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Trámites académicos y administrativos

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Facultad de Ciencias Sociales y Humanas

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Trámites académicos y administrativos

Publicado 11 jul. 2019

Esta División tiene la tarea de garantizar el desarrollo eficiente y articulado del conjunto de actividades a la gestión administrativa y financiera de la Facultad de Ciencias Sociales y Humanas, a través de la formulación de estrategias, el seguimiento, acompañamiento y verificación permanente del cumplimiento de directrices, procesos y procedimientos para una adecuada prestación del servicio, en función de la docencia, investigación y extensión.

Ley de Garantías 2025-2026: orientaciones para la publicación de invitaciones a cotizar y contratos de prestación de servicios en el Portal Universitario

Como es de conocimiento público, la Dirección Jurídica de la Universidad de Antioquia, mediante Circular N°01 del 28 de julio de 2025, informó el procedimiento a seguir para los procesos de contratación durante el periodo de Ley de Garantías. En el mismo sentido, la Circular 009 del 8 de septiembre de 2025, emitida por el Comité de Transitorios para la vinculación de personal temporal, informó la obligación de publicar en el Portal Universitario los procesos contractuales para la prestación de servicios de ejecución personal.

Lo anterior implica la consideración de dos momentos:

Momento 1: Desde el 8 de noviembre de 2025 hasta el 31 de mayo de 2026. En el caso de segunda vuelta, se extiende hasta 21 de junio de 2026. Durante esta etapa se restringe la celebración de contratos o convenios interadministrativos con entidades del orden territorial.

Momento 2: Desde el 28 de enero de 2026 hasta el 31 de mayo de 2026. En el caso de segunda vuelta, se extiende hasta 21 de junio de 2026. Durante esta etapa se restringe la celebración de contratos o convenios interadministrativos con entidades del orden territorial, contratos en la modalidad de negociación directa (artículo 17 del Acuerdo Superior 419 de 2014), como contratos con la Corporación Interuniversitaria de Servicios —CIS—, Fundación Universidad de Antioquia —FUA—, contratos de prestación de servicios de ejecución personal, entre otros.

De acuerdo con lo anterior, la Dirección de Comunicaciones se permite informar el procedimiento a seguir para unidades académicas y administrativas para 1) la publicación de invitaciones a cotizar y 2) convocatoria para contratos de prestación de servicios de ejecución personal. Tenga en cuenta las siguientes orientaciones:

1. Invitaciones a cotizar

1.1 Unidades académicas

Las invitaciones a cotizar serán publicadas directamente por el comunicador de la facultad, escuela, instituto o corporación. La ubicación del contenido deberá hacerse en este espacio: www.udea.edu.co > Inicio > Contratación y convocatorias > Invitaciones a cotizar

1.1.1 Los procesos de contratación de mínima y menor cuantía a partir del 28 enero de 2026, se deberán publicar en el Portal Universitario como mínimo dos (2) días hábiles; los de mediana cuantía como mínimo cinco (5) días y los de mayor cuantía, como mínimo diez (10) días hábiles.

1.2 Unidades administrativas

Las invitaciones a cotizar serán publicadas directamente por la Dirección de Comunicaciones. Para hacer efectiva la publicación se deberá tramitar la solicitud en este formulario en línea, con 24 horas de antelación a la fecha que se establece como inicio del proceso, de lo contrario es posible que se alteren los cronogramas del proceso contractual, lo que puede implicar la inclusión de adendas o textos aclaratorios.

1.2.1 Las solicitudes, información y anexos se revisarán de lunes a viernes en el horario de 7:00 a. m. a 4:00 p. m.; las que se radiquen luego de las 4:00 p. m. se revisarán y publicarán al día siguiente. En el caso de solicitudes que lleguen el viernes después de las 4:00 p. m., se publicarán al lunes siguiente excepto si es festivo, en cuyo caso se publicará el día martes.

1.2.2 Los procesos de contratación de mínima y menor cuantía a partir del 28 enero de 2026, se deberán publicar en el Portal Universitario como mínimo dos (2) días hábiles; los de mediana cuantía como mínimo cinco (5) días y los de mayor cuantía, como mínimo diez (10) días hábiles.

1.3 Espacio habilitado en el Portal Universitario

Para la publicación de invitaciones a cotizar está habilitado el siguiente espacio del Portal Universitario, el cual debe usarse de acuerdo con el objeto del proceso a publicar: www.udea.edu.co > Inicio > Contratación y convocatorias > Invitaciones a cotizar

El Proceso de Gestión de Contenidos expedirá la respectiva certificación de publicación en el Portal Universitario cuando el proceso se haya realizado con oportunidad y cumplimiento de lo señalado. La certificación se puede solicitar en el correo electrónico gestion.web@udea.edu.co.

