en estudios de mercado, certificación de proveedores (RUES), análisis de proveedores y estrategias de negociación.  
atencion.proveedores@udea.edu.co  
(604) 219 82 49 
  
Laura Moreno Pérez 
Líder del Proceso 
laura.morenop@udea.edu.co 
(604) 219 52 34