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Facultad de Ciencias Exactas y Naturales

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Facultad de Ciencias Exactas y Naturales

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Documentos del Sistema de gestión por procesos

Última actualización 25 oct. 2023

¿Qué es el sistema de gestión por procesos?

Es un enfoque disciplinario para identificar, diseñar, ejecutar, documentar, medir, monitorear, controlar y mejorar los procesos de la Facultad, para lograr resultados consistentes y alineados con los objetivos y los referentes Institucionales.

Este proyecto se encuentra articulado con el tema estratégico 4 del PDI 2018 – 2021 y la línea de acción 6, Gestión académico-administrativa efectiva del PAI 2018 – 2021.

En concordancia con lo definido a nivel Institucional en el Acuerdo Superior 430 del 26 de agosto del 2014, la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales contribuye al desarrollo de la política de calidad Institucional, para ello, adopta la Gestión por procesos e implementa su Sistema de Gestión, articulado con el Sistema de Gestión Institucional descrito en el Manual del Sistema de Gestión Institucional DI-AP-MA-01 que define a nivel institucional los macroprocesos: Misionales y Habilitadores que a su vez derivan en procesos ejecutables o procedimientos y prácticas de trabajo.

Para conocer los detalles de cómo se desarrolló este proceso y sus etapas consultar la pestaña "Más información"

Mapa de procesos FCEN

>>> Documentos del Sistema de Gestión

Para consultar los documentos, dar clic sobre el proceso correspondiente:

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Planeación y desarrollo institucional en la FCEN

1- Manual del sistema de gestión por procesos de la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales-EN-MA-01

2- Formato para Elección de representantes a consejos y comités EN-FO-052

3- Formato para Insumos para la elaboración de informes de gestión EN-FO-051

4- Procedimiento para las auditorías internas –FCEN- EN-PR-04

5- Formato para la lista de verificación EN-FO-029

6- Control y tratamiento de no conformidades y/o salidas no conformes EN-FO-030
Docencia

Gestión Curricular:

1 - Seguimiento Curricular y evaluación de cursos EN-GU-16

2 - Guía para programación Académica EN-GU-17

3 - Instructivo para la asignación de docentes en el aplicativo Progresión EN-IN-06

4 - Procedimiento para el Reconocimiento y Homologación de Contenidos Académicos EN-PR-08

5 - Asignación de cursos por área académica EN-FO-055

6 - Seguimiento Curricular EN-FO-054

Asuntos docentes:

1 -Trámite para solicitar año sabático -EN-TR-01

2 -Trámite para solicitar Comisión de estudios posdoctoral EN-TR-02

3 -Trámite para solicitar Comisión de servicios-EN-TR-03

4 -Trámite para solicitar Dedicación exclusiva EN-TR-04

5 -Trámite para solicitar licencia de maternidad EN-TR-07

6 -Trámite para solicitar permisos EN-TR-06

7 -Trámite para solicitudes a Fondos EN-TR-05

8 -Guía Evaluación Docente-EN-GU-07

9 -Guía Para Seleccionar Evaluadores EN-GU-08

10 -Guía Para Distinciones académicas Docentes EN-GU-09

11 -Procedimiento para ingreso y o ascenso en el esclafan-EN-PR-03

12 -Formato para Evaluación Docente en periodo de prueba-EN-FO-011

13 -Formato para Evaluación Docente de planta-EN-FO-014

14 -Formato para la solicitud de Tramites Docente -EN-FO-015

15 -Formato para Informe de dedicación exclusiva -EN-FO-016

Educación virtual:

1 -Manual para la gestión de la educación virtual EN-MA-04

2 -Instructivo para la realización de vídeo clases en modalidad virtual-EN-IN-01

3 -Instructivo para la producción de contenido de cursos virtuales-EN-IN-02

4 -Formato para Autoevaluación estudiante virtual-EN-FO-002

5 -Formato para Cuestionario curso virtual-EN-FO-009

6 -Formato Diseño de cursos virtuales-EN-FO-001

7 -Formato Escaleta de video introductorio -EN-FO-007

8 -Formato para Evaluación de calidad de cursos virtuales-EN-FO-008

9 -Formato para Evaluación y autoevaluación docente virtual-EN-FO-006

10 -Formato para Seguimiento al estudiante virtual-EN-FO-004

11 -Guía de estrategias didácticas y pedagógicas actividad integradora colaborativa – AIC- EN-GU-06