2. Convocatorias para contratos de prestación de servicios de ejecución de personal

2.1 Unidades administrativas

Las convocatorias para la contratación de prestación de servicios de ejecución de personal, provenientes de las unidades administrativas del nivel central serán publicadas directamente por la Dirección de Comunicaciones. Para hacer efectiva la publicación se deberá tramitar la solicitud en este formulario en línea, con 24 horas de antelación a la fecha que se establece como inicio del proceso, de lo contrario se pueden alterar los cronogramas lo que puede implicar la inclusión de adendas o textos aclaratorios.

2.1.1 Las solicitudes, información y anexos se revisarán de lunes a viernes en el horario de 7:00 a. m. a 4:00 p. m.; las que se radiquen luego de las 4:00 p. m. se revisarán y publicarán al día siguiente. En el caso de solicitudes que lleguen el viernes después de las 4:00 p. m., se publicarán al lunes siguiente excepto si es festivo, en cuyo caso se publicará el día martes.

2.1.2 La estructuración y organización del contenido de los procesos de contratación de prestación de servicios de ejecución personal debe tener en cuenta lo indicado en el numeral 5 de la Circular 009 del 8 de septiembre de 2025 . Además, para publicar el proceso será necesario contar con la siguiente información:

Título del cargo.
Nombre y código de la dependencia.
Objeto de la convocatoria.
Experiencia relacionada.
Fechas de apertura y cierre.

2.1.3 Espacio habilitado en el Portal Universitario

Para la publicación de convocatorias de contratación de prestación de servicios de ejecución de personal, está habilitado el siguiente espacio del Portal Universitario, el cual debe usarse de acuerdo con el objeto del proceso a publicar: Inicio > Contratación y convocatorias > Oportunidades de empleo > Prestación de servicios personales.

2.2 Unidades académicas

Las convocatorias para la contratación de prestación de servicios de ejecución de personal serán publicadas directamente por el comunicador de la facultad, escuela, instituto o corporación. La ubicación del contenido deberá hacerse en este espacio: Inicio > Contratación y convocatorias > Oportunidades de empleo > Prestación de servicios personales.

Será necesario contar con la siguiente información para publicar:

Título del cargo.
Nombre y código de la dependencia.
Objeto de la convocatoria.
Experiencia relacionada.
Fechas de apertura y cierre.

3. Funciones del servidor responsable del proceso contractual

El servidor competente y responsable del proceso deberá verificar que las fechas publicadas en los documentos sean las correctas, que los documentos cuenten con las firmas requeridas y que estén incluidos anexos y demás archivos relacionados con el proceso contractual. Una vez publicada la información solo se podrá modificar mediante adendas, que se deben incluir en la documentación de la respectiva invitación o convocatoria.

4. Asesoría jurídica en el proceso contractual

Tenga presente que, si requiere asesoría jurídica para el proceso de contratación, la Dirección Jurídica cuenta con este formulario para el registro de solicitudes de apoyo.

5. Preguntas frecuentes del proceso contractual durante la Ley de Garantías.

Oriéntate y planea los procesos de contratación de tu dependencia de acuerdo con las directrices de la Circular Nº 001 de 2025 de la Dirección Jurídica. Para ello puedes consultar las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre este tema, en función de la aplicación de la Ley 996 del 2005 en las elecciones para el congreso y las presidenciales del año 2026. Conoce las respuestas a las Preguntas frecuentes - Ley de garantías electorales en el sitio de Contratos y Convenios.

Guía para la Solicitud y Legalización de Viáticos y Avances para otros Gastos

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Excepciones de posgrados e incrementos de valor de la hora de cátedra

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Formato Único para la Presentación de Informes de Contratos de Prestación de Servicios Personales

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1. Certificados de experiencia por contrato de prestación de servicios personales

Para solicitar un certificado de experiencia por contrato de prestación de servicios personales de ejecución personal, debe escribir un correo a informacionlaboral@udea.edu.co; indicando de manera clara sus datos personales (nombre completo y número de identificación).

Si requiere que en el certificado se describan las responsabilidades o actividades de los contratos deberá indicarlo en su solicitud y adjuntar copia de los mismos para que desde Talento Humano le detallen esta información en el documento.

Tiempo de respuesta: Los tiempos que para ello establezca Talento Humano de la UdeA

Si no tiene copia de sus contratos de prestación de servicios o tiene dudas sobre este trámite, puede escribir al correo: coordinacionadm.fcsh@udea.edu.co

2. Constancia de experiencia contractual de proveedores (personas naturales o jurídicas)

Para solicitar su constancia de experiencia contractual como proveedor de la Facultad de Ciencias Sociales y Humanas, deberá diligencia el siguiente formulario:

Para ingresar directamente desde el ordenador: Clic aquí

Por medio de esta solicitud solo se pueden entregar constancia de contratos suscritos con la Facultad de Ciencias Sociales y Humanas; si requiere de otra dependencia deberá comunicarse con ellos.