Gestión y organización

Por medio de la Resolución Rectoral 299 de 18 de abril se crea la sección de Administración de Documentos, adscrita al Departamento de Organización y Sistemas de la Oficina de Planeación. Su tarea básica fue la organización de documentos. Ese mismo año es nombrado jefe de la sección el señor Robertulio Rojas Panesso, quien siendo una figura clave en la consolidación de la Gestión Documental, fungió como jefe de esta sección entre 1974 y 1990.

En 1974, una de las funciones de la sección de Administración de Documentos era la organización del servicio de correos de nuestra Institución. Y fue así como, a la par que se organizaban los procesos de administración documental, se desarrollaron todos los procesos de mensajería y correos. Fue clave el trabajo de las personas que pasaron por la sección de Mensajería y Correos, porque fueron un apoyo fundamental para darle vida a las funciones archivísticas que se realizaron dentro del ciclo vital de los documentos. Hoy, el proceso de gestión de correspondencia y mensajería pertenece a la División de Servicios Logísticos y continúa compartiendo la ventanilla virtual dentro de nuestra misionalidad como División de Gestión Documental.

Mediante el Acuerdo Superior del 8 de marzo se reestructura el Departamento de Administración Documental y Micrografía, y se adscribe a la Secretaría General. Así, el Departamento entra a formar parte de las funciones de la Secretaría General: “conservar y custodiar, en condiciones adecuadas, los archivos correspondientes al Consejos superior y demás órganos”, además de tener el doble carácter administrativo, carácter básico y fundamental mediante el cual este debe administrar, custodiar y conservar todo el patrimonio documental de la Universidad y el carácter de prestar servicio a la comunidad.

Mediante la Resolución Rectoral 5375 de 9 de diciembre se crea el sistema de archivos universitarios y, a su vez, se le da vida al archivo histórico bajo la coordinación y dirección del Departamento de Administración Documental. En este sistema se tienen en cuenta las etapas básicas en el ciclo vital de los documentos: creación, gestión y conservación parcial o total, su objetivo era normalizar los procesos técnicos de producción, gestión, organización, transferencia, almacenamiento, selección, descripción, conservación y servicio de los documentos producidos por la Institución, cualquiera que fuese su soporte o fecha; así mismo, se estableció la estructura de los archivos, en ese entonces llamados archivos de oficinas, archivo general y archivo histórico, por ende, mediante esta resolución se da la creación del Archivo Histórico.

Inicia el estudio para la creación de las tablas de retención documental. Un grupo de empleados de la Universidad comienza a trabajar con este instrumento archivístico; de esta manera, la Universidad estaría a la par de las instituciones públicas y privadas que le darían una nueva visión al manejo de los documentos basados en las normas del Archivo General de la Nación.

Son aprobadas las tablas de retención documental mediante el Acuerdo 004 del 10 de diciembre de 2009 por el Consejo Departamental de Archivos. Así, la Universidad cumpliría con el mandato del Archivo General de la Nación y comenzaría a darle una nueva organización a los archivos de gestión, central e histórico con la aplicación de los instrumentos archivísticos en la Universidad.

Con el Acuerdo Superior 445 del 25 de julio se establecen las directrices para la estructura organizacional administrativa central de la Universidad. Ese mismo año, el Departamento de Administración Documental pasa a llamarse División de Gestión Documental.

Acorde con las directrices nacionales que definían el modelo de procesos y para la gestión en los archivos, la Universidad se enruta en la misma línea y da inicio a las adecuaciones de la estructura organizacional administrativa central, donde se define la estructura organizacional de la Secretaría General de la Universidad de Antioquia. La División de Gestión Documental es una dependencia adscrita a la Secretaría General, así que comienza a darle mayor protagonismo e impulso a la gestión de archivos institucionales y se fortalecen los trabajos que realiza, cuyo objeto fundamental es la administración, custodia y conservación del patrimonio documental de la Institución, físico o electrónico, poniéndolo al servicio como apoyo académico, administrativo e investigativo, de acuerdo con la normativa vigente y las exigencias de las nuevas tecnologías de información y comunicación.

Con la Resolución Rectoral 43492 del 20 de octubre se adoptan las políticas de Gestión Documental para la Universidad. Esta resolución motiva la incorporación y aplicación de las mejores prácticas en la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente del soporte y medio de creación, garantizando la aplicación y actualización de los lineamientos, los procesos e instrumentos archivísticos, acorde con la normativa definida por el Archivo General de la Nación.

Inicia el estudio del proyecto de transformación tecnológica de la gestión documental, denominado Cero Papel. Además, se matricula el proyecto en el Banco Universitario de Programas y Proyectos (BUPPE).

La División de Gestión Documental, apoyada por la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional, presenta la necesidad de iniciar el Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo (SGDEA), que permite la autogestión de su información, la optimización de recursos operacionales y la normalización de funciones relacionadas con la gestión documental institucional.

El SGDEA se orienta al cumplimiento del ciclo vital de los documentos, manteniendo atributos como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad durante las diferentes fases de su ciclo vital, desde su generación y producción durante su periodo de vigencia hasta su disposición final, según la valoración documental y de acuerdo con las tablas de retención documental. Además, constituyendo el patrimonio documental físico y electrónico que garantice la seguridad, la transparencia, el almacenamiento, la preservación a largo plazo y la disponibilidad para consulta. Proyecto incluido en el BUPPE para la vigencia del Plan de Acción Institucional 2018-2021.

Se actualiza el PGD (Programa de Gestión Documental) mediante la sesión 219 del Comité Interno de Archivo de la Universidad con los 8 procedimientos técnicos archivísticos, programas de conservación y los programas específicos. Esta actualización permitió realizar un diagnóstico integral de archivo con la participación del 100 % de las unidades académicas y administrativas para conocer el estado real de la Gestión Documental en la Universidad, así como la elaboración de la documentación de cada uno de los ocho procedimientos técnicos de la gestión documental, los siete programas específicos y un plan de capacitación, además de la actualización del normograma. Todos estos estaban articulados al Sistema de Gestión de la Universidad como fuente para implementar el Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo (SGDEA).

Con la Resolución Rectoral 48729 del 1 de marzo se aprueba el SIC (Sistema Integrado de Conservación) para garantizar que en la Universidad de Antioquia se lleven a cabo las acciones, los procesos y los procedimientos adecuados para conservar y preservar el patrimonio documental institucional, teniendo en cuenta las políticas y recomendaciones establecidas en la normatividad colombiana vigente y los lineamientos definidos por la División de Gestión Documental como dependencia encargada de determinar las directrices en términos de gestión documental. El SIC abarca dos componentes: la conservación documental y la preservación digital a largo plazo, que establece las estrategias, proyectos, actividades, procesos y procedimientos que se deben implementar en la Universidad de Antioquia para la conservación y preservación de los documentos análogos y digitales mediante la ejecución de los Planes de Conservación Documental y Preservación Digital, así como los Programas de Conservación Preventiva.