12 -Guía para el desarrollo de actividades docentes en aulas virtuales-EN-GU-05

13 -Protocolo para el desempeño y participación de estudiantes en cursos virtual-EN-PT-01

14 -Plantilla para presentación cursos – FCEN EN-PL-01

15 -Plantilla para Contrato para prestación de servicios y cesión de derechos-EN-PL-02

BPL - Buenas Prácticas de Laboratorio:

1 -Manual para las buenas prácticas de laboratorio (BPL)-EN-MA-02

2 -Guía para la identificación y el almacenamiento de sustancias químicas y soluciones-EN-GU-01

3 -Guía específica para la prestación del servicio de docencia en los laboratorios en el Instituto de química-EN-GU-02

4 -Guía para la prestación de servicios de docencia en los laboratorios -Física en el Instituto de Física-EN-GU-03

5 -Guía para el desarrollo de prácticas de laboratorio en el Instituto de Biología EN-GU-04

6 -Procedimiento para la prestación de servicio en los laboratorios de Docencia- EN-PR-05 con los formatos para control de actividades en los laboratorios (Aprox 18)
Investigación

Cancellations up to 2 weeks before the conference will be refunded minus a $30 administration charge. Unfortunately there are no cancellations after that date.
Extensión

1- Guía para la apertura, actualización y cierre de servicios de extensión-EN-GU-10

2- Formato para solicitud de servicios de extensión EN-FO-022
Gestión administrativa

A- GESTION FINANCIERA

1 -Procedimiento para la gestión administrativa de estímulos académicos de pregrado EN-PR-02

2 -Procedimiento para la contratación de docente ocasional EN-PR-01

3 -Procedimiento para la gestión de convenios de pasantías EN-PR-06

4 -Instructivo para la gestión de apoyos económicos para estudiantes de pregrado, estudiantes de posgrados y contratistas-EN-IN-03

5 -Instructivo para la gestión de facturas y seguimiento a la cartera -EN-IN-04

6 -Instructivo para la gestión de contratos de prestación de servicios personales FCEN EN-IN-05

7 -Procedimiento para la compra o contratación de bienes y servicios EN-PR-07

8 -Formato para Solicitud de elaboración de contrato y/o convenio EN-FO-018

9 -Formato para Directorio de becarios, monitores y auxiliares administrativos EN-FO-049

10 -Formato para Solicitudes de avances, viáticos, pasajes y apoyos económicos EN-FO-050

11 -Formato para la Solicitud de tramites de bienes y servicios EN-FO-053

B- GESTION HUMANA

1 -Guia para inducción, capacitación, formación, gestión de Conocimiento y evaluación de desempeño EN-GU-014

2 -Formato para Control de capacitaciones EN-FO-043

C- GESTION DE ESPACIOS FISICOS

1 -Guia utilización y reserva espacios y recursos-EN-GU-12

2 -Formato para solicitud de préstamo de equipos EN-FO-028

3 -Guia para la administración de elementos e insumos del almacén de física EN-GU-13

4 -Formato para Control de préstamo de equipos para practicas –física EN-FO-027

5 -Formato para Solicitud para préstamo de equipo EN-FO-028
Movilidad

1-Guía para movilidad de estudiantes y profesores EN-GU-11

2-Formato para el Control de la movilidad-EN-FO-023

3-Formato para solicitud de aval para la movilidad-EN-FO-025
Bienestar

1- Guía para la gestión de servicios de Bienestar en la facultad EN-GU-15

2- Formato para el Control de servicios prestados por semestre -EN-FO-032

3-Formato para Control de préstamo de insumos de bienestar -EN-FO-033

4- Control de gastos de bienestar -EN-FO-034
Comunicaciones

1-Manual para la gestión de las comunicaciones-EN-MA-05

2-Solictud de comunicaciones y eventos-EN-FO-019 (formulario en Google docs)

3-Informe Trimestral de indicadores de redes sociales-EN-FO-020

4-Control de comunicaciones-EN-FO-021
Gestión Documental

Manual para la gestión Documental -EN-MA-03
Más información
¿Cómo se construyen los Documentos del Sistema de gestión por procesos de la Facultad?

La Facultad de Ciencias Exactas y Naturales adopta el modelo de gestión por procesos y acoge los 9 proceso definidos por el Desarrollo Institucional para las unidades académicas, como marco de operación y desarrollo de sus actividades misionales y de apoyo, ellos son :
- 3 procesos misionales: docencia, investigación y extensión
- 6 seis procesos habilitadores: planeación estratégica, gestión administrativa, gestión de comunicaciones, gestión de relaciones internacionales, gestión documental y gestión bienestar.
Etapas del proyecto: Se gestó en el año 2019

Se Desarrollo en 3 etapas:

Etapa 1: Años 2020-2021

Capacitación sobre el Sistema de gestión-FCEN (Certificados:65)

1-Conformación de los 9 grupos primarios con su líder

2 -Diagnostico a los procesos para detectar necesidades

3-Elaboracion de la Documentación que se consideró necesaria para optimizar o particularizar los asuntos de trabajo.

4-Aprobacion de los Documentos por parte del Consejo de Facultad, previamente a la solicitud de su publicación en el Sistema de gestión Institucional.

Etapa 2: Año 2022

Formación del equipo auditor (Certificados:20)

1-Selección del equipo

2-Capacitación sobre auditoria de los 9 proceso

3-Realizacion de la Practica académica sobre auditoría de los 9 procesos

4-Certificación a 20 auditores (grupo auditor FCEN)

5-Publicación de Documentos en el Sistema de Gestión Institucional

Etapa 3: Año 2023

Implementación

1-Enlazar los Documentos desde el Sistema de Gestión Institucional al micrositio FCEN

2-Gestionar aplicativos para los formatos de solicitudes

3- Socializar el sistema a la comunidad académica

4-Implementar

5-Verificar implementación, Mediante auditorías internas

En el Manual del Sistema de Gestión por Proceso de la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales GP-FCEN EN-MA-01, se explica claramente, como la facultad da cumplimiento a los referentes dados para cada uno de los 9 procesos por la Institución, las etapas abordadas y las diferentes prácticas de trabajo que se desarrollan en la Facultad para dar cumplimiento a ellos, es así como hasta el momento la Facultad ha elaborado y publicado 191 documentos en el Sistema de gestión Institucional ADOCS de diferentes tipos (Manuales, Procedimientos, Guías, Instructivos, Fichas para tramites, plantillas, protocolos, Metodologías y formatos).

En El Mapa de Procesos de la Facultad se ilustra gráficamente la forma como se interrelacionan los 3 proceso Misionales con los 6 procesos habilitadores y su correspondifgente control a través del comité de riesgos FCEN, quien articula con la gestión de riesgos Institucional mediante el aplicativo SIGIP y el Procedimiento para realizar las auditorías internas de FCEN EN-PR-04 para identificar hallazgos y generar su correspondiente tratamiento, cierre e implementación de las Acciones de mejora pertinentes para lograr la satisfacción de las necesidades de la sociedad inherentes a nuestro Misional.

¿Para qué le sirve el Sistema de Gestión a la Facultad?
1. Para Identificar los procesos Académicos y sus referentes Institucionales
2. Para Unificar los asuntos de trabajo en la FCEN y lograr que el mismo asunto se realice de igual forma en todas las dependencias de la Facultad.
3. Para Identificar los riesgos en los procesos y gestionarlos de manera oportuna
4. Para Monitorear los procesos con el fin de identificar puntos débiles y gestionarlos.
5. Para Generar las acciones de mejora necesarias con el fin de alcanzar los objetivos Institucionales.

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¿Qué es el sistema de gestión por procesos?

Para conocer los detalles de cómo se desarrolló este proceso y sus etapas consultar la pestaña "Más información"

Para consultar los documentos, dar clic sobre el proceso correspondiente:

Gestión Curricular:

Asuntos docentes:

Educación virtual:

BPL - Buenas Prácticas de Laboratorio:

A- GESTION FINANCIERA

B- GESTION HUMANA

C- GESTION DE ESPACIOS FISICOS

¿Cómo se construyen los Documentos del Sistema de gestión por procesos de la Facultad?

Etapas del proyecto: Se gestó en el año 2019

Etapa 1: Años 2020-2021

Etapa 2: Año 2022

Etapa 3: Año 2023

¿Para qué le sirve el Sistema de Gestión a la Facultad